信息化時代紀(jì)檢檔案管理模式創(chuàng)新研究

計慧娟

摘? 要：本文從信息化時代紀(jì)檢檔案的特點(diǎn)、管理現(xiàn)狀和路徑三方面展開闡述，以期更好將信息化與紀(jì)檢檔案管理相融合，為下一步優(yōu)化工作流程、提高工作效率奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：紀(jì)檢檔案管理;信息化;模式創(chuàng)新

Abstract： This paper expounds the characteristics， management status， significance and path of mode innovation of discipline inspection archives in the information age in order to better integrate informatization with discipline inspection archives management and lay a foundation for optimizing work flow and improving work efficiency in the next step.

Keywords： Discipline inspection archives management; Informatization; Mode innovation

1 信息化時代紀(jì)檢檔案的特點(diǎn)

1.1 系統(tǒng)性。紀(jì)檢檔案主要分為文書檔案和案件檔案，這兩種不同類型的檔案管理是紀(jì)檢工作至關(guān)重要的一環(huán)。兩種檔案雖不同，但系統(tǒng)性是其共同特點(diǎn)。文書檔案一般指與紀(jì)檢工作相關(guān)的法律條文、規(guī)章制度，每一條都環(huán)環(huán)相扣，互為補(bǔ)充，缺一不可;案件檔案的系統(tǒng)性更為明顯，在案件處理過程中形成的文字材料貫穿立案、辦案、結(jié)案的全過程，是有機(jī)統(tǒng)一的整體，不可分割。

1.2 保密性。紀(jì)檢工作嚴(yán)肅認(rèn)真，政治色彩比較濃重。在辦案過程中，對于檢舉人和控告人的詳細(xì)資料都必須嚴(yán)格保密。檢舉人、控告人對紀(jì)檢機(jī)關(guān)調(diào)查取證至關(guān)重要，為了避免檢舉人、控告人的人身財產(chǎn)安全受到威脅，對于檢舉人、控告人的個人信息、家庭住址等都要嚴(yán)格按照規(guī)定予以保密。此外，檢舉、控告內(nèi)容也需實(shí)行保密管理，防止因提前泄密而導(dǎo)致官官相護(hù)、腐敗現(xiàn)象發(fā)生。

1.3 復(fù)雜性。紀(jì)檢檔案除了日常工作中所必需的文書檔案，還有較為復(fù)雜的案件檔案需要?dú)w檔整理。案件檔案錯綜復(fù)雜，涉及涉事官員違紀(jì)行為的各類調(diào)查報告和證明材料，有些檔案的歸納整理周期長、難度大，給紀(jì)檢檔案的保存和管理帶來較大挑戰(zhàn)。同時，紀(jì)檢檔案的專業(yè)性也極強(qiáng)，案前、案中、案后都需分類整理、按序存放，這也使得紀(jì)檢檔案的復(fù)雜性較為明顯。

2 信息化時代紀(jì)檢檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理人員專業(yè)技能不過關(guān)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展不僅給新興行業(yè)帶來機(jī)遇，對于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也提供了非常便捷的服務(wù)。

檔案管理作為紀(jì)檢機(jī)關(guān)工作中的關(guān)鍵內(nèi)容，也逐漸順應(yīng)時代潮流，與互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合，融入信息化發(fā)展的浪潮中。

檔案管理人員不僅要熟練掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的操作流程，同時要不斷更新自身知識庫，力求提升檔案管理水平。

在實(shí)際工作中，紀(jì)檢檔案管理人員實(shí)操確實(shí)存在諸多困難，比如部分檔案管理人員年紀(jì)偏大，并未受過系統(tǒng)檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)，信息化管理接受程度低，積極性不高。此外，兼職檔案管理人員在信息化管理工作投入精力不足，專業(yè)技能不過關(guān)，無法滿足單位紀(jì)檢檔案管理需求。

2.2 檔案管理信息化重視程度不夠。對于紀(jì)檢工作來說，檔案管理是整個工作的最后一環(huán)，往往會使大家產(chǎn)生不重要的錯覺，工作重心仍舊在案件的取證和審理過程中，對于檔案管理并未引起足夠重視。

同時，部分紀(jì)檢機(jī)關(guān)因人手不夠、崗位受限等原因并未設(shè)專職檔案管理員，紀(jì)檢檔案多為辦公室職員兼職管理，這就會造成職責(zé)不明、工作混亂的問題出現(xiàn)，紀(jì)檢檔案的管理自然也就雜亂無序，缺乏系統(tǒng)性和實(shí)效性。

