基于大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)研究

汪嶸明

摘要：互聯(lián)網(wǎng)3.0時代到來的標志是大數(shù)據(jù)云計算，這為以往數(shù)據(jù)儲存帶來了革命性的創(chuàng)新，推動各行各業(yè)轉(zhuǎn)型升級的步伐更快。文章從大數(shù)據(jù)云計算的概念出發(fā)，對比了大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)支持下的辦公系統(tǒng)與傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)模式的差異，指出了其獨特的優(yōu)越性。并全面分析了該技術(shù)支撐下的辦公系統(tǒng)的核心功能和核心技術(shù)。對于基于大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)的研究具有參考意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);云計算;智能辦公;企業(yè)管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的日益成熟，智能手機的不斷普及，使得基于大數(shù)據(jù)和云計算為基礎(chǔ)的海量數(shù)據(jù)應用越來越多地在各行各業(yè)出現(xiàn)。這其中2020年新冠肺炎病毒疫情歲末年關(guān)在全國的蔓延，由于非常時間推遲了正常上班的時間，因此居家辦公成為人們工作的新選擇，使得以釘釘、騰訊企業(yè)微信為代表的云辦公軟件進一步得到普及。與傳統(tǒng)的辦公形態(tài)不同的是，大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了計算機與移動智能終端的有機融合，可以實現(xiàn)基于4G、5G信息通訊技術(shù)支撐下的大數(shù)據(jù)技術(shù)的海量儲存，云計算的智能操作和視頻會議、即時在線溝通下的信息無縫交流溝通，大大提高了網(wǎng)絡辦公的便捷性和高效性。

一、大數(shù)據(jù)云計算的基本概念闡述

大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)儲存技術(shù)不斷發(fā)展進步之后，基于萬物互聯(lián)機制下海量信息的輕量化，集中化，云端化存儲新形態(tài)。其包含三個特點，一是數(shù)據(jù)量大，相比較傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理工具只能按照GB、TB級別的數(shù)據(jù)而言，大數(shù)據(jù)儲存量可以達到PB甚至ZB級別。二是速度快，無論是儲存速度還是提取速度都能夠與當?shù)刈羁斓?G寬帶流量匹配。三是數(shù)據(jù)類型多樣化。

而云計算是為我們互聯(lián)網(wǎng)運用提供便捷化智能操作的重要技術(shù)支持，他可以把海量復雜的大數(shù)據(jù)通過簡單的操作界面，以幾毫秒的速度留給后臺云計算系統(tǒng)，從而給用戶帶來便捷高效的操作體驗。

二、大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的比較分析

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公系統(tǒng)只屬于幫助員工減少繁重的工作負擔，卻無法形成資源共享，執(zhí)行合力之目的。再加上其建設(shè)費用高昂，維護成本巨大，而且企業(yè)內(nèi)部之間的信息數(shù)據(jù)的兼容性差，導致工作效率低。再加上建設(shè)方式比較需要大量依賴固定服務器，使得建設(shè)場地面積大，后期的服務器維護成本也十分驚人。

而大數(shù)據(jù)云計算下的辦公系統(tǒng)的本質(zhì)是企業(yè)工作內(nèi)容的集中整合和工作流程的有序理順，隨著云計算進入普及化階段，在其支撐下的辦公系統(tǒng)具有計算能力強，儲存數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)丟失風險小等優(yōu)勢。另外，大數(shù)據(jù)云儲存帶來的超大數(shù)據(jù)容載可以讓辦公系統(tǒng)同時實現(xiàn)數(shù)十萬幾倍，百萬級別的同時在線并發(fā)，并保證系統(tǒng)的超高流暢度。

三、基于大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢分析

大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)可以將各部門、各崗位的工作集中統(tǒng)一到這個平臺上進行辦公運作，這樣打破了部門之間，員工之間，領(lǐng)導與下屬的溝通壁壘，讓公司的運作更加統(tǒng)一化、規(guī)范化和高效化。具體優(yōu)勢體現(xiàn)在以下三點。

（一）辦公程序流程的規(guī)范化讓工作更有序

首先，公司的整個工作流程可以融入到系統(tǒng)之中，讓公司的運營管理呈現(xiàn)出扁平化特征，即各級部門的工作流程經(jīng)過程序固有的設(shè)置之后，就必須按照既定流程一步一步操作，這樣就避免了越級運作，不經(jīng)過領(lǐng)導同意違規(guī)審批文件漏洞。其次，各個部門，各個崗位在辦公系統(tǒng)的設(shè)置下，必須各司其職，積極履行，因為在系統(tǒng)環(huán)境下形成的協(xié)同工作氛圍，其中任意一個環(huán)節(jié)不到位，就會直接讓工作進展不下去，導致公司運營出現(xiàn)障礙。再次，辦公系統(tǒng)可以與公司的考勤系統(tǒng)、工作績效系統(tǒng)等無縫銜接，讓公司在一個相對透明公平的工作環(huán)境中辦公。

