檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對(duì)策

徐丙凱

摘 要：檔案信息化是時(shí)代發(fā)展下檔案管理的一大趨勢(shì)，新時(shí)期信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等創(chuàng)新發(fā)展，這也推動(dòng)了傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。文章通過對(duì)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀問題進(jìn)行分析，探討具體的檔案信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè);信息化;檔案問題;信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是指用計(jì)算機(jī)等智能化工具代替人工操作，提高檔案實(shí)體管理效果和檔案利用服務(wù)質(zhì)量的一系列活動(dòng)，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設(shè)效果，工作者需要深入分析建設(shè)中存在的問題，并采取有效措施，推進(jìn)科學(xué)、合理的檔案管理信息化建設(shè)方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強(qiáng)檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

1檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.1在查詢和使用方面的優(yōu)勢(shì)

利用傳統(tǒng)的記錄方式對(duì)檔案進(jìn)行管理所具有的風(fēng)險(xiǎn)是比較大的，在對(duì)檔案信息就行查詢時(shí)也不是特別的方便，這就對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行起到了一定的阻礙作用。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，為了可以跟緊時(shí)代的腳步，就需要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行相應(yīng)的改變，建立有效和科學(xué)的檔案信息化管理，這樣就可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)具有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，使檔案管理工作變得更加安全與可靠。不僅如此，檔案信息化管理可以使查詢和使用信息的效率得到較大程度的提高，從而使事業(yè)單位的各個(gè)部門所得到的檔案信息是比較準(zhǔn)確以及完整的。

1.2檔案利用的優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位管理者必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)本單位健康發(fā)展的重要意義，如何科學(xué)開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理，是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視的問題。傳統(tǒng)的檔案管理模式在查詢與利用中表現(xiàn)出一定缺陷，如檔案資料老化、查詢流程繁瑣、等待時(shí)間長(zhǎng)等，應(yīng)用信息化技術(shù)后，能夠優(yōu)化檔案檢索查詢流程、促進(jìn)檔案利用效率的提升，真正發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1.3提升檔案管理效率優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理，采用的是人工管理的方式進(jìn)行，檔案信息多以紙質(zhì)信息的形成儲(chǔ)存，這需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，才能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案進(jìn)行整理和歸檔。在信息化技術(shù)手段下，檔案信息能夠以電子和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的方式儲(chǔ)存，在網(wǎng)絡(luò)硬盤及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的整合和管理，極大程度地簡(jiǎn)化了檔案的收集、整理、歸檔工作，顯著地提升了檔案管理效率。此外，電子平臺(tái)下存儲(chǔ)的檔案資料，還便于隨時(shí)檢索和調(diào)閱，大大提高了檔案資料的利用率。

2檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1配套設(shè)備不完善

配套設(shè)備是信息化建設(shè)的主要硬件支持，其完善程度直接影響著檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)效果。但現(xiàn)階段，政府部門對(duì)信息化建設(shè)的投入有限，導(dǎo)致各項(xiàng)硬件設(shè)施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術(shù)的正常應(yīng)用。同時(shí)，在設(shè)備使用過程中，管理部門往往會(huì)忽略設(shè)備的檢修工作，造成設(shè)備長(zhǎng)期處于不良的工作狀態(tài)，而且會(huì)縮短設(shè)備的使用壽命，使一部分硬件設(shè)備出現(xiàn)了閑置、損壞等問題，無法正常使用，這些問題如果不能得到及時(shí)的解決，就會(huì)產(chǎn)生應(yīng)用設(shè)備配置不完善的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)增添難度。此外，配套設(shè)備的不完善還會(huì)直接影響信息化系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作者的信息技術(shù)使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

2.2檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏

但從目前檔案工作開展情況來看，多數(shù)檔案管理人員非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，缺乏一定的專業(yè)管理能力。其次，檔案管理人員存在老齡化的現(xiàn)象，信息化意識(shí)薄弱，仍然習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理模式，難以適應(yīng)信息化技術(shù)下的檔案管理工作。再次，有的檔案工作人員工作認(rèn)識(shí)不到位，工作態(tài)度不端正，一定程度影響了檔案管理的質(zhì)量。綜上，由于檔案管理隊(duì)伍人才建設(shè)存在差距，無法高質(zhì)量地開展檔案工作的信息化建設(shè)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理水平的提升[1]。

2.3仍缺少檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

大多數(shù)單位在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，往往只是對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單運(yùn)用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關(guān)單位進(jìn)行模仿，沒有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實(shí)際需要，脫離實(shí)際，所創(chuàng)建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，沒有構(gòu)成科學(xué)、合理的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體制，單位也沒有制定出切實(shí)有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設(shè)缺少參考條件和限制規(guī)定。

3檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

3.1完善配套制度

配套制度作為各級(jí)職工干部共同落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級(jí)職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對(duì)各項(xiàng)工作的具體落實(shí)，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)任務(wù)的自覺性。此外，針對(duì)建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者還要建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將其細(xì)化到具體的操作上，增強(qiáng)各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)工作的積極性。同時(shí)，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實(shí)定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設(shè)任務(wù)的完成情況，之后再將檢查評(píng)估結(jié)果計(jì)入到個(gè)人績(jī)效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設(shè)工作的準(zhǔn)確落實(shí)[2]。

3.2提高檔案管理人員的專業(yè)技能

目前，我國(guó)檔案管理工作中，仍然是以檔案管理人員為主體，檔案管理人員的專業(yè)水平制約著檔案管理水平和管理效率。從現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍來看，多數(shù)管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，專業(yè)技術(shù)水平低下，無法適應(yīng)信息化建設(shè)下的檔案管理工作。提升事業(yè)單位管理人員的專業(yè)化水平，能夠有效推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。事業(yè)單位要重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，通過開展專題培訓(xùn)班，組織赴外參加檔案管理交流活動(dòng)等，多措并舉提升檔案管理人員的專業(yè)技能，建設(shè)一支高水平的檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升。

3.3促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的完善

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善，保障后續(xù)的管理工作水平得以提升，廣大事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際制定完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)該有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案相關(guān)的信息展開規(guī)范完整的管理，及時(shí)更新檔案資料，保障相關(guān)信息檢索的精準(zhǔn)性。其次，明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，完善自身的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)[3]。

3.4電子檔案的開發(fā)利用

促進(jìn)紙質(zhì)檔案資源的轉(zhuǎn)化不是檔案信息化管理的核心目標(biāo)，對(duì)電子檔案材料進(jìn)行科學(xué)深入地開發(fā)利用，充分發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值，這才是檔案信息化管理的根本目的所在。推進(jìn)信息化管理，深入開發(fā)數(shù)字檔案資源，就應(yīng)當(dāng)深入研究電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，唯有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的共享與高效利用，所以應(yīng)盡快做好此項(xiàng)工作。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相應(yīng)的解決措施進(jìn)行分析后，可以更好的對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，通過檔案配套制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完善等提高檔案信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯蘇珊.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討[J].蘭臺(tái)世界，2020（S1）：72.

[2]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（34）：294—295.

[3]呂雅暉.闡述新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].才智，2019（16）：230.