如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作

安濛蘢

摘 要：醫(yī)院文書檔案包括醫(yī)院往來公文、會議紀要和協(xié)議合同等多項內(nèi)容，通過提高醫(yī)院文書檔案的管理工作能夠推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。就當下醫(yī)院文書檔案管理工作來看，管理效果并不理想，作為工作人員應當創(chuàng)新傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，最終提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量。本文就如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作進行探討，希望能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理目標。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.017

醫(yī)院文書檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，對于確保管理質(zhì)量提升有著十分重要的意義，在新時代的背景之下，醫(yī)院文書檔案管理工作意味著應當滿足更高的工作要求，作為管理人員應當創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理觀念以及模式，不斷提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率，最終推動醫(yī)院管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 管理強度不夠

當下盡管信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應用于各行各業(yè)之中，然而并沒有發(fā)揮計算機技術(shù)的應有作用，在實際應用的過程中也存在很多問題。首先，醫(yī)院在將信息技術(shù)應用于其中的過程中，僅僅是將管理技術(shù)局限于一個方面，通過采用單機操作的模式來滿足醫(yī)院信息管理的需求，并沒有考慮到整體的文書檔案管理工作，使得各個消息在傳遞的過程中存在一定的滯后性，進而嚴重影響了信息化管理的時效

性[1]。在當下醫(yī)院文書檔案管理工作的過程中，整體效率不高，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在管理過程中得到了廣泛的應用。然而由于應用深度還有待提升，與之相對應的管理技術(shù)也有待豐富，一些醫(yī)院甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這也導致醫(yī)院文書檔案管理信息化水平不高，在文書檔案管理工作推進的過程中往往會出現(xiàn)由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了文書檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術(shù)應用于文書檔案管理的過程中，由于信息技術(shù)的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發(fā)布以及信息管理，不會運用信息技術(shù)加強文書檔案的溝通和交流，這些都會直接影響醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。同時，在信息化管理的過程中工作人員的素質(zhì)水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術(shù)，因此也不了解各種先進的信息化管理方法，嚴重影響了整體的管理效率。

1.2 文書檔案執(zhí)行力度不足

由于當下醫(yī)院的文書檔案管理工作并沒有設置專業(yè)的工作人員對文書檔案進行管理，通常是由工作人員進行歸檔整理。然而通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多工作人員并沒有進行專門性的文書檔案培訓工作，這也使得工作人員在進行文書檔案整理時不能夠滿足文書檔案管理對于專業(yè)性的需求，造成文書檔案管理存在文書檔案歸檔不符合實際，要求不規(guī)范等問題。與此同時，工作人員在進行文書檔案管理的過程中，由于缺乏與之相對應的制度執(zhí)行規(guī)范以及操作標準依據(jù)，這也使得工作人員在進行文書檔案管理的過程中存在執(zhí)行力不足的情況，不能夠?qū)ξ臅鴻n案進行及時的整理以及收集，對最終的歸檔工作造成影響。除此之外，目前并沒有針對文書檔案管理制定與之相對應的法律法規(guī)，這也使得文書檔案管理工作在具體實際執(zhí)行的過程中缺乏法律法規(guī)指導，并不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)作為最終的執(zhí)行規(guī)范，不能夠確保文書檔案管理工作最終的工作質(zhì)量以及效率水平。醫(yī)院文書檔案管理工作對于推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用，因此管理人員的個人能力以及綜合素養(yǎng)也應當跟隨文書檔案管理工作的開展而不斷豐富。在信息化時代背景之下，作為管理人員應當合理應用信息化技術(shù)，提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，通過推動文書檔案管理方式以及內(nèi)容的改革，從而提高管理質(zhì)量[2]。

2 醫(yī)院文書檔案管理對策

2.1 完善管理制度

由于文書檔案行業(yè)具有一定的復雜性，因此對于文書檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過將信息技術(shù)應用于互聯(lián)網(wǎng)時代文書檔案管理的過程中，不僅僅能夠幫助醫(yī)院獲得良好的管理效果，同時也能夠推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，通過將信息化的管理模式應用于其中能夠幫助文書檔案信息工作的有效開展。通過構(gòu)建一個信息化的平臺也能夠方便醫(yī)院的各個部門展開更好的溝通和交流，最終實現(xiàn)信息共享[3]。為了能夠使得各個部門的工作人員能夠更快地獲取信息，提高文書檔案管理的效率，通過運用信息平臺能夠?qū)π畔⑦M行歸納處理。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院發(fā)展的過程中一定要遵循規(guī)章制度，從而保障施工的有效性，只有構(gòu)建完善的制度，才能夠確保互聯(lián)網(wǎng)時代文書檔案管理工作的有效開展，因此想要在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下更好地推進互聯(lián)網(wǎng)時代背景下文書檔案信息化管理，應當制定一個科學有效的管理制度，從而保證各項工作的順利推進。

2.2 做好信息共享工作

為了確保醫(yī)院文書檔案信息管理工作的有效性，應當對當下的資源進行構(gòu)想，在內(nèi)部平臺，加大各個部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)信息共享。由于當下我國在信息化管理這一方面還不夠成熟，導致部門之間溝通不暢，降低了工作效率，因此我們可以建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)辦公的統(tǒng)籌合理性[4]。其次，為了進一步實現(xiàn)信息共享可以設立一個獨立于系統(tǒng)之外的平臺，通過對文書檔案進行信息化管理分類之后再進行共享，這樣也能夠便于工作人員對想要的文書檔案信息進行查詢以及上傳。作為文書檔案管理部門也應當建立與相對應的規(guī)章制度，通過鼓勵引導工作人員對文書檔案信息進行共享，提高資源的利用效率，從而創(chuàng)造更多的文書檔案價值，同時也應當加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進行標注，方便工作人員進行查詢以及整理[5]。

2.3 樹立科學的管理觀念

在社會不斷發(fā)展的背景之下，作為管理人員應當始終緊跟時代發(fā)展的步伐，樹立科學的文書檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，使得文書檔案管理滿足社會實踐發(fā)展的需求。在對文書檔案進行管理的過程中，作為工作人員應當明確文書檔案管理的職責以及目標，通過落實各項工作制度，嚴格規(guī)范管理工作的執(zhí)行，充分發(fā)揮自身的職責，最終保證文書檔案管理的實際效用，完成文書檔案管理目標。與此同時，作為管理人員應當充分注重文書檔案管理這一工作，并且嚴格將文書檔案管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，充分激發(fā)工作人員的積極性。在文書檔案管理的過程中提高信息化建設水平，對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義，因此醫(yī)院可以結(jié)合自身的實際情況，建立與之相對應的管理系統(tǒng)，例如通過構(gòu)建局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)各部門之間的信息資源共享，這也方便工作人員對信息數(shù)據(jù)進行更新，通過建立與之相對應的數(shù)據(jù)庫以及電子文書檔案在提高工作效率的同時也能夠推動醫(yī)院管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率不僅僅能夠確保管理工作的水平，同時也能夠推動我國醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。作為工作人員可以通過創(chuàng)新管理意識，應用信息化手段等方式，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

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[5]葉曉韻，馮天明.“雙軌制”管理——醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的多元化舉措[J].蘭臺內(nèi)外，2020（01）：25-26.