（二）辦公技術(shù)的智能化讓工作更有效

大數(shù)據(jù)云計算辦公可以實現(xiàn)公司資源的全面共享，實現(xiàn)基于視頻會議、即時信息等方式打破時空局限的工作無縫式交流，而且所有的公司員工都可以根據(jù)自身在辦公系統(tǒng)中的權(quán)限來獲取與自己工作和職位相符合的信息內(nèi)容，可以讓員工更加全面深入地了解公司，避免了信息孤島的出現(xiàn)。

云計算大數(shù)據(jù)辦公系統(tǒng)是無紙化辦公的一次技術(shù)性的突破，因為其可以將工作實現(xiàn)線上開展，各種工作程序都可以通過云計算的智能化系統(tǒng)來實現(xiàn)，因此可以節(jié)省公司因工作溝通帶來的通訊成本和辦公用具成本。除此之外，員工可以通過智能辦公系統(tǒng)來建立科學合理的文件目錄，通過有序的儲存，可以方便日后的檢索查找，減少時間消耗。

（三）辦公技術(shù)的即時化可以讓公司執(zhí)行力更強

辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲存的全面性，和更新的及時性，所有部門崗位的工作情況都能夠在其中得到體現(xiàn)，這就非常方便管理層隨時了解公司整體業(yè)務、財務、人事等運作情況，隨時查閱某個項目的進展，某個部門的工作成果，某個人在某一天的工作內(nèi)容，從而可以讓管理層精準掌控企業(yè)整體發(fā)展態(tài)勢，并為公司科學合理地制定決策提供現(xiàn)實依據(jù)。

四、基于大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)分析

（一）企業(yè)私有云平臺

企業(yè)私有云是企業(yè)讓自己的信息數(shù)據(jù)單獨儲存在自己構(gòu)建的云平臺形式，這樣做可以讓企業(yè)保證數(shù)據(jù)的機密性，同時也能為員工提供與辦公系統(tǒng)融合的接口。常見的形式是直接購買屬于自己云儲存服務器，然后將辦公計算機與服務器融合，就能夠?qū)崿F(xiàn)相互兼容直接開始工作。私有云在互聯(lián)網(wǎng)安全防護中有著公有云服務不具備的技術(shù)安全性，因此企業(yè)可以直接部署在自己的機房之中，用自己的防火墻來防止各種網(wǎng)絡干擾和沖擊，有更高的安全性，也更容易管理。在用戶體驗方面，私有云可以直接與企業(yè)的局域網(wǎng)聯(lián)接，在設(shè)置防火墻保證安全的前提下，企業(yè)員工不需登錄云端界面，而是可以直接進步云中查找資料，下載文件。在企業(yè)流程管理中，私有云由于是完全獨立的運作，不會受到其他企業(yè)的云端儲存數(shù)據(jù)的影響，因此，對企業(yè)的其他計算機運用系統(tǒng)影響很小。如果大型企業(yè)的信息數(shù)據(jù)管理不流暢，那么就很容易帶來信息數(shù)據(jù)的混亂，導致企業(yè)管理陷入無序，失效的狀態(tài)，將會給企業(yè)帶來很大的不利。

（二）虛擬化技術(shù)

虛擬化技術(shù)是美國IBM公司在20世紀60年代研究出來的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新應用，其技術(shù)突破點在于把服務器、存儲、網(wǎng)絡和物理設(shè)備由原來的各自一體實現(xiàn)了有效融合。而在大數(shù)據(jù)云計算的環(huán)境之中，計算機應用領(lǐng)域的虛擬技術(shù)成為了系統(tǒng)集成解決方案，在系統(tǒng)維護中可以直接對計算機設(shè)備開展硬件維護和軟件升級，而不必影響用戶的體驗感。除此之外，虛擬技術(shù)可以實現(xiàn)分布在各個區(qū)域之中的物理服務器的網(wǎng)絡連接，形成一個整體，從而提高儲存資源的利用效率進而減少運營成本。同時還可以用系統(tǒng)在計算機桌面的虛擬化技術(shù)來提供多元化的基礎(chǔ)設(shè)施服務。計算機的虛擬化技術(shù)主要分為以下三部分。

