檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)方法

摘 要：檔案管理工作一直面臨著工作量大、工作難度大的問題，給檔案管理工作的效率帶來了嚴(yán)重的制約，影響了檔案管理效率的提高。檔案管理工作是整合資料信息的重要途徑，只有高質(zhì)量的檔案管理工作，才能夠?yàn)楦鱾€(gè)行業(yè)提供進(jìn)步發(fā)展的依據(jù)。本文分析了當(dāng)前在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)方法，以期加快檔案信息化建設(shè)速度。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);管理;改進(jìn)方法

信息技術(shù)是21世紀(jì)以來發(fā)展最為迅速、影響也最為廣泛的一種科學(xué)技術(shù)，給各行各業(yè)都帶來了深刻的影響。科技革命催生了多種技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，都是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。信息技術(shù)不僅可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，為人們自動(dòng)展現(xiàn)信息資料所展現(xiàn)的規(guī)律。信息技術(shù)和檔案管理工作有著較高的適配性，可以輔助管理人員整合、歸納、采集數(shù)據(jù)。在信息時(shí)代下檔案管理人員需要認(rèn)識到信息技術(shù)使用的重要性，在工作中積極使用信息技術(shù)，使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度相對不完善

基于我國社會(huì)發(fā)展情況，很多單位在管理相關(guān)檔案過程中或多或少會(huì)出現(xiàn)檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考，圍繞檔案管理所建立的相關(guān)管理制度，應(yīng)具備明細(xì)合理分配、管理與貼合單位發(fā)展趨勢的特點(diǎn)，對應(yīng)管理人員還要實(shí)時(shí)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)變化，以此對其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理，讓管理規(guī)則和條例優(yōu)化的同時(shí)做出合理變更[1]。還可對檔案加以適當(dāng)編研，使其具有更高利用價(jià)值，需要注意在建立管理規(guī)章制度的同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員也要站在公正角度對其建立完善的考評指數(shù)。借助健全的考核制度規(guī)范人員行為，讓此崗位工作者可強(qiáng)化自身工作意識和素養(yǎng)認(rèn)知，提升責(zé)任意識與個(gè)人工作能力?；谀壳扒闆r而言，諸多單位選擇管理檔案的工作模式、內(nèi)容、質(zhì)量管理和范疇等方面皆會(huì)存在問題，例如經(jīng)常發(fā)生檔案在歸檔時(shí)與材料相對存在互相無法完整核對的情況，甚至有些工作人員會(huì)互相推諉一些工作的責(zé)任與疏漏問題，導(dǎo)致檔案信息除出現(xiàn)問題時(shí)不能得到及時(shí)解決，其中信息缺乏可利用性，細(xì)節(jié)管理權(quán)限模糊不清等。這些不良行為都直接影響了檔案管理在發(fā)展信息化模式過程中，其可利用范圍與權(quán)責(zé)受限，讓實(shí)地管理制度工作平衡狀態(tài)被打破，甚至失去執(zhí)行意義。

（二）檔案資源可利用度低

現(xiàn)如今有些單位仍未意識到檔案的利用效果，主要體現(xiàn)于檔案信息資源利用程度不足，對于信息的儲(chǔ)存和檢索系統(tǒng)并不健全，導(dǎo)致檔案信息化保存持久性重度欠缺，這也直接影響著閱讀者對于檔案信息收集的便捷性。另一方面，由于信息化方案數(shù)據(jù)剛剛完成并投放使用，很多單位對其的使定用穩(wěn)性與效率性抱有懷疑，甚至不愿接受，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)的利用度不高，故而有些單位的檔案信息檢索使用概率相對偏低，在以后的工作中也不會(huì)著重完善檔案管理制度。

（三）檔案管理工作效率低下

檔案管理工作效率低的問題是由于多種問題所導(dǎo)致的，給檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了嚴(yán)重的制約。首先，工作人員缺乏信息技術(shù)意識，在工作過程中缺少信息意識，不能有效運(yùn)用信息技術(shù)來對檔案工作進(jìn)行管理，缺乏創(chuàng)新意識。檔案管理一直以來都不被各個(gè)單位所重視，認(rèn)為檔案管理工作只是整理資料，屬于“閑職”，這些誤區(qū)常常造成在具體工作上也不能認(rèn)真貫徹和落實(shí)，出現(xiàn)了檔案工作被邊緣化、被遺忘的情況。而廣大干部職工也普遍存在對于檔案較為忽視，對檔案所收集材料不明確，填寫材料時(shí)馬馬虎虎，敷衍潦草等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作量大。傳統(tǒng)人工的檔案管理方式，需要工作人員自己檢查檔案、整理檔案、分析檔案，面對大量的工作任務(wù)，難免會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率[2]。

