事業(yè)單位檔案信息管理化建設的問題及應對策略

顧紹強

摘 要：本文以事業(yè)單位檔案信息的管理化建設為探討主題，指出當前檔案信息管理存在的費時費力、損耗嚴重、檢索與查閱困難以及難以共享等問題，分析信息管理化在提高工作效率、充分利用檔案與實現(xiàn)資源共享方面的優(yōu)勢特點，從管理方案、管理制度與人才培養(yǎng)等三方面闡述建設信息管理化的有效策略，意在促進事業(yè)單位檔案信息管理化的優(yōu)化發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;管理化建設

0 引言

科技進步為社會上各個行業(yè)領域的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了有利的發(fā)展契機，推動著人們生活方式與工作方式的轉變，將網(wǎng)絡技術與計算機等應用到檔案管理工作中，一方面有助于促使事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，另一方面還有利于革新信息管理模式，為現(xiàn)代化的信息管理模式的構建奠定良好基礎，由此可見，事業(yè)單位應正確認識當前檔案管理存在的問題，尋求解決辦法。

事業(yè)單位檔案具有全面化與標準化的特征，其不僅涵蓋方方面面的工作資料、人事資料，種類繁多，覆蓋的年段也跨度較大，因此在此類檔案信息的實際管理過程中，呈現(xiàn)出鮮明的變化性與系統(tǒng)性特點，需要在收集、鑒別、取舍、管理以及利用檔案信息的各個環(huán)節(jié)予以嚴格管理，確保其安全性與有序性。

1 事業(yè)單位檔案信息管理化建設存在的問題

1.1 管理模式陳舊、管理效率低下

相比于信息管理化，傳統(tǒng)的檔案管理工作對人工作業(yè)較為依賴，當完成立卷與歸檔作業(yè)后，需要人為地手工進行分類、整理以及編目等操作步驟，繁復的工作內(nèi)容很耗費的時間較多，也為管理工作人員帶來了較重的工作壓力與作業(yè)負擔。與此同時，在使用或調取檔案材料時，使用者還需親自到檔案室內(nèi)進行查閱，并在相關工作人員的幫助下一同搜索，然后在查閱自己所需的檔案信息，這樣的機械化管理方法不僅加重了管理人員的實際工作量，還占用了其大量的工作時間，也不便于使用人員在第一時間內(nèi)查閱到自身所需的材料，使得事業(yè)單位在檔案管理方面的整體作業(yè)效率大幅降低。

1.2 檔案保管方法不當

嚴重的損耗是傳統(tǒng)檔案管理模式存在的顯著問題，一般情況下，大部分事業(yè)單位使用的檔案材料等均由紙質做成，因此在實際的使用與管理過程中，很容易使得其被損壞，長期下來，不同程度的損耗必然會使得檔案資料的使用說明逐漸縮短。檔案的實際使用程度也在某種意義上顯示出了其真實利用率，因此若損耗程度較高，相關的管理人員與維護人員等也需要針對具體的檔案進行詳細檢查，并選擇適宜的修復方式予以重新修補，并進行二次整理，這必然也涉及到大量人力資源的消耗。

1.3 檔案利用效率低

在以往事業(yè)單位的檔案管理工作中，當需要查找所需的檔案材料時，普遍采用的是人工檢索的方式。盡管當前在檢索方面已經(jīng)創(chuàng)新出了多種方式與路徑，但檢索功能的優(yōu)勢面并未充分地發(fā)揮出來，依然受到傳統(tǒng)檔案管理模式的制約與限制。檢索方式的復雜性與繁瑣性也加重了管理工作人員的負擔，帶來的便利較少。

除此以外，不完善的檢索系統(tǒng)也是導致檔案檢索困難與復雜的主要原因，在實際的檢索過程中，工作人員通常需要耗費較多的時間，才能將準確的檔案資料提供給所需的使用者，而一般情況下，若等待的時間較長，則直接帶來的影響程度不會很高，但若實際情況較為緊急，未能及時地找到檔案資料，對單位的正常使用造成影響，很可能會使得檔案使用者的重要工作難以在規(guī)定時間內(nèi)完成，從而使得事業(yè)單位承受一定的損失與負面影響。