一是計算機硬件的虛擬化，這個可以形象地比作信息儲存從物理化的硬盤到虛擬化的云服務的轉(zhuǎn)移。企業(yè)要根據(jù)自己信息數(shù)據(jù)的大小來決定選擇哪種方案，比如如果用虛擬機，就要不能使用負載均衡。二是軟件虛擬化，主要指應用程序與計算機或移動智能終端相互聯(lián)系又互為獨立的關(guān)系。通過軟件的虛擬化，可以讓應用程序結(jié)束之后，用戶的程序在程序中的數(shù)據(jù)就會自動上傳儲存到服務器中，并且備份，這樣就不會出現(xiàn)服務器丟失的情況。三是系統(tǒng)虛擬化，指的是在計算機上面安裝的虛擬機的操作系統(tǒng)不受物理硬件架構(gòu)的影響，可以實現(xiàn)辦公系統(tǒng)軟件的使用。

（三）大數(shù)據(jù)云儲存技術(shù)

企業(yè)海量的信息數(shù)據(jù)的儲存會讓物理儲存器的設(shè)備規(guī)模不斷擴大，因而帶來管理上的負擔和安全上的風險。大數(shù)據(jù)云計算則為信息儲存提供了新的解決思路和方向，成為如今大型企業(yè)進行數(shù)據(jù)存儲的主流策略。在大數(shù)據(jù)云儲存的技術(shù)條件下，廣域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接，即所謂的“云”，就形成了一個具有儲存結(jié)構(gòu)形態(tài)的系統(tǒng)，用戶只需要一根網(wǎng)線就能夠?qū)崿F(xiàn)從云儲存中開展數(shù)據(jù)訪問工作。

五、基于大數(shù)據(jù)云計算辦公系統(tǒng)的主要功能結(jié)構(gòu)分析

（一）員工辦公管理功能

員工辦公管理指的是個人的日常工作事務安排，這種安排有四個層級，一是個人在系統(tǒng)中的信息設(shè)置可以進行填寫和修改。二是可以比較直觀地看到每一天的工作任務內(nèi)容，包括郵件，消息，日程安排，辦公任務等內(nèi)容，這就要求系統(tǒng)能夠在用戶登錄之后，可以在主界面中進行合理的消息提醒。三是工作日志的使用要做到根據(jù)自己的權(quán)限能夠充分運用，讓領(lǐng)導、同事和自己能夠看到屬于自己崗位職責范圍內(nèi)的公司內(nèi)容。

（二）公共信息管理功能

公共信息管理是公司提供的在辦公系統(tǒng)中進行信息發(fā)布與共享的機制。主要分為三個部分，一是全員都能夠查閱的公共信息內(nèi)容，比如公司新聞和領(lǐng)導講話。二是員工可以在系統(tǒng)中進行自由的交互溝通，比如在系統(tǒng)中設(shè)置一個論壇，在論壇中開辟若干個主題版塊，每個版塊設(shè)置版主來管理發(fā)布的內(nèi)容。三是員工可以在系統(tǒng)的資源共享項目中學習各類知識。

（三）公文流程管理功能

公文是企業(yè)部門之間和員工之間進行工作交接互動的重要媒介渠道，是部門團隊分步驟分任務完成某一項業(yè)務的完整工作閉環(huán)。它由企業(yè)管理層或部門領(lǐng)導發(fā)起，經(jīng)過各個部門的知會簽署，然后發(fā)布文件，讓員工接受任務，各自完成工作中的任務然后提交工作總結(jié)，最終由部門審核結(jié)果。其管理功能包含發(fā)文管理、收文管理、業(yè)務流程三個部分。

（四）行政審批管理功能

行政審批是企業(yè)領(lǐng)導在辦公系統(tǒng)中執(zhí)行決策權(quán)的窗口，是相關(guān)管理人員對部下員工提交的諸如工作申請，相關(guān)資料的調(diào)用，出差業(yè)務的執(zhí)行的帶有管理權(quán)限的回復。具體包含以下三個方面：對公司的新業(yè)務或新項目可以按照辦公事項進行發(fā)起流程，指派任務，監(jiān)督審核，結(jié)果評測的工作任務之部署。二是能夠?qū)崿F(xiàn)按照常用的審批表單，審批模板來開展一對多的數(shù)據(jù)管理。三是針對員工的辦公事務申請，可以實現(xiàn)各部門之間在辦公系統(tǒng)上的順利執(zhí)行，按照既定的流程來推動辦公事務的落實。而管理者只需要根據(jù)申請具體內(nèi)容進行簽署即可，這就是線上辦公申請流程，可以減少員工的時間成本。

六、結(jié)語

大數(shù)據(jù)云計算強大的數(shù)據(jù)儲存，容載和傳輸能力，將使得企業(yè)辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)信息更加安全化，系統(tǒng)運載更加流暢化的特點，將會成為未來在線辦公的主流。

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（作者單位：昆明理工大學津橋?qū)W院）