應(yīng)用預(yù)先危險(xiǎn)分析 加強(qiáng)檔案安全管理

馬淑芳

（河北省軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所 河北石家莊 050061）

在檔案安全管理中運(yùn)用預(yù)先危險(xiǎn)分析的優(yōu)勢(shì)

識(shí)別危險(xiǎn)。檔案安全逐步轉(zhuǎn)化為信息安全，是對(duì)信息安全系統(tǒng)的完善、規(guī)范，然而，系統(tǒng)受人、機(jī)、環(huán)境等因素的威脅，都可能造成安全事故的發(fā)生?？梢哉f在這個(gè)系統(tǒng)中，不同的檔案館所面臨的安全問題也不同，所處地域環(huán)境差異、安全設(shè)備差異、人員水平差異等都是直接因素。應(yīng)用預(yù)先危險(xiǎn)分析法，可以全面、科學(xué)、準(zhǔn)確地辨識(shí)各種危險(xiǎn)，從危險(xiǎn)源查詢危險(xiǎn)因素，結(jié)合檔案安全管理制度采取相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)信息安全、實(shí)際安全存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，從而做到有效預(yù)防。

確定重點(diǎn)安全防控部位。在檔案安全管理中采用預(yù)先危險(xiǎn)分析法，有助于檔案館識(shí)別檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，可以幫助檔案館預(yù)判危險(xiǎn)因素，關(guān)鍵時(shí)刻還可以羅列出需要安全防范的重點(diǎn)部位，以便更好地降低風(fēng)險(xiǎn)。通常情況下，預(yù)先危險(xiǎn)分析可以通過檔案的重要程度來確定安全防控輕重級(jí)別，根據(jù)檔案價(jià)值歸為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)，重點(diǎn)分析這些關(guān)鍵部位，確定重點(diǎn)防控目標(biāo)。安全防護(hù)中，重點(diǎn)對(duì)防控薄弱部位加大防控力度，強(qiáng)化預(yù)防措施。由于檔案館所處地理環(huán)境、氣候、建設(shè)等不同，所以防控重點(diǎn)也大相徑庭，如若線路老化，就要全面徹查；如若檔案霉變，就要定期檢查，必須因時(shí)、因地、因館而異，只有這樣才能提高檔案安全管理質(zhì)量。

有限選擇預(yù)防措施。識(shí)別和確定風(fēng)險(xiǎn)之后，整合檔案安全資源，進(jìn)行檔案安全防護(hù)。采用預(yù)先危險(xiǎn)分析法，可以預(yù)判系統(tǒng)中可能存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)此風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析、分級(jí)，依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)大小制定相應(yīng)的預(yù)防方案，使檔案安全資源得到有效合理配置，經(jīng)過精密的設(shè)計(jì)、科學(xué)的管理，選擇最佳預(yù)防方案，進(jìn)而從根本上消除危險(xiǎn)，規(guī)避事故。與此同時(shí)，對(duì)檔案安全體系進(jìn)行排序，制定防控原則，在條件滿足的情況下安排事故防控，從而達(dá)到最高的防護(hù)效果。

總之，預(yù)先危險(xiǎn)分析可以充分了解可能出現(xiàn)的安全危險(xiǎn)，找出消除或減輕事故危險(xiǎn)的控制措施，對(duì)每一種可能發(fā)生的事故做到提前防范，嚴(yán)密控制，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和破壞程度。

預(yù)先危險(xiǎn)分析在檔案安全管理中的應(yīng)用流程

制定預(yù)先危險(xiǎn)列表

預(yù)判之前收集安全信息，以列表的形式體現(xiàn)出來。制定預(yù)先危險(xiǎn)列表是對(duì)安全問題的一種初判行為，是對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)、辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)的一種分析方法，可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到危險(xiǎn)可能帶來的后果。在構(gòu)建預(yù)先危險(xiǎn)列表過程中，需要相關(guān)人員積極參與其中，尤其是經(jīng)驗(yàn)特別豐富的一線檔案工作者、分析專家，有助于在最短的時(shí)間內(nèi)辨識(shí)檔案系統(tǒng)存在的潛在危險(xiǎn)以及其他不同等級(jí)的危險(xiǎn)。成立分析團(tuán)隊(duì)，對(duì)于這些組員而言，既要掌握風(fēng)險(xiǎn)管理方面的知識(shí)，還要熟悉系統(tǒng)存在的各種危險(xiǎn)，結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過專業(yè)的知識(shí)、技能調(diào)研分析，與類似系統(tǒng)曾經(jīng)有過的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行對(duì)比討論，從而發(fā)現(xiàn)并指出可能導(dǎo)致事故的危險(xiǎn)因素。

預(yù)先危險(xiǎn)分析的步驟

第一，確定危險(xiǎn)源。查詢系統(tǒng)中可能存在的危險(xiǎn)源頭，這一階段在預(yù)先危險(xiǎn)分析步驟中非常關(guān)鍵。要認(rèn)真仔細(xì)徹底查找根源，并詳細(xì)分析，全面準(zhǔn)確確定危險(xiǎn)等級(jí)，進(jìn)而有針對(duì)性地加以防范。危險(xiǎn)源的確定需要查詢?nèi)藛T具有極強(qiáng)的辨識(shí)能力，不僅要工作經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)水平高超，還要有實(shí)地考察能力，參考以往相關(guān)資料，分析同類問題，最終全面認(rèn)清可能造成系統(tǒng)危害的根源。