1.4 檔案資源難以實現(xiàn)共享

影響檔案管理工作效率的主要包括兩方面因素，一是時間，二是空間，以往的檔案管理模式在資源共享方面體現(xiàn)出了較為嚴重的短板，一般情況下，檔案資料的使用范圍也受到了一定限制，如對于大部分的事業(yè)單位來說，僅僅能在內(nèi)部環(huán)境內(nèi)使用等，這說明無法共享是檔案資源管理面臨的重點問題。

2 信息管理化的優(yōu)勢特點

2.1 提高工作效率

面對傳統(tǒng)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的諸多問題與不足，信息管理化建設可以有效地解決這一問題。例如在檔案管理人員的日常工作中，若想隨時隨地地查找并查閱一份資料檔案，完全不需再耗費大量的時間與精力等逐一翻閱檔案室內(nèi)現(xiàn)有的所有文件，按部就班地搜尋自己所需的檔案，只需借助于信息管理系統(tǒng)，以將要查找的檔案資料為基準，將其標題或內(nèi)部含有的關鍵詞等輸入到計算機中，這樣系統(tǒng)便可以自行幫助其搜集并查找到具體的資料信息（如圖1）[1]，準確地提供給工作人員，檔案信息管理化的實行不僅將人工查閱所需的時間大幅縮短，還能保證檔案查詢的精確度與及時性。

除此以外，要想對檔案文件進行統(tǒng)一的歸檔與整理，還可以使用計算機系統(tǒng)，在完成所有檔案資料的掃描作業(yè)后，再將相關信息輸入到計算機內(nèi)即可，這樣將文件分類的工作交給計算機處理，并做好歸檔工作，這樣工作人員的管理效率也會大幅提升，有效地避免出現(xiàn)遺漏與差錯等問題，在一定程度上降低錯誤率。

2.2 充分利用檔案

充分利用現(xiàn)有的檔案資料也是信息管理化的優(yōu)勢特點，對于檔案的使用人員來說，不需要再親自到單位內(nèi)的檔案管理，在工作人員的協(xié)助下手動翻找數(shù)學的檔案資料，在計算機的信息管理系統(tǒng)上，可以將向專門的管理人員直接發(fā)送所需檔案的詳細信息，便可以在短時間內(nèi)獲取文件，這樣的作業(yè)方式有效地提高了事業(yè)單位內(nèi)檔案資料的實際利用率，為開展其他多元化的業(yè)務提供了較大便利（如圖2）[2]。

2.3 實現(xiàn)資源共享

資源共享的實現(xiàn)在以往單一化檔案管理模式下是較為困難的，在大部分事業(yè)單位的檔案庫中，均存放著許多未能被充分利用的檔案資料。將信息管理化的技術手段應用到檔案管理工作中，能夠有效轉變傳統(tǒng)管理模式下的案卷式、單途徑等外部特征，構建出的現(xiàn)代化檔案管理模式是具有規(guī)范體系管理、文件級與內(nèi)部特征特點的，除此以外，互聯(lián)網(wǎng)服務平臺的搭建逐漸形成了網(wǎng)狀的連接脈絡（如圖3）[3]，實現(xiàn)了與其他檔案管理系統(tǒng)的緊密互聯(lián)，因此對于不同的事業(yè)單位來說，可以在第一時間內(nèi)共享獲取的檔案資源，彼此之間也可以互相交流各自的工作經(jīng)驗，對獲得的或學習到的工作教訓進行總結，達到共同進步的目的。

