論石油化工建設(shè)工程中資料管理的存在問(wèn)題及解決辦法

谷守娜 霍志芳

摘要：隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)支柱產(chǎn)業(yè)石油化工行業(yè)迅速崛起，石化建設(shè)工程項(xiàng)目與日俱增，許多新建、改建、擴(kuò)建的石油化工建設(shè)項(xiàng)目更是以超常規(guī)速度建成，加強(qiáng)工程質(zhì)量管理工作勢(shì)在必行，但從目前石化工程建設(shè)竣工資料的產(chǎn)生、整理過(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)，在資料的形成過(guò)程中存在填寫不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，管理不善，資料丟失等諸多問(wèn)題，給工程竣工驗(yàn)收工作帶來(lái)很多困難，嚴(yán)重影響了工程資料的歸檔質(zhì)量，給工程建設(shè)留下了隱患?；诖?，本文主要對(duì)石油化工建設(shè)工程中資料管理的存在問(wèn)題及解決辦法進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：石油化工建設(shè);資料管理;存在問(wèn)題;解決辦法

1竣工資料管理存在的主要問(wèn)題

1.1施工綜合管理文件原件不齊全

由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理、頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，造成原始文件丟失。

1.2工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象

隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定馬上辦理書(shū)面簽字。

1.3竣工圖編制不夠規(guī)范

有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過(guò)程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過(guò)多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

1.4施工資料格式不規(guī)范

施工過(guò)程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開(kāi)的，有用32開(kāi)的，文件幅面的頁(yè)邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動(dòng)。

1.5施工原始資料書(shū)寫不規(guī)范

施工過(guò)程中原始資料的書(shū)寫五花八門，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符;或沒(méi)有簽署意見(jiàn)，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。

2竣工資料質(zhì)量失控的主要原因

（1）國(guó)家檔案法，基本建設(shè)檔案管理規(guī)定等關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員，工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的相對(duì)缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素質(zhì)偏低。

（2）施工單位作業(yè)層素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。

（3）對(duì)竣工資料負(fù)有監(jiān)督檢查職責(zé)的監(jiān)理單位工作人員，正規(guī)參加過(guò)國(guó)家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書(shū)人員少，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。

（4）建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠，長(zhǎng)期存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。

3解決辦法

3.1建立健全資料管理制度是做好竣工資料檔案的工作基礎(chǔ)

石化建設(shè)項(xiàng)目工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。因此，項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過(guò)程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開(kāi)始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。

3.2加強(qiáng)過(guò)程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段

石化工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，竣工資料編制工作實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開(kāi)始與竣工資料收集同步;工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過(guò)程。做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過(guò)程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

3.3運(yùn)用合同法律手段是做好竣工資料工作的重要保證

石化工程建設(shè)實(shí)行全國(guó)招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度，這為工程資料的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程項(xiàng)目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。

3.4重視檔案知識(shí)宣傳教育是確?？⒐べY料質(zhì)量的有力措施

石化工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對(duì)工程管理相關(guān)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過(guò)程中原始資料簽證操作方法及本項(xiàng)目對(duì)竣工資料整理編制、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項(xiàng)目相關(guān)人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項(xiàng)目一開(kāi)始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。確保一流的竣工檔案資料質(zhì)量。

3.5嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工資料發(fā)揮憑證作用

進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是竣工資料達(dá)到項(xiàng)目要求，因此在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。

4結(jié)語(yǔ)

工程資料管理工作是石化工程建設(shè)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合性工作，要保證工程竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過(guò)程，就必須不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供資料方面的保證。

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（作者單位：中國(guó)石油天然氣股份有限公司冀東油田分公司）