石油企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策探討

李蓉

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)水平在不斷的提高，人們的生活質(zhì)量逐漸提高，對(duì)石油的需求量在逐漸的提高，為石油企業(yè)的發(fā)展帶來了很大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，企業(yè)在發(fā)展的過程中需要不斷提高其發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益，提高對(duì)檔案管理的重視度，保障企業(yè)更好的運(yùn)轉(zhuǎn)下去，好的檔案管理，可以提高企業(yè)管理效益，保障企業(yè)更加安全、穩(wěn)定的發(fā)展，并為企業(yè)的運(yùn)營提供良好的管理氛圍。本文對(duì)石油企業(yè)檔案管理存在的問題進(jìn)行了深入的探討，對(duì)其存在的問題進(jìn)行深入的研究，并提出有效的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);檔案管理;問題和對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.049

企業(yè)在發(fā)展中需要提高對(duì)檔案管理的重視度，完善檔案管理工作，將其作用有效的發(fā)揮出來，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有很大的作用。檔案管理工作的內(nèi)容主要包括收集信息、整理信息、立卷歸檔等，做好企業(yè)檔案管理工作可以促進(jìn)石油企業(yè)的順利運(yùn)行。同時(shí)需要企業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的改進(jìn)和完善，深入探究其存在的問題，制定有效的解決措施和方案進(jìn)行解決，保障檔案管理工作的規(guī)范性。有效的信息技術(shù)可以提高檔案管理工作的效率，改善以往的管理方式，對(duì)信息技術(shù)、管理人才、管理制度進(jìn)行全面的創(chuàng)新，可以提高石油企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)石油企業(yè)可以長期、穩(wěn)步的發(fā)展。但是目前石油企業(yè)的檔案管理工作，存在著一些問題，在石油企業(yè)的發(fā)展中，發(fā)揮不了檔案的作用。

1 石油企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1）重視度不高。企業(yè)在發(fā)展中沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作只是企業(yè)發(fā)展中一項(xiàng)基本的資料收集的工作，檔案館只是一個(gè)存放資料的場(chǎng)所，無法對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助，導(dǎo)致檔案管理工作的作用無法有效的發(fā)揮出來。部分管理人員錯(cuò)誤的認(rèn)為，檔案管理工作無法對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作的運(yùn)行需要投入大量的人力、物力、資源等，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來很大的影響，而將資源投入到其發(fā)展中是一種浪費(fèi)，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展的速度逐漸降低。還存在很多管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不夠全面，沒有將檔案管理和企業(yè)的運(yùn)行有效的結(jié)合在一起，企業(yè)檔案的作用得不到有效的發(fā)揮，無法推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。相關(guān)的工作人員在實(shí)際的工作中缺乏足夠的安全保密意識(shí)，沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)行的重要性，出現(xiàn)信息泄露的情況，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來很大的安全隱患。檔案管理工作的開展一直處于被動(dòng)的狀態(tài)，工作人員在工作中缺乏積極性和主動(dòng)性，檔案管理工作無法得到全面的開展，很多時(shí)候檔案管理工作只是為了應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，從而導(dǎo)致檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2）人員素質(zhì)不高。我國石油企業(yè)的發(fā)展在不斷的跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)上的變化情況，建設(shè)人才隊(duì)伍，不斷提高石油企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益。但是由于石油企業(yè)的特殊性，特別是石油勘探企業(yè)，存在工作場(chǎng)所變動(dòng)頻繁，員工工作環(huán)境變動(dòng)大的情況。因此，給檔案管理工作造成更大的困難，而企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展中，沒有提高對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的重視度，很多檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)能力低下，檔案管理工作的質(zhì)量得不到有效的保障，對(duì)檔案管理相關(guān)的知識(shí)理解不夠透徹，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的理解不夠深入，無法將新的信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中，沒有掌握新的管理方法和技術(shù)，相關(guān)的管理方式依舊是使用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行，檔案管理工作得不到有效的改進(jìn)和完善，無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，檔案管理工作不能全面的融合到企業(yè)發(fā)展中，對(duì)企業(yè)的運(yùn)行帶來很大的影響。