二、提高檔案管理工作效率的改進(jìn)方法

（一）利用信息技術(shù)存儲(chǔ)和搜集檔案信息

在以往進(jìn)行檔案管理時(shí)，都是將以紙質(zhì)資料的形式存放檔案，將檔案信息放到檔案袋中保管。這種管理方式容易導(dǎo)致檔案資料受到外界環(huán)境的影響，進(jìn)而出現(xiàn)損壞或者信息丟失的現(xiàn)象，如風(fēng)干或者受潮等，并且紙質(zhì)檔案隨身攜帶較為麻煩，不利于檔案資料的使用。這種檔案存儲(chǔ)模式可以解決紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)局限，提高檔案資料的存儲(chǔ)數(shù)量，減少了紙質(zhì)檔案整理起來的困難程度。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案管理人員或者其他工作人員在使用檔案信息的時(shí)候，可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載即可，或者將數(shù)據(jù)拷貝到U盤中，提升了檔案信息的使用效率。在收集檔案信息時(shí)需要較為繁雜的環(huán)節(jié)，并且要求也較高，如部分單位需要本人攜帶檔案資料上交檔案，然而由于現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏生活，時(shí)間上的問題很難溝通。有關(guān)單位可以建立線上檔案管理系統(tǒng)，只需要人們在網(wǎng)站上按照檔案表格進(jìn)行填寫，就可以實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)運(yùn)和流通的目的。并且，在搜集檔案的過程中很容易出現(xiàn)檔案信息缺失的問題，需要再一次添加檔案資料，通過網(wǎng)站則可以快速解決這一問題，給檔案管理工作效率的提高帶來了積極影響[3]。

（二）轉(zhuǎn)化檔案中的非結(jié)構(gòu)信息

非結(jié)構(gòu)信息也屬于檔案中的重要資源，能夠體現(xiàn)更多的信息內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案的價(jià)值。非結(jié)構(gòu)信息具體所指的是格式并不固定的文件和資源，非結(jié)構(gòu)信息的表現(xiàn)形式較多，如word文檔、網(wǎng)頁資料、圖片資料、多媒體資料等。特別是信息技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，非結(jié)構(gòu)信息量呈現(xiàn)出爆炸式增長的狀況，如果只依靠傳統(tǒng)的模式管理檔案則會(huì)影響檔案工作效率。信息技術(shù)可以對檔案資料中的圖片、文檔信息進(jìn)行掃描，之后將其變?yōu)閿?shù)據(jù)，在一定程度上提高了非結(jié)構(gòu)化信息的使用效率。非結(jié)構(gòu)信息的利用可以讓檔案管理工作變得更加有挑戰(zhàn)性，對于促進(jìn)我國檔案管理信息化建設(shè)有著重要的意義。由于非結(jié)構(gòu)信息轉(zhuǎn)化過程中需要應(yīng)用到新型的信息技術(shù)，相關(guān)部門需要培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)意識，通過提高工作人員使用信息技術(shù)的水平和意識，來為檔案管理信息化建設(shè)提供動(dòng)力。

（三）建立檔案信息檢索目錄

檔案信息的類型很多，分類檔案具有較大的難度，信息技術(shù)可以對檔案進(jìn)行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大，需要查找檔案或者使用檔案的時(shí)候，需要花費(fèi)較長的時(shí)間進(jìn)行查找，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術(shù)后，可以建立檢索目錄，按照檔案信息的類型進(jìn)行分類，如人事資料、單位資料，之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確，提高了檔案管理的效率。當(dāng)建設(shè)檢索目錄后，如果需要使用或者查找檔案，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以調(diào)出檔案信息，在一定程度也可以促進(jìn)檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時(shí)需要結(jié)合具體的檔案管理工作來制定，保證可以符合檔案管理工作的需求。