2.3 檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)難度大、投入高。紀(jì)檢檔案的特殊性和嚴(yán)密性給檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)帶來極大挑戰(zhàn)，而一套完整、成熟、能滿足各方面需求的紀(jì)檢檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)前期投入大，耗時長。

紀(jì)檢工作經(jīng)費(fèi)來源為財政全額撥款，受到資金不足的限制，這樣一套信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也就隨之存在諸多不完善之處。例如系統(tǒng)的運(yùn)行速度低、流暢度差、分類不全面、數(shù)據(jù)錄入不完整、系統(tǒng)更新難度大、實(shí)際操作不人性化等弊端，長此以往隨著紀(jì)檢檔案的數(shù)量越來越龐大，信息化系統(tǒng)承載能力會逐漸下降，進(jìn)而導(dǎo)致紀(jì)檢檔案管理工作效率低，增加無效管理時間和成本。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)存在安全風(fēng)險。信息化時代固然可以為紀(jì)檢檔案管理工作提供許多便利，但不容忽視的是，依托互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)建立的信息化檔案管理系統(tǒng)也同樣存在著互聯(lián)網(wǎng)中通有的安全隱患，所有操作均在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行，數(shù)據(jù)安全無法百分之百保證，易遭受黑客攻擊，造成數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)篡改。

3 信息化時代紀(jì)檢檔案管理模式創(chuàng)新路徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理員信息化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。紀(jì)檢檔案管理員作為接觸檔案、歸整檔案、管理檔案的直接責(zé)任人，對于紀(jì)檢檔案的完整性、規(guī)范性保存至關(guān)重要，管理員專業(yè)能力的高低、責(zé)任心的強(qiáng)弱、實(shí)操環(huán)節(jié)的熟練程度都與紀(jì)檢檔案管理的優(yōu)劣密切相關(guān)。信息化時代，是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，對于紀(jì)檢檔案管理員的高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求只增不減。

因此，加強(qiáng)檔案管理員的信息化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)迫在眉睫，成為規(guī)范信息化時代紀(jì)檢檔案管理的第一步。

第一，對現(xiàn)有紀(jì)檢檔案管理員開展定期業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可涉及提升檔案管理員信息化管理理念、責(zé)任心培養(yǎng)、信息化檔案管理系統(tǒng)實(shí)操、紀(jì)檢檔案管理的重要性等方面，多角度、全方位將培訓(xùn)效果落到實(shí)處。

在實(shí)際培訓(xùn)過程中，可采取多形式、多元化的培訓(xùn)方式，一方面，可以邀請同領(lǐng)域紀(jì)檢檔案信息化管理走在前列的優(yōu)秀管理員開展經(jīng)驗分享會，通過自身實(shí)際工作引發(fā)參訓(xùn)人員共鳴，加強(qiáng)培訓(xùn)效果;另一方面，可以采取“走出去”的學(xué)習(xí)模式，組織單位內(nèi)部專兼職檔案管理員前往專業(yè)培訓(xùn)基地學(xué)習(xí)理論知識與實(shí)踐操作技能，通過理論與實(shí)踐相結(jié)合的學(xué)習(xí)模式，夯實(shí)紀(jì)檢檔案管理基礎(chǔ)，提升檔案管理能力。

第二，引進(jìn)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，紀(jì)檢檔案的特殊性對檔案管理員的要求也相應(yīng)提高，實(shí)時引進(jìn)專業(yè)人才必不可少?？赏ㄟ^公開招聘、外調(diào)等方式聘請檔案管理方面的高精尖人才為紀(jì)檢檔案的管理工作保駕護(hù)航，對于引進(jìn)的人才要給予高度重視，除了定期的提升培訓(xùn)外，引進(jìn)人才所必需的福利補(bǔ)貼、獎勵機(jī)制也要緊隨到位，確保人才引進(jìn)后留得住人才，積蓄紀(jì)檢檔案管理人才力量。

3.2 增加財政投入，完善信息化檔案管理建設(shè)。紀(jì)檢檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)固然需要在前期投入大量資金、時間和人力，這在一定程度上會加重財政負(fù)擔(dān)，但是系統(tǒng)一旦建立完善，對于后期紀(jì)檢工作的開展助益良多。

因此，要加大在信息化檔案管理系統(tǒng)上的資金投入，從軟件到硬件全方位優(yōu)化配置，在硬件上配備流暢度高、內(nèi)存大、便于操作的計算機(jī)設(shè)備，在軟件上要采用防火墻能自動更新、系統(tǒng)運(yùn)行速度快、功能齊全、升級便捷的操作系統(tǒng)。

信息化檔案管理系統(tǒng)建立后，定期的維護(hù)和升級工作必不可少，在后期可根據(jù)紀(jì)檢檔案的動態(tài)變化情況及時與技術(shù)公司對接，對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)優(yōu)化升級，以滿足檔案管理的新需求。