第二，劃分危險(xiǎn)等級(jí)。為加強(qiáng)檔案管理，必須分清檔案危險(xiǎn)的輕重緩急，對(duì)確定的危險(xiǎn)源進(jìn)行等級(jí)評(píng)估，按照從重到輕4個(gè)級(jí)別的順序排列，為日后處理提供保障，對(duì)于等級(jí)越高的危險(xiǎn)越要提高風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

第三，制定預(yù)防危險(xiǎn)措施。危險(xiǎn)源識(shí)別以后，根據(jù)嚴(yán)重程度做出相應(yīng)的防控措施，將危險(xiǎn)降低到最低。依據(jù)危險(xiǎn)等級(jí)制定預(yù)防方案，如若危險(xiǎn)可接受，就客觀接受；如若危險(xiǎn)不可接受，則需要規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于無可規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的防控措施，由負(fù)責(zé)改進(jìn)措施的部門選取最佳預(yù)防措施，將損失降到最低。

第四，構(gòu)建預(yù)先危險(xiǎn)分析文檔。對(duì)每一個(gè)預(yù)先危險(xiǎn)分析流程的資料進(jìn)行整理、保存，并與最后的分析結(jié)果形成文檔，為以后檔案安全管理提供借鑒、參考依據(jù)。文檔內(nèi)容包括：匯總分析結(jié)果、收集的歷史檔案、防控措施所對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)、同類問題的安全隱患分析、安全設(shè)備的故障處理等等。對(duì)上述文檔進(jìn)行梳理、整合、優(yōu)化，以工作表的形式體現(xiàn)，并做出科學(xué)、合理的結(jié)論。

預(yù)先危險(xiǎn)分析在檔案安全管理中的應(yīng)對(duì)措施

遵循科學(xué)原則。從宏觀角度分析，預(yù)先風(fēng)險(xiǎn)分析是安全評(píng)價(jià)的一種，主要是為下一步的防控提供初步的風(fēng)險(xiǎn)信息、建議和指導(dǎo)。為了讓防控措施更加有力有效，需要高效地收集大量數(shù)據(jù)為依據(jù)，但有時(shí)數(shù)據(jù)收集比較片面；對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的判定，往往需要檔案人員具有豐富的經(jīng)驗(yàn)才能更加準(zhǔn)確的判斷，而這些經(jīng)驗(yàn)又往往受檔案人員的主觀能動(dòng)性、意識(shí)能動(dòng)性的影響，但主觀性極強(qiáng)的判斷無法作為最佳風(fēng)險(xiǎn)防范措施使用。因此，在檔案安全管理中，預(yù)先風(fēng)險(xiǎn)分析法需要遵循科學(xué)性原則。要求在實(shí)施操作過程中，要結(jié)合檔案建設(shè)環(huán)境、地域氣候、設(shè)備安全等方面實(shí)際情況考慮，盡可能兼顧安全技術(shù)、安全管理、一線檔案人員等共同參與到預(yù)先危險(xiǎn)分析中，盡可能消除個(gè)人主觀意識(shí)干擾，讓分析更接近風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際情況，在相互協(xié)調(diào)、不斷修正的基礎(chǔ)上，制定一套完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)防控措施，將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

動(dòng)態(tài)分析檔案安全管理。檔案安全系統(tǒng)影響因素較多，而且變化無窮。為此，預(yù)先危險(xiǎn)分析需要在分析過程中，對(duì)動(dòng)態(tài)的影響因素加以考慮，對(duì)檔案安全管理存在的問題以動(dòng)態(tài)形式解決。目前，檔案安全管理已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)化為對(duì)信息安全的管理，在進(jìn)行預(yù)先危險(xiǎn)分析時(shí)，宏觀的、微觀的檔案安全系統(tǒng)變化都要進(jìn)行實(shí)時(shí)考慮，才能做出與實(shí)際相吻合的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)分析。

結(jié)合其他分析方法。預(yù)先危險(xiǎn)分析的最終目的是對(duì)危險(xiǎn)進(jìn)行的一種辨識(shí)、消除、控制，從而將風(fēng)險(xiǎn)降低到最小，保障檔案系統(tǒng)更具安全性。一個(gè)完整安全的系統(tǒng)，需要通過多方面綜合管理才能實(shí)現(xiàn)。預(yù)先危險(xiǎn)分析受多方面因素之間的相互影響，在構(gòu)建系統(tǒng)安全方案之前，需要充分考慮系統(tǒng)所能接受的最大風(fēng)險(xiǎn)狀況。除此之外，系統(tǒng)安全分析還有安全檢查表分析、故障類型與影響及危險(xiǎn)度分析、系統(tǒng)可靠性分析等等分析法，在預(yù)先危險(xiǎn)分析前，可以借鑒、參考其他分析方法，結(jié)合定量、定性分析大量收集檔案風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)驗(yàn)，從而以規(guī)范化、高效化的形式分析檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，并加以防范。