建設(shè)工程檔案管理重要性分析及科學(xué)管理措施

魏士妮

摘要：當(dāng)前，我國(guó)建設(shè)工程檔案管理工作仍然存在著一定的不足與缺陷，致使工程檔案管理的實(shí)際效能未能得到有效發(fā)揮。本文中，筆者就建設(shè)工程檔案管理在民航專(zhuān)業(yè)工程建設(shè)中的重要性、工程檔案科學(xué)化管理的相關(guān)措施與手段進(jìn)行初步的分析與探討，希望借此可對(duì)相關(guān)從業(yè)人員起到一定的借鑒和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;民航工程;工程檔案;檔案管理

隨著交通運(yùn)輸行業(yè)的不斷發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，人們對(duì)交通出行的需求越來(lái)越高。在這樣的背景下，各地機(jī)場(chǎng)不斷開(kāi)展新建、改建、擴(kuò)建工程，加大民航交通運(yùn)輸能力。此外，民航業(yè)在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)體系中占據(jù)重要地位，而其自身在整個(gè)建設(shè)行業(yè)中競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈，民航建設(shè)企業(yè)所面臨的生存壓力也愈發(fā)巨大。民航建設(shè)企業(yè)自身的發(fā)展，不僅要時(shí)刻面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，更要面對(duì)在管理與建設(shè)過(guò)程中所存在的各項(xiàng)弊端，而工程檔案管理正是整個(gè)內(nèi)部管理過(guò)程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。以當(dāng)前民航發(fā)展機(jī)制與背景角度分析，工程檔案管理是確保民航建設(shè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)利益長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提高建設(shè)整體安全質(zhì)量，提高民航機(jī)場(chǎng)整體形象與口碑的重要手段。針對(duì)其進(jìn)行更為具體的措施分析，具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。

一、工程檔案管理的重要性解析

（一）工程檔案是民航建設(shè)工程各項(xiàng)技術(shù)工作的基礎(chǔ)

工程檔案是建設(shè)工程的全面總結(jié)與分析，真實(shí)反映了建設(shè)過(guò)程中從立項(xiàng)批復(fù)、施工過(guò)程到工程竣工驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)所進(jìn)行的各類(lèi)操作與技術(shù)工藝產(chǎn)生的相關(guān)記錄和資料。在合理的管理機(jī)制條件下，工程檔案可以全面細(xì)致地反映工程整體過(guò)程。從民航機(jī)場(chǎng)建設(shè)發(fā)展角度來(lái)看，工程檔案是整個(gè)民航進(jìn)行行業(yè)內(nèi)部建設(shè)，發(fā)展自身特色與文化的歷史記錄。因此，工程檔案無(wú)論對(duì)建設(shè)企業(yè)還是對(duì)民航自身，都有著非常高的價(jià)值。檔案管理過(guò)程所形成的技術(shù)展示與積累，有效促進(jìn)了建設(shè)企業(yè)對(duì)自身各項(xiàng)資源的完善與優(yōu)化。

（二）全面促進(jìn)建設(shè)工程學(xué)內(nèi)容的研究與統(tǒng)計(jì)

企業(yè)實(shí)施工程檔案管理，可大幅度提高建設(shè)工程相關(guān)學(xué)科對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目研究與統(tǒng)計(jì)的精準(zhǔn)性，全面推動(dòng)相關(guān)學(xué)科資源與技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí)，工程檔案管理對(duì)民航建設(shè)工程項(xiàng)目從多角度進(jìn)行細(xì)致整合與研究，極大地豐富了建設(shè)工程學(xué)科的研究資料素材，推動(dòng)相關(guān)學(xué)科發(fā)展合理化、規(guī)范化。

（三）促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展和工程經(jīng)驗(yàn)的有效積累

工程檔案，是工程技術(shù)和工程經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是民航機(jī)場(chǎng)建設(shè)與發(fā)展極為寶貴的工程資料，對(duì)后續(xù)機(jī)場(chǎng)建設(shè)工作有著重要借鑒作用。后續(xù)工程實(shí)施時(shí)，善用建設(shè)工程檔案，有利于掌握安全要素與技術(shù)要點(diǎn)，使工程建設(shè)更加成熟;有利于各項(xiàng)技術(shù)的快速應(yīng)用與實(shí)踐，讓相關(guān)技術(shù)的發(fā)展更為科學(xué)，及時(shí)彌補(bǔ)技術(shù)自身所可能存在的缺陷與漏洞。

