企業(yè)辦公室系統(tǒng)閉合管理的研究

張有望

（華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠 黑龍江 哈爾濱 150024）

辦公室系統(tǒng)工作主要涵蓋調(diào)研工作、公文材料、接待服務(wù)等方面。在辦公室系統(tǒng)閉合管理模式下，辦公室管理人員應(yīng)制定出完備的管理機制，方可以保障辦公室管理工作有序、高效開展，并為企業(yè)其他管理工作創(chuàng)造良好的條件。

1 企業(yè)辦公室系統(tǒng)閉合管理的重要性

首先，提升辦公室工作成效。辦公室工作往往繁雜多樣，且在聯(lián)結(jié)內(nèi)外工作、協(xié)調(diào)左右方面發(fā)揮著重要的作用。然而，隨著辦公室業(yè)務(wù)量的增加，辦公室管理人員也面臨著較大的工作壓力。通過實施閉合管理，有助于為辦公室工作人員提供安靜的工作環(huán)境，防止工作人員過多收到外界因素的干擾，進而提升辦公室工作效率。

其次，保障辦公室工作信息安全性。相較于開放性的辦公室環(huán)境，員工工作狀態(tài)多被呈現(xiàn)在開放性的視野中。由于缺乏私密性，極易導(dǎo)致辦公室保密性信息被泄漏，進而影響到企業(yè)信息的安全性。辦公室系統(tǒng)閉合管理模式下，每個工作小組可以在相對私密的環(huán)境下工作，進而有效減少了信息外泄風(fēng)險。

2 企業(yè)辦公室系統(tǒng)閉合管理策略

以下內(nèi)容結(jié)合辦公室工作類別，提出了相應(yīng)的閉合管理策略。

2.1 調(diào)研工作閉合管理

2.1.1 提升調(diào)研工作細致性

在調(diào)研工作開始前，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合實際情況，選擇出適宜的調(diào)研方式。比如，融合應(yīng)用隨同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研方式與分管主任帶領(lǐng)秘書專項調(diào)研方式相融合，提升調(diào)研工作的細致性與針對性。在時間緊任務(wù)重的狀況下，則可以靈活應(yīng)用電話調(diào)研、問卷調(diào)研等不同方式。調(diào)研工作結(jié)束后，調(diào)研工作者應(yīng)細致、深入分析各類調(diào)研數(shù)據(jù)信息，以此挖掘出有利信息，并編制成相應(yīng)的工作簡報供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

2.1.2 建立完善的調(diào)研機制與工作方案

充分的調(diào)研準備工作，可以為調(diào)研工作地順利進行奠定堅實的基礎(chǔ)。對于一些重大事項，調(diào)研人員應(yīng)積極收集材料，制定出相應(yīng)的調(diào)研工作方案，進而保障調(diào)研工作的全面性與精準性。其次，積極推行黨政工作計劃機制，將重要文件或者任務(wù)以計劃形式呈現(xiàn)出來，并作出相應(yīng)的工作安排，以此推動各項辦公室工作有序開展。 最后，結(jié)合各項辦公室工作，做好相應(yīng)的工作預(yù)案，并結(jié)合工作具體情況，制定出相應(yīng)的工作要求、工作內(nèi)容或者工作流程等。在工作預(yù)案制定完成后，需提交相關(guān)部門進行審核，審核通過后方可以投入使用。

2.2 公文材料閉合管理

2.2.1 制定完備的工作制度流程

首先，權(quán)責明確，將工作權(quán)責落實到個人。各個公文處理環(huán)節(jié)，均需由專人負責，以此保障處理工作順利進行。通過推行績效掛鉤制度，有效防控公文處理環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者偏差。當發(fā)現(xiàn)失誤時，要找出失誤原因，并制定出相應(yīng)的解決對策。積極采用會簽規(guī)范制度，當報送程序不規(guī)范、會簽手續(xù)缺乏完備性時，應(yīng)將公文及時退回相關(guān)負責部門，并在規(guī)定時間內(nèi)完成公文修訂工作。

其次，高效運用提醒策略。對于大修后的文件，相關(guān)會簽部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成公文審批工作，并強化公文控制力度，保障合規(guī)公文流轉(zhuǎn)速度。

