淺談高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理

謝真珍

[摘 要]高校教學(xué)檔案十分重要，但檔案資料的收集、分類、編碼、存放等工作十分煩瑣。在信息化背景下，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。高校教學(xué)檔案管理利用現(xiàn)代化技術(shù)，采取數(shù)字化管理方式，可以大大提高工作質(zhì)量和效率，提高高校教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化?；诖?，本文以數(shù)字化管理為切入點(diǎn)，結(jié)合高校教學(xué)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容，探討高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理策略，以期為高校教學(xué)檔案管理提供參考。

[關(guān)鍵詞]高校;教學(xué)檔案;數(shù)字化管理;特點(diǎn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.090

[中圖分類號(hào)]G647.24;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）20-0-02

1? ? ?高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理特點(diǎn)

數(shù)字化管理是高校教學(xué)檔案管理的大勢(shì)所趨，在高校教學(xué)檔案管理中具有巨大的優(yōu)勢(shì)。其中，高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理主要呈現(xiàn)三大特點(diǎn)，分別是數(shù)字化歸檔、虛擬化平臺(tái)和數(shù)據(jù)化信息，具體內(nèi)容如下。

1.1? ?數(shù)字化歸檔

對(duì)于高校教學(xué)檔案管理而言，數(shù)字化管理就是在教學(xué)檔案中利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行的管理。其中，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔也不可避免地打上了數(shù)字化的烙印。所謂歸檔，就是教學(xué)檔案的存檔工作，在數(shù)字化管理的作用下，經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案室或檔案館保存，使高校教學(xué)檔案管理更加便捷，便于統(tǒng)一管理和控制。由于歸檔工作中涉及很多原始性的資料，通過(guò)數(shù)字化歸檔以數(shù)字文件的方式保存，更有利于長(zhǎng)時(shí)間存放。

1.2? ?虛擬化平臺(tái)

高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理建立在虛擬化平臺(tái)上，依托虛擬化平臺(tái)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，有利于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理數(shù)字化。一般來(lái)說(shuō)，高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理工作并不是某個(gè)學(xué)科的教學(xué)檔案，而是各個(gè)學(xué)科、院系的教學(xué)檔案資料，都交由檔案管理部門管理。數(shù)字化管理通過(guò)虛擬化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的整合，使管理覆蓋各個(gè)學(xué)科和院系。

1.3? ?數(shù)據(jù)化信息

在數(shù)字化管理中，高校教學(xué)檔案以數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)檔案信息，無(wú)論是紙質(zhì)文檔還是照片檔案、視音頻檔案，都轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息，以數(shù)據(jù)報(bào)表的形式進(jìn)行記錄、查詢、存儲(chǔ)。高校教學(xué)檔案管理通過(guò)收集、整理、記錄、分析數(shù)據(jù)，以數(shù)據(jù)作為教學(xué)檔案的重要參考指標(biāo)，使教學(xué)檔案直觀展現(xiàn)。不僅如此，在數(shù)字化管理的作用下，高校教學(xué)檔案簡(jiǎn)潔、明確、高效，這種現(xiàn)代化的管理方式，日益成為檔案管理者的得力助手。

2? ? ?高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理策略

數(shù)字化管理的重要性不言而喻，教學(xué)檔案作為高校檔案管理的重要內(nèi)容，教學(xué)資料較多，教學(xué)重要文件也較多，應(yīng)用數(shù)字化管理方式需要一定的技巧和方法，具體的應(yīng)用策略如下。

2.1? ?加強(qiáng)數(shù)字化管理意識(shí)

高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理必須具有數(shù)字化管理意識(shí)，也就是說(shuō)，在高校教學(xué)檔案管理工作中要體現(xiàn)數(shù)字化管理意識(shí)，并將數(shù)字化管理方式運(yùn)用到具體的教學(xué)檔案管理事項(xiàng)中。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視數(shù)字化管理的作用，在高校檔案管理中強(qiáng)調(diào)數(shù)字化管理的重要性，加大對(duì)數(shù)字化管理的宣傳和引導(dǎo)力度，為實(shí)施數(shù)字化管理奠定思想基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)。只有將數(shù)字化管理意識(shí)深入人心，才能外化于行，使高校教學(xué)檔案管理在實(shí)踐中游刃有余。目前，筆者所在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視教學(xué)檔案的數(shù)字化管理，公開招標(biāo)數(shù)字化公司，部門人員配合工作，有序開展數(shù)字化工作。

2.2? ?健全數(shù)字化管理安全體系

利用數(shù)字化手段管理高校教學(xué)檔案時(shí)，存在一些不確定因素，影響教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)安全。因此，為了確保高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的安全，健全數(shù)字化管理安全體系非常必要。在具體做法上，要從高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的全局進(jìn)行部署，做好教學(xué)檔案數(shù)字化管理的頂層設(shè)計(jì)工作，從統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)檔案數(shù)字化管理規(guī)劃到數(shù)字化管理安全目標(biāo)細(xì)分以及數(shù)字化管理安全管理機(jī)制建立等。一方面，加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的軟硬件監(jiān)管，加強(qiáng)數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件的安全管理，加強(qiáng)安全技術(shù)保障，如利用多級(jí)權(quán)限設(shè)置及密碼管理等，避免教學(xué)檔案數(shù)據(jù)非法訪問(wèn)、篡改及破壞等，而硬件安全管理則需要聯(lián)合高校內(nèi)部的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，制定設(shè)備故障、損害以及載體破壞的預(yù)防性措施，做好教學(xué)檔案數(shù)字化備案工作;另一方面，加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的安全監(jiān)督檢查，設(shè)置專人專職對(duì)高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的安全狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，確保教學(xué)檔案的安全性和保密性。