（四）對檔案管理實(shí)施安全保護(hù)

在信息時(shí)代背景之下，網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)很多病毒或者盜竊技術(shù)，很有可能也會(huì)威脅到檔案資料的安全性。為了提高身份信息以及資料的安全性，應(yīng)當(dāng)建立完備的安全防護(hù)系統(tǒng)，保障檔案資料的安全性。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極使用數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，為存儲(chǔ)檔案信息的管理系統(tǒng)提供有效的安全防御，如病毒檢測技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。病毒檢測技術(shù)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)入侵到檔案信息管理系統(tǒng)中的病毒，在檢測到病毒之后則可以采取措施消除病毒。防火墻是目前使用范圍最廣的數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，可以抵擋病毒的入侵，為電腦過濾掉了較多的木馬或者病毒。檔案信息如果在重重限制下仍然被破壞和損毀，則可以使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對被破壞的信息進(jìn)行修復(fù)。檔案管理部門需要將檔案資料進(jìn)行備份處理，將存儲(chǔ)資料的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，通過限制訪問用戶來提升檔案資料的安全監(jiān)管效果。檔案管理工作人員可以提高用戶審核的嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)用戶要檢索檔案資料或者下載資料時(shí)，需要經(jīng)過指紋識別、面部識別之后才可以獲取到權(quán)限，如果檔案資料極其重要可以使用瞳孔識別的技術(shù)。在信息時(shí)代，信息的安全性是極其重要的，檔案管理工作人員必須要重視安全監(jiān)管的必要性，改善檔案管理工作的模式，提高檔案管理的安全監(jiān)管效果。

（五）利用人工智能技術(shù)轉(zhuǎn)化隱性信息

在以往的工作觀念中，檔案管理工作人員只需要負(fù)責(zé)收集檔案資料，對檔案資料進(jìn)行整理和分類即可，因此很多檔案管理人員往往缺乏工作的積極性。檔案管理工作還需要對檔案中的隱性信息進(jìn)行分析，評判檔案的信息價(jià)值，從檔案數(shù)據(jù)中獲得個(gè)人或者單位的發(fā)展規(guī)律。在隱性信息轉(zhuǎn)化過程中由于人的主觀傾向，容易影響隱性信息轉(zhuǎn)化的效果，使得最終的評判結(jié)果會(huì)帶有人的主觀因素，并且隱性信息工作轉(zhuǎn)化難度大，工作量過多，給隱性信息的轉(zhuǎn)化帶來了不利的影響。管理人員可以使用人工智能技術(shù)來解決這一問題，能夠解決隱性信息在轉(zhuǎn)化過程中出現(xiàn)的困難。人工智能是模擬人腦進(jìn)行思考的一種新型科技產(chǎn)物，如生活中常見的智能家電、微型手術(shù)機(jī)器人都屬于人工智能的范疇，可以模擬大腦進(jìn)行推理、思考。利用人工智能分析檔案資料會(huì)更加快速準(zhǔn)確，只需要在人工智能中植入專家系統(tǒng)，就可以讓其按照評定專家的思維對檔案信息中的隱性資源進(jìn)行提取、分析和處理。以個(gè)人檔案信息為例，在人事檔案中包括個(gè)人的獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等，人工智能可以對個(gè)人的這些具有隱性信息的內(nèi)容進(jìn)行快速分析，短時(shí)間內(nèi)即可評判出信息所含價(jià)值的大小。

三、結(jié)語

檔案是人類開展各種實(shí)踐活動(dòng)的重要記錄方式，是人類發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的重要信息財(cái)富，可以保留人類的發(fā)展進(jìn)程，為社會(huì)發(fā)展提供重要的動(dòng)力。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法出現(xiàn)了較大的問題，降低了檔案管理工作的效率，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要工作之一。檔案信息化建設(shè)可以提高檔案的管理效果，防止檔案信息出現(xiàn)丟失的問題，促進(jìn)檔案管理和社會(huì)發(fā)展的共同進(jìn)步。國家和政府需要提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度，提高檔案信息化的發(fā)展速度和規(guī)范性程度，加快現(xiàn)代信息社會(huì)的構(gòu)建和發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究課題（No.2017SJB1253）

作者簡介：郭心華（1971—），女，江蘇南通人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。