淺談基層檔案規(guī)范化管理

王緒嬌

檔案資料是準(zhǔn)確反映一個單位從籌建以來各個時期各項(xiàng)工作從無到有、各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)由弱到強(qiáng)以及各種重大事件的歷史記錄和真實(shí)寫照。一部圖文并茂、設(shè)置科學(xué)、資料收集整理全面、完整、準(zhǔn)確、及時、保存完好的檔案資料，不但是寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，而且對事業(yè)的長遠(yuǎn)建設(shè)和發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義。因此，檔案管理工作也越來越受到各基層單位的高度關(guān)注。

下面以嶗山風(fēng)景區(qū)基層檔案管理工作為例，淺談一點(diǎn)思考。

基層檔案管理的意義及作用

檔案是歷史的真憑實(shí)證，它是在社會實(shí)踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，是最可靠的歷史憑證。嶗山風(fēng)景區(qū)基層管理處檔案是整個景區(qū)檔案的重要組成部分，是嶗山風(fēng)景區(qū)在管理、發(fā)展、服務(wù)過程中產(chǎn)生的最真實(shí)、最直接、最基層的記錄，是嶗山風(fēng)景區(qū)的寶貴信息資源，也是景區(qū)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對于研究嶗山發(fā)展歷史、傳承社會文明具有十分重要的意義。

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，景區(qū)基層檔案記錄著景區(qū)發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是第一手的參考材料，它可以為日常工作提供備查的依據(jù)。管理處負(fù)責(zé)人了解單位整體狀況，適時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略需要?dú)v史檔案作參考，單位管理層做方案、定制度往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或數(shù)據(jù)對比，沒有檔案就無法實(shí)施，所以單位的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作?！安焱獊?，視茲故帙”，是對檔案的參考作用的高度概括。

嶗山風(fēng)景區(qū)每一個部門、單位都源源不斷地產(chǎn)生各種檔案，尤其是景區(qū)建設(shè)、道路維修、索道檢測、公廁改造等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、施工、維修過程都離不開檔案，還有一些文件材料，如合同、契約等，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯?？梢哉f沒有檔案寸步難行，建立規(guī)范化檔案工作，對于提升景區(qū)整體管理水平具有十分重要的意義。

基層檔案管理工作中的問題

嶗山風(fēng)景區(qū)檔案管理總體較規(guī)范，但基層單位與部門檔案管理水平參差不齊，發(fā)展不均衡，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

一、對于檔案管理工作的認(rèn)識程度、重視程度不夠，個別管理處領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案管理只是保管工作，其主要任務(wù)不過是保管，只要檔案還在就可以。沒有建立相關(guān)的檔案管理制度，沒有明確領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，從而導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不清、制度不全，更談不上將檔案工作列入議事日程，無法保證檔案的完整與安全。

二、檔案規(guī)范化管理水平不高?；鶎訖n案管理工作中，普遍存在制度建設(shè)缺失，沒有固定的檔案管理人員，或沒有制定檔案管理人員崗位職責(zé)和檔案工作規(guī)范，直接導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理水平較差，大量的檔案管理混亂，以至于資料出錯，檔案管理出現(xiàn)問題。

三、檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備薄弱。有的基層管理處因受辦公場所的限制，沒有建立綜合的檔案室，檔案資料沒有專門的地方放置，有的雖然擁有檔案室，但普遍容量較小，存在保管條件差，設(shè)施配備不全，達(dá)不到“九防”要求等問題，檔案安全管理存在隱患。檔案管理場所得不到重視，安全問題無法得到保障，以至于檔案資料損壞、缺失，最后成為歷史遺留問題，問題難以得到解決。

基層檔案規(guī)范化管理對策

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步提高對基層檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

領(lǐng)導(dǎo)重視，明確責(zé)任。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確專兼職檔案管理人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，把檔案管理納入基層基礎(chǔ)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好落實(shí)。準(zhǔn)確把握檔案管理必須圍繞中心服務(wù)大局這一基本要求，準(zhǔn)確把握好檔案、利用好檔案這一工作主線，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，使檔案管理服從和服務(wù)于工作大局。建立機(jī)構(gòu)、健全網(wǎng)絡(luò)。建立綜合檔案員統(tǒng)籌管理、各部門兼職檔案員分工協(xié)作的管理模式。各部門各司其職，各負(fù)其責(zé)，齊抓共管，密切配合，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)覆蓋到每一個部門、科室。

強(qiáng)化制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源和信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集中、規(guī)范化管理。

制定檔案管理人員崗位職責(zé)和檔案管理工作規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，對照檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔和管理。嚴(yán)格按照各類檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、排列、編號，做到不同類別的檔案不同冊，不同年代的檔案不同盒。規(guī)范編寫案卷目錄，準(zhǔn)確書寫卷內(nèi)目錄，建立全引目錄索引。規(guī)范操作，有序利用，設(shè)立信息系統(tǒng)防火墻、密碼訪問控制，嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，從技術(shù)要求和管理措施兩方面有效保證檔案信息的安全管理。

加大投入，完善設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全管理。

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，為了進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)先安排使用資金，著力加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。大力改善檔案工作硬件設(shè)施，配備標(biāo)準(zhǔn)化檔案專用庫房，購置檔案室一體機(jī)、防磁柜等設(shè)施設(shè)備，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)量充足。加強(qiáng)對檔案的管理，定時檢查分析，確保達(dá)到“九防”要求。制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案，并定期組織有關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)演練，提高對各類應(yīng)急突發(fā)事件的處置能力。

編制檢索工作，強(qiáng)化檔案管理的開發(fā)和利用。

檔案信息開發(fā)利用是檔案工作的落腳點(diǎn)，是檔案管理的目的，為方便檔案的科學(xué)管理和合理利用，更好地為景區(qū)管理工作服務(wù)，首先編制了電子及紙質(zhì)兩套檢索工具，提高了檔案查詢的效率。建立了全宗卷，編寫了《全宗指南》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》等資料。對于各類檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，成立檔案鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定銷毀。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提高檔案管理工作質(zhì)量。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高實(shí)際工作能力。檔案管理人員在上崗前要經(jīng)過實(shí)習(xí)鍛煉，上級業(yè)務(wù)主管部門和專業(yè)人員給予必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，達(dá)到具有獨(dú)立開展工作的能力。加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流，提高檔案管理水平。定期組織開展參觀、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)座談、知識講座等活動，通過多種形式，開展檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流，取長補(bǔ)短，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案管理工作質(zhì)量。加強(qiáng)聯(lián)系溝通，要密切保持與業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系溝通，及時報(bào)告工作情況和信息動態(tài)，積極爭取得到上級業(yè)務(wù)部門的支持和幫助，不斷提高檔案工作規(guī)范化水平。