二、現(xiàn)階段建設(shè)工程檔案管理的問(wèn)題

（一）工程檔案管理體系難以構(gòu)建

工程檔案管理過(guò)程中，需要簽發(fā)大量的文件，而多數(shù)文件又歸屬不同的單位、部門(mén)，文件類(lèi)別與來(lái)源極為復(fù)雜，直接導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行集中管理，員工在對(duì)檔案進(jìn)行查閱與分析過(guò)程時(shí)，面臨資源調(diào)取困難等問(wèn)題。例如，很多建設(shè)工程企業(yè)為了加快自身的建設(shè)進(jìn)度，對(duì)審核與確認(rèn)文件沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范處理，有的未走簽字蓋章流程，造成檔案失去價(jià)值。另外，很多部門(mén)特別是施工單位，在進(jìn)行建設(shè)文件存放時(shí)，也沒(méi)有形成統(tǒng)一規(guī)范的制度與方案，檔案存放雜亂無(wú)章，造成檔案查找利用極為不便。想要充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案實(shí)際效能，亟須解決上述問(wèn)題，建立更為全面的檔案管理體系。加快檔案信息化領(lǐng)域的快速進(jìn)步與提升，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值，推動(dòng)自身在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下立足發(fā)展的重要根本，因此，加強(qiáng)工程檔案管理具有重要戰(zhàn)略意義。

（二）檔案專(zhuān)業(yè)人員儲(chǔ)備匱乏，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理需求

我國(guó)建設(shè)工程檔案管理起步相對(duì)較晚，并受到工程建設(shè)周期緊、觀(guān)念意識(shí)的淡薄等多種因素的影響，很多檔案管理崗位人員少且人員專(zhuān)業(yè)技能與管理素養(yǎng)不夠，尤其是基層建設(shè)部門(mén)的檔案管理人員，對(duì)國(guó)家、地方對(duì)工程建設(shè)檔案管理的要求不熟悉，對(duì)檔案管理規(guī)范性、科學(xué)性缺少足夠的認(rèn)知，很多工作人員對(duì)建設(shè)工程檔案內(nèi)部的各類(lèi)文件無(wú)法區(qū)分，不能有效辨別不同類(lèi)型文件之間的區(qū)別。很多資料在進(jìn)行保存后既無(wú)法進(jìn)行二次分類(lèi)，也不能為后續(xù)檔案處理工作提供支持。同時(shí)，隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，建設(shè)工程檔案管理呈現(xiàn)信息平臺(tái)化發(fā)展態(tài)勢(shì)，但是，很多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作不夠熟練，相關(guān)檔案平臺(tái)的使用更是缺少必要的保障。

（三）建設(shè)工程檔案完整性與準(zhǔn)確性難以保證

工程檔案管理需要將建設(shè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效記錄，需要有完備的原始資料作為參考。檔案管理人員在進(jìn)行原始資料收集時(shí)，一是受工程在施工作業(yè)期間受制于很多種不同作業(yè)環(huán)境與作業(yè)過(guò)程的限制;二是很多檔案管理人員對(duì)資料收集過(guò)程不夠重視，造成檔案資料缺失的狀況時(shí)有發(fā)生，甚至出現(xiàn)檔案丟失。長(zhǎng)此以往，工程檔案管理不僅無(wú)法發(fā)揮自身應(yīng)有的效能，甚至?xí)?yán)重打亂建設(shè)工程相關(guān)技術(shù)與學(xué)科的發(fā)展。

三、促進(jìn)建設(shè)工程檔案科學(xué)化管理的措施

（一）全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，如今很多工作與領(lǐng)域?yàn)榱颂岣吖芾硇逝c質(zhì)量，以信息技術(shù)為抓手，廣泛建設(shè)更為高效且安全的信息化管理平臺(tái)。在此背景下，為了構(gòu)建規(guī)范高效的建設(shè)工程檔案管理體系，推動(dòng)工程檔案管理科學(xué)化發(fā)展，企業(yè)需要針對(duì)建設(shè)過(guò)程，全面推進(jìn)檔案管理信息化，建設(shè)更科學(xué)規(guī)范，便捷高效的信息化管理平臺(tái)。平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)需注重基礎(chǔ)設(shè)施的完善性與有效性，完成企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建與優(yōu)化，并對(duì)數(shù)據(jù)中心機(jī)房及服務(wù)器的相關(guān)配置進(jìn)行有效分析與嘗試，確保檔案資源數(shù)字化處理時(shí)，整個(gè)信息平臺(tái)不會(huì)出現(xiàn)任何異常與錯(cuò)誤。檔案工作人員在信息平臺(tái)的支撐下，完成對(duì)檔案信息及原始資料的有效采集與分析，并完成檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)之間的整合。信息平臺(tái)需注重提高自身的兼容性，開(kāi)發(fā)過(guò)程需配備必要的數(shù)據(jù)接口，使其可與企業(yè)其他系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接。以大興機(jī)場(chǎng)為例，大興機(jī)場(chǎng)指揮部在工程開(kāi)工前期，率先開(kāi)發(fā)并引入了檔案信息化管理系統(tǒng)和建設(shè)項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)自身技術(shù)的改革和創(chuàng)新，將紙件檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)“下上線(xiàn)下”雙軌道歸檔，將各類(lèi)信息與資源的快速收集與處理，并最終生成電子檔案數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案資源開(kāi)發(fā)利用提供充足便利。