3 信息化管理策略

3.1 制定規(guī)范化、信息化管理方案

事業(yè)單位在開展檔案資料的采集與管理工作時，應從以下幾個環(huán)節(jié)入手：（1）在計算機系統(tǒng)上，直接完成紙質文件的掃描、錄入與上傳等工作內(nèi)容，達到一體化的數(shù)字化轉變。（2）將批量化的新建檔案條目建立在計算機信息管理系統(tǒng)中，確保其繼承屬性能夠一一對應。（3）在將案卷目錄、檔案的卷內(nèi)目錄予以統(tǒng)一的批量化導入時，可以借助于EXCEL等軟件，促進檔案錄入工作的便捷化與簡單化發(fā)展。要想采用集中式的方法歸檔處理所有需要歸檔的檔案文件，可以優(yōu)先考慮選擇并使用專門的歸檔編輯工具，達到規(guī)范化操作的目的。（4）要想將文件檔案等按照職能分類進行歸檔，也可以采用流程化的歸檔方式，以案卷級為標準，將管理人員的工作量適當減輕，為事業(yè)單位檔案與文件資料保存、管理的完整性提供基本保障[4]。

與此同時，在檔案的積累與存儲階段，還可以采用全宗管理方法，其具有分布式的特點，在各全宗管理模式中，每一宗是相對獨立的，但也可以互通與互聯(lián)，對于檔案的管理人員來說，可以將文件資料的分類等予以自由化配置，并依照自己的想法將為信息賦予特殊的屬性標記，這樣的工作模式能夠有效滿足不同部門、不同門類檔案資料的個性化管理需求。既可以依照一定的專門標準自動編號所有的檔案資料，也可以采取注冊、標記與注銷等一系列操作，在完成檔案的注冊作業(yè)后，用于歸檔的編號也會由計算機系統(tǒng)自動生成，并對檔案包內(nèi)的文件數(shù)、頁數(shù)等進行詳細統(tǒng)計。若需要處理過期檔案，也可以通過信息管理系統(tǒng)等進行快速查詢，并采取注銷或刪除處理等，相應的記錄注銷操作的清冊也會由計算機自動地打印出來，這說明在存儲數(shù)字化檔案方面，檔案信息管理化是支持注銷等操作的[5]。

3.2 完善信息化管理制度

對于現(xiàn)代的事業(yè)單位來說，應重視到對檔案管理制度加以完善的重要性，加快建立健全的制度條例，為進一步優(yōu)化檔案管理工作奠定良好基礎。與此同時，在事業(yè)單位的檔案管理方面，國家有關部門出臺了相應的檔案法與管理條例等，其強調單位應對管理工作的考核模式與處理辦法等予以優(yōu)化設計，確保檔案管理的合理性與有效性，推動管檔工作的法治化發(fā)展。除此以外，對于檔案管理的專業(yè)人員來說，也應對單位內(nèi)相關管理制度與規(guī)范條例等予以正確認識，對自身的行為等予以約束，在最大程度上發(fā)揮管理制度的制約作用與監(jiān)督力量，保障現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化、有序化發(fā)展。

3.3 加快培養(yǎng)高素質管理人才

人才培養(yǎng)是事業(yè)單位檔案管理工作不可忽視的重要環(huán)節(jié)，要構建高效的信息化檔案管理體系，還需積極樹立先進的管理思想，革新管理工作理念，引入優(yōu)秀的、專業(yè)的管理人才，并在單位內(nèi)組織一個高素質的檔案管理團隊。對于事業(yè)單位的領導層來說，應首先從自身做起，打破傳統(tǒng)管理觀念的束縛，加大在人才培養(yǎng)方面的投入力度。

4 結束語

科學技術的高速發(fā)展為檔案管理工作注入了全新的發(fā)展動力，事業(yè)單位應加快對信息管理化系統(tǒng)的引入與應用，有效解決傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉紅霞.新時期基層事業(yè)單位檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（36）：36.

[2]張絮.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策[J].營銷界，2019（51）：85+151.

[3]王彥秀.推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略[J].傳播力研究，2019，3（35）：292.

[4]李鐵玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].品位經(jīng)典，2019（10）：68-70.

[5]張小靜.讓檔案創(chuàng)造更多價值——檔案信息化管理分析[J].城建檔案，2019（09）：22-23.