2.3? ?完善數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施

完善數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施是高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的有力舉措，通過(guò)配備高校教學(xué)檔案管理數(shù)字化設(shè)施，能夠滿足當(dāng)前高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的需要，提高高校檔案管理的先進(jìn)性和現(xiàn)代化水平，使高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理起到事半功倍的效果。在具體做法上，高校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的投入，考慮到數(shù)字化管理對(duì)軟件和硬件要求較高，所以高校應(yīng)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面進(jìn)行數(shù)字化管理扶持，如高速掃描儀、相機(jī)等;存儲(chǔ)設(shè)備，如存儲(chǔ)器、硬盤等;網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如服務(wù)器、交換機(jī)等;軟件系統(tǒng)以及數(shù)字化加工軟件、檔案管理系統(tǒng)等。做好軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的保障工作，能夠確保高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的有效性?，F(xiàn)階段，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視下，高校數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，為檔案館教學(xué)檔案數(shù)字化招標(biāo)和設(shè)備更新增添物力財(cái)力，為高校檔案數(shù)字化管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.4? ?提高數(shù)字化管理人員水平

在高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中，檔案管理人員的水平提升應(yīng)具有長(zhǎng)期性，不斷提高專業(yè)能力，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，隨著數(shù)字化管理應(yīng)用不斷更新，以滿足數(shù)字化管理的需要，更好地推進(jìn)數(shù)字化管理工作在高校教學(xué)檔案管理中深入發(fā)展。要想提高數(shù)字化管理人員水平，可以從兩個(gè)方面入手：一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有教學(xué)檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)和數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)，通過(guò)定期或不定期開展以“數(shù)字化應(yīng)用”為主題的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，對(duì)接數(shù)字化管理的前沿知識(shí)，了解當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢(shì)，以更好地優(yōu)化教學(xué)檔案管理人員的數(shù)字化管理專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高技能水平，提升數(shù)字化管理質(zhì)量;另一方面，聘請(qǐng)行業(yè)專家來(lái)校講座，對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，使他們不斷深入研究，滿足檔案信息的多層次需求，具體表現(xiàn)為高校教學(xué)檔案管理人員能夠盡快熟悉電子文件加工歸檔和服務(wù)流程，順利完成檔案編碼、歸類、排序等一系列操作任務(wù)，健全檔案門類，加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

2.5? ?挖掘潛力，“向科技要效率”

科學(xué)技術(shù)就是生產(chǎn)力，高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理潛力巨大，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過(guò)程中，高校需要應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，最大限度地利用數(shù)字化管理方式提高高校教學(xué)檔案管理的有效性?？萍假x能之下的高校教學(xué)檔案管理，開啟了數(shù)字化發(fā)展的新時(shí)代，通過(guò)技術(shù)架構(gòu)優(yōu)化可以支撐數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并以用戶使用需求為導(dǎo)向，建立智能化教學(xué)檔案管理平臺(tái)，不斷完善系統(tǒng)細(xì)節(jié)，跟蹤測(cè)試，讓教學(xué)檔案數(shù)字化管理符合高校的實(shí)際需求，對(duì)內(nèi)管理與對(duì)外分享更加合理化，進(jìn)一步體現(xiàn)“向科技要效率”。人工智能技術(shù)在各個(gè)方面都占據(jù)著絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，高校教學(xué)檔案管理也是如此，應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，正是“向科技要效率”的表現(xiàn)。

在具體做法上，高校應(yīng)在數(shù)字化檔案服務(wù)中引進(jìn)全新的技術(shù)，如人工智能技術(shù)，通過(guò)模仿人的大腦運(yùn)行與使用機(jī)制解釋和處理檔案管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)元網(wǎng)絡(luò)，并用來(lái)傳遞信息，分析圖像、聲音和文字。需要注意的是，人工智能檔案管理系統(tǒng)建設(shè)一般分為3個(gè)階段：一是成長(zhǎng)階段，即設(shè)備選擇;二是起步階段，即系統(tǒng)的技術(shù)支持;三是發(fā)展階段，即數(shù)據(jù)中心、云端、云服務(wù)器的培訓(xùn)與使用。對(duì)于高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理而言，人工智能教學(xué)檔案管理是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，利用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行智能辨別和分類，也可以在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行信息化、智能化的升級(jí)改造或升級(jí)轉(zhuǎn)型，大大提高數(shù)字檔案信息資源的使用率。

3? ? ?結(jié) 語(yǔ)

高校檔案紛繁復(fù)雜、類別眾多，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理成為教學(xué)檔案管理的必經(jīng)之路。數(shù)字化管理方式非常方便，還省時(shí)省力。要想最大限度地發(fā)揮數(shù)字化管理的作用，高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)肯定數(shù)字化管理的作用，深挖數(shù)字化管理在教學(xué)檔案管理中的價(jià)值，從思想領(lǐng)域、安全領(lǐng)域、基礎(chǔ)設(shè)施、管理人員等多方面進(jìn)行優(yōu)化管理，“向科技要效率”，力求最大化發(fā)揮數(shù)字化管理的效能，這樣多措并舉解決數(shù)字化管理中遇到的問(wèn)題，能夠滿足高校檔案海量數(shù)據(jù)管理的需要，促進(jìn)高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理工作取得“質(zhì)”的飛躍。

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[收稿日期]2020-09-11