（二）完善建設(shè)工程檔案管理制度

制度是確保各項(xiàng)工作有效開(kāi)展與落實(shí)的根本，因此，企業(yè)在進(jìn)行建設(shè)工程檔案管理時(shí)，需首先完成檔案相關(guān)制度建設(shè)工作。以實(shí)際工作效率以及工作過(guò)程入手，對(duì)制度自身的完善性與科學(xué)性進(jìn)行分析，既要保證每一項(xiàng)環(huán)節(jié)均有對(duì)應(yīng)的規(guī)定與說(shuō)明，也要確保制度自身對(duì)整體管理工作起到積極促進(jìn)作用。建設(shè)工程檔案管理制度嚴(yán)格約束每一位人員的工作過(guò)程，檔案所需的各項(xiàng)資料與文件需要進(jìn)行嚴(yán)格的確認(rèn)與審核，相關(guān)責(zé)任人員要進(jìn)行簽字，通過(guò)制度審核后方可錄入到數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)之中。民航專(zhuān)業(yè)工程具有特殊性，不僅有常規(guī)的房建工程、市政工程，還有民航獨(dú)有的民航專(zhuān)業(yè)工程，特別是跑道、助航燈光等。面對(duì)800億工程，100多家總包，1000多家分包，如何同設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等100多家總包單位、1000多家分包溝通，明確檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、歸檔制度及操作規(guī)范非常困難。面對(duì)這些問(wèn)題，檔案管理者集思廣益，通過(guò)建章立制、頂層設(shè)計(jì)來(lái)牽住項(xiàng)目檔案管理的“牛鼻子”，以規(guī)章的形式明確分類(lèi)方案、整理要求、培訓(xùn)計(jì)劃，并構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)圖，適時(shí)向相關(guān)參建單位宣傳貫徹，通過(guò)不斷的培訓(xùn)、指導(dǎo)及現(xiàn)場(chǎng)檢查，最終大興機(jī)場(chǎng)工程檔案順利通過(guò)驗(yàn)收。

（三）針對(duì)檔案管理全過(guò)程實(shí)施高效管控

建設(shè)信息檔案管理工作的各個(gè)流程具有差異性，對(duì)實(shí)際崗位人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力有著較高的要求。因此，在實(shí)施建設(shè)工程檔案管理時(shí)，各類(lèi)流程與環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任需足夠明確，并確定良好的過(guò)程監(jiān)督與審核，確保各類(lèi)文件資料收集有序進(jìn)行。建設(shè)信息檔案管理可借助現(xiàn)代化信息工具，如甘特圖等，切實(shí)增強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)能力，提高管理精細(xì)程度與效率。

（四）強(qiáng)化建設(shè)工程檔案質(zhì)量的控制

確保工程檔案資源質(zhì)量是管理工作最為基礎(chǔ)的要求，只有全面提升工程檔案的完整性與精準(zhǔn)度，才能充分發(fā)揮工程檔案的作用與價(jià)值，提高其對(duì)民航機(jī)場(chǎng)建設(shè)過(guò)程的推動(dòng)效果。檔案所屬各類(lèi)原始資料與文件需保持無(wú)縫對(duì)接，并建立對(duì)應(yīng)的信息反饋機(jī)制，方便檔案管理人員對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行確認(rèn)與審核。同時(shí)，在工程檔案利用過(guò)程中，企業(yè)可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與應(yīng)用，全面挖掘工程檔案內(nèi)部?jī)r(jià)值，并對(duì)檔案內(nèi)部各類(lèi)信息的合理性進(jìn)行有效分析，最終提升整體檔案資源的質(zhì)量。以大興機(jī)場(chǎng)為例，大興機(jī)場(chǎng)在建設(shè)過(guò)程中采用了很多先進(jìn)的做法和管理模式。例如，大興機(jī)場(chǎng)指揮部在建設(shè)前期，將檔案驗(yàn)收結(jié)果與工程尾款掛鉤。將專(zhuān)業(yè)工程檔案工作經(jīng)費(fèi)納入工程預(yù)算管理作為竣工結(jié)算的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過(guò)合同約束各參建方按照要求整理檔案資料，包括檔案管理職責(zé)、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理移交標(biāo)準(zhǔn)、移交檔案套數(shù)、移交時(shí)間及違約責(zé)任等。通過(guò)構(gòu)建頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)抓規(guī)章、嚴(yán)抓標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合工程合同這一抓手，提高了參建單位檔案意識(shí)，增強(qiáng)了檔案人員收集歸檔的自覺(jué)性，強(qiáng)化了項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)工程檔案管理過(guò)程是現(xiàn)代建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展與進(jìn)步的有效手段，其不僅可全面提高建設(shè)工程自身的質(zhì)量，也會(huì)對(duì)工程技術(shù)以及相關(guān)工程學(xué)科的發(fā)展起到良好經(jīng)驗(yàn)積累與促進(jìn)作用。各建設(shè)企業(yè)在實(shí)施工程檔案管理時(shí)，應(yīng)高度重視，積極建設(shè)信息化平臺(tái)，完善管理制度，并全面提升工作人員的綜合能力與素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案質(zhì)量控制，并最終推動(dòng)企業(yè)自身的進(jìn)步與發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)建設(shè)領(lǐng)域邁向更高層次。

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