最后，制定完善的文件制發(fā)流程表。在制發(fā)文件前，需要制定一份專門的流程表，以此規(guī)定各個環(huán)節(jié)時限，并促進文件順利流轉(zhuǎn)。

2.2.2 建立完善的公文信息管理體系

快速發(fā)展的信息技術(shù)，已深入到各行業(yè)管理工作中。企業(yè)辦公室系統(tǒng)也應(yīng)該加快信息化建設(shè)，以此有效提升辦公效率與質(zhì)量。企業(yè)辦公室可以積極引入信息化公文處理系統(tǒng)，加強與集團總部辦公室間建立起緊密的聯(lián)結(jié)。依托信息化技術(shù)，可以增加文件傳輸數(shù)量，提升文件傳輸速度，實現(xiàn)高效辦公與無紙化辦公。辦公室公文管理人員應(yīng)及時發(fā)布企業(yè)紅頭文件，以此有效接受大眾監(jiān)督。

2.3 提升接待服務(wù)閉合管理質(zhì)量

2.3.1 提升事前準備工作效率

相關(guān)負責人員接到接待任務(wù)后，要及時聯(lián)系被接待人員，并全面掌握上級領(lǐng)導(dǎo)或者貴賓人數(shù)、身份、日程安排等信息。結(jié)合來訪人員實際情況，科學(xué)合理布置接待氛圍。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)視察工作時，接待氛圍要突出莊重性。貴賓來訪時，接待氛圍要突出隆重性等。此外，結(jié)合被接待人員的切實情況，為其作出相應(yīng)的接待規(guī)化。結(jié)合制定好的接待規(guī)劃，將接待權(quán)責下放到個人，促進接待工作有條不紊的進行。

2.3.2 以飽滿的熱情應(yīng)對事中接待

首先，提升迎接引導(dǎo)與沿途介紹質(zhì)量。在迎接環(huán)節(jié)，工作人員要結(jié)合被迎接人數(shù)，合理安排接待車輛、迎接人員，并保障人員或者車輛提前到達迎接地點。在接到貴賓后，可以向被迎接者介紹詳細的接待安排情況，并認真聽取被迎接者的意見與建議，以此為被迎接者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

其次，提升座談交流與會議服務(wù)質(zhì)量。結(jié)合座談活動性質(zhì)或者座談人數(shù)，科學(xué)合理選擇座談地點，并合理布置座談室。

最后，提升食宿安排合理性。保障住宿環(huán)境的舒適性、整潔性。制定合理的日程安排表，并將其交由貴賓手中，使得熟知日常行程。就餐方面，要保障安全性、合規(guī)性、營養(yǎng)性，并安排好陪餐人員、座次、致詞等?；顒臃矫妫诔霈F(xiàn)緊急事務(wù)時，要及時采取應(yīng)對措施。當需要參觀考察時，工作人員應(yīng)合理安排車輛，并引導(dǎo)著客人正確乘坐。合理安排參觀期間的休息場所等。在參觀考察工作結(jié)束后，做好送行工作。

2.3.3 積極總結(jié)接待工作

在接待工作完成后，要做好工作總結(jié)。對于好的工作行為，要繼續(xù)傳承與發(fā)揚。不適宜的工作行為，則應(yīng)做好檢討與改進工作。通過高效的工作總結(jié)，來不斷提升接待工作成效。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展也面臨著新型的挑戰(zhàn)與問題。辦公室工作與其他部門間工作具有著一定的聯(lián)結(jié)性。換而言之，高質(zhì)量的辦公室工作，可以為其他部門工作奠定堅實的基礎(chǔ)。為了更好地應(yīng)對現(xiàn)實工作需要，辦公室系統(tǒng)閉合管理模式在現(xiàn)實中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以上內(nèi)容分析了辦公室系統(tǒng)閉合管理的重要性，并結(jié)合辦公室系統(tǒng)工作提出了相應(yīng)的閉合管理策略。希望可以給相關(guān)工作者帶來一定的啟示，并促進我國企業(yè)辦公室工作高效、有序進行。