3.3 重視檔案信息化管理，建立相應(yīng)制度。紀(jì)檢檔案的信息化管理離不開頂層設(shè)計，更離不開制度約束。從上級領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理員，每一層級的工作人員都必須明確紀(jì)檢檔案的重要性，真正從思想上和行動上予以高度重視。

在頂層設(shè)計上，主管領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理員更多的自主權(quán)，讓其敢于突破傳統(tǒng)桎梏，創(chuàng)新檔案管理模式。在創(chuàng)新的同時，度的把握要通過制度來加以約束，可以建立紀(jì)檢檔案信息化管理制度，對于在檔案管理上有創(chuàng)新、有干勁、有成就的工作人員予以表彰嘉獎，以制度的形式提高檔案管理員的工作積極性和熱情度。

在檔案的日常管理工作中，常規(guī)制度的制定亦不可或缺，例如紀(jì)檢檔案的保密管理、紙質(zhì)檔案錄入期限規(guī)定、檔案數(shù)據(jù)信息更新周期、軟件系統(tǒng)維護(hù)原則、借閱查閱紀(jì)檢檔案必需流程、檔案管理員應(yīng)知應(yīng)會知識、各類檔案管理的共性與差異性、歸檔順序等都要以詳細(xì)的規(guī)章制度一條一條予以明確。

通過看得見、摸得著的制度形式對紀(jì)檢檔案管理工作加以規(guī)范，進(jìn)而提升紀(jì)檢檔案管理效率。

3.4 彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)漏洞，保障檔案安全。紀(jì)檢檔案的特殊性不允許信息泄露的情況發(fā)生，否則會造成難以挽救的嚴(yán)重后果，特別是案件檔案，牽扯范圍廣、檔案保密度高，一旦泄露，可能會給國家安全穩(wěn)定帶來嚴(yán)重威脅。檔案的信息化管理全部在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成，極大考驗著網(wǎng)絡(luò)安全。

目前，有很多黑客對紀(jì)檢檔案虎視眈眈，通過各種不法行為想方設(shè)法盜取檔案信息來牟取私利，這對紀(jì)檢檔案的信息化管理提出更嚴(yán)格的要求。

第一，紀(jì)檢檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)必須由有正規(guī)營業(yè)執(zhí)照、資歷較深、規(guī)模較大、可信度高、處于可控范圍內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司來研發(fā)，參與研發(fā)的全部人員要簽署保密協(xié)議，最大限度保障檔案安全。

第二，信息化檔案管理系統(tǒng)研發(fā)投入使用后，要定期對軟件進(jìn)行升級優(yōu)化，實(shí)時監(jiān)測防火墻是否發(fā)揮作用，要第一時間堵上安全漏洞，對于不法行為及時向公安機(jī)關(guān)反映予以制止。

第三，紀(jì)檢檔案在錄入專門的管理系統(tǒng)后，要及時進(jìn)行備份，所有數(shù)據(jù)在備份時也要進(jìn)行加密處理，實(shí)行專人管理，避免在數(shù)據(jù)丟失時無跡可尋。

3.5 深入挖掘數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮數(shù)據(jù)潛在價值。紀(jì)檢檔案具有極豐富的數(shù)據(jù)價值，無論是文書檔案還是案件檔案，其背后蘊(yùn)含的深層次理論都值得深入挖掘和分析，對今后的紀(jì)檢工作優(yōu)化和完善能起到良好作用。

例如邏輯嚴(yán)密的案件檔案，將數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)后，經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的分析和整理，可以形成一套規(guī)范完整、條理清晰、富有研究價值的案件檔案，這些是紙質(zhì)檔案無法達(dá)到的，經(jīng)過加工的案件檔案可以成為今后開展工作的范本，同時相關(guān)部門在調(diào)閱檔案時案件信息也更為直觀，有利于優(yōu)化行政辦公效率。

信息化時代帶來了很多發(fā)展機(jī)遇。順應(yīng)時代潮流，積極融入互聯(lián)網(wǎng)，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作是紀(jì)檢機(jī)關(guān)檔案管理所必須努力的方向。紀(jì)檢部門應(yīng)真正重視檔案管理工作，將信息化引入檔案管理工作中，從檔案數(shù)據(jù)的收集、錄入，到檔案數(shù)據(jù)的分析整理，切實(shí)將信息化檔案管理落到實(shí)處，不斷提升紀(jì)檢檔案管理與服務(wù)能力。

（作者單位：山西省太原市萬柏林區(qū)紀(jì)委 來稿日期：2020-08-20）