3）管理制度不規(guī)范。管理制度的使用，可以保障檔案管理工作的順利開展，規(guī)范檔案管理工作開展的流程，建立有效的檔案管理制度，對(duì)檔案管理工作的開展具有很大的作用，可以決定其開展的好壞，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸的提高，所以，缺乏有效的檔案管理制度，不利于檔案管理工作的全面進(jìn)行，檔案管理工作無法順利的開展下去。目前很多石油企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，沒有對(duì)檔案管理制定有效的管理制度，檔案管理工作的開展得不到有效的保障，檔案管理的水平較低，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來很大的影響。

2 石油企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)措施

1）提高對(duì)檔案管理的重視度。石油企業(yè)的工作人員需要在工作中提高對(duì)檔案管理工作的重視度，建立有效的管理制度，深入研究檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)的地位，將其作用有效的發(fā)揮出來，有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作在開展的過程中要明確工作人員的工作職責(zé)，建立有效的管理制度，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有效的約束和管理，對(duì)工作人員的工作績效和態(tài)度進(jìn)行全面的檢查，通過獎(jiǎng)罰制度來激勵(lì)工作人員工作的積極性，做好自身的本職工作。對(duì)于工作中積極性差，在工作中經(jīng)常出錯(cuò)的工作人員需要進(jìn)行懲罰制度，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行。同時(shí)，相關(guān)的管理人員提高對(duì)檔案管理的重視度，加大對(duì)檔案管理資金、人力、物力等方面的投入，不斷提高檔案管理中國的質(zhì)量和效率，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有很大的作用。

2）引進(jìn)和培訓(xùn)專業(yè)人才。石油企業(yè)在發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料和專業(yè)技術(shù)資料，檔案工作人員必須按照規(guī)定，把這些文件材料及專業(yè)技術(shù)資料及時(shí)進(jìn)行歸檔。石油企業(yè)檔案管理工作存在流程復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)等方面的特點(diǎn)，因此要不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作的方式，存在內(nèi)容單一，無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，要求工作人員具備足夠的責(zé)任性和心理調(diào)節(jié)的能力，端正檔案管理工作的態(tài)度，將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，采取“走出去、引進(jìn)來”的方式，例如舉辦檔案培訓(xùn)班，請(qǐng)具有檔案專業(yè)知識(shí)的老師來授課，或者組織工作人員參觀先進(jìn)檔案工作單位，吸取優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)檔案管理高級(jí)人才等等，也可以借助校企合作的方式，提高工作人員的專業(yè)能力和管理能力，建立專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理工作水平都會(huì)起到非常好的作用。

3）完善檔案管理的制度。檔案管理工作，需要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。因此，建立健全檔案管理各項(xiàng)歸章制度尤為重要。結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，為企業(yè)檔案管理未來的發(fā)展制定有效的管理制度和目標(biāo)，在實(shí)際的管理中，工作人員按照規(guī)定的流程進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、借閱等相關(guān)的工作。檔案管理制度的建立，是開展檔案工作的依據(jù)，便于更好的為本企業(yè)服務(wù)，可以提高企業(yè)的發(fā)展水平，逐漸跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展的步伐。該工作的重點(diǎn)主要明確工作人員的工作職責(zé)，建立完善的管理機(jī)制，保障檔案管理工作的順利運(yùn)行，在運(yùn)行中更要對(duì)檔案管理機(jī)制不斷的完善和改進(jìn)。促進(jìn)石油企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4）創(chuàng)新管理方法，提高信息化水平。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，石油企業(yè)發(fā)展的規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，檔案管理的數(shù)據(jù)量在不斷的擴(kuò)大，檔案管理工作的任務(wù)在急劇的增加。相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式，使用的是人工收集、整理、保管、利用，存在管理效率低下，無法滿足現(xiàn)代石油企業(yè)發(fā)展的需求，進(jìn)而不能跟進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。所以，檔案管理工作在發(fā)展中需要不斷引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)，并向智慧技術(shù)發(fā)展，并將其融入到企業(yè)發(fā)展中，提高檔案管理工作的效率。同時(shí)，還可以降低工作人員的工作量，提高他們的工作效率，并加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，加上人力、物力、資金上的投入，進(jìn)而在提高企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益中發(fā)揮作用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作的信息化和數(shù)字化的發(fā)展逐漸成為其發(fā)展的方向，石油企業(yè)的發(fā)展需要跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，建立信息化、智慧化的管理體系，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不斷提高其管理的水平和效率。

3 結(jié)語

總而言之，石油企業(yè)在發(fā)展中需要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，建立專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)，完善相關(guān)的管理制度，發(fā)揮檔案的最大作用，協(xié)助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)石油企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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