淺談辦公室實務(wù)

蘇秀娟

摘 要：辦公室是一個單位的綜合辦事機構(gòu)，是單位溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁，更是領(lǐng)導(dǎo)的直接參謀和助手部門。它所處的位置和工作性質(zhì)決定了辦公室是一個單位的核心部門，是參謀部、協(xié)調(diào)部和服務(wù)部，其基本職能是：參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。辦公室工作千頭萬緒、錯綜復(fù)雜，這就要求辦公室成員要較高的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：辦公室;核心部門;綜合素質(zhì)

如何處理好辦公室業(yè)務(wù)，使辦公室的職能得以充分發(fā)揮，筆者在辦公室工作多年，總結(jié)為以下幾個方面。

一、辦事人員要具備五種意識 。

一是自我意識。自我意識是指對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認識和感受，它是辦事人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然辦公室業(yè)務(wù)工作具有很強的服從性、服務(wù)性特點，但辦事人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強的主動性和能動性;另一方面，這些辦事人員多半受過較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨立性。因此，作為一個辦事人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

二是信息意識。當今時代是一個信息時代，增強信息意識是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，辦事人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。辦事人員豐富的知識不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識，而且包括對單位現(xiàn)狀和前景的研究，對基層工作和民意的了解，這些都有助于辦事人員對信息的發(fā)掘和掌握。

三是超前意識。超前意識是辦事人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受，它受自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。辦事人員科學(xué)、準確的超前意識，可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是辦事人員樹立超前意識的前提。一是必須具備強烈的責(zé)任感和使命感，積極主動地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作，不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念。二是要有強烈的時間觀念和效率觀念，事事走在領(lǐng)導(dǎo)面前，成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據(jù)此對事物的發(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測、合理的評估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。正確的超前意識一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識，將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。

四是創(chuàng)新意識。過去對辦事人員的創(chuàng)新意識明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對報告、請示不提處理的初步意見，一方面，辦事人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性;另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下，要發(fā)揮辦事人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動性，大膽地讓他們出點子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實的參謀和助手;領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給辦事人員以充分的信任和支持，不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求，而應(yīng)給他們在其它方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機會。

五是責(zé)任意識。辦事人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強的責(zé)任意識，辦事人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平。

二、要辦好“兩件事”。

一是辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事 。

首先，在接到領(lǐng)導(dǎo)交辦的事時，一定要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這也是明確接受工作任務(wù)的“三要素”：一是辦什么事，二是什么時間完成，三是辦事所要達到的工作質(zhì)量或目標。辦事人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時，一定要把這“三要素”搞清楚，這也是辦好事情創(chuàng)造前提的首要條件。

其次，就是追求辦事成果的最大化，這就要求辦事過程需要權(quán)衡利與弊，辦事的全過程也是興利抑弊的過程， “利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”，只有把握好利弊尺度，才能提高辦事效率，實現(xiàn)效益最大化。

第三是要把握好辦事的形式。辦事可能出現(xiàn)三種形式：一是單一辦事，即在一定時間內(nèi)完成一項工作任務(wù)，這比較簡單。二是交叉辦事，即同時受領(lǐng)兩項工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成。三是穿插辦事。三項以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中進行，這就需要合理安排時間和工作，以免工作起來沒頭緒。

第四是要對辦事效率進行檢驗。辦事人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗：一是檢驗工作質(zhì)量是不是達到了領(lǐng)導(dǎo)要求的條件，有沒有存在的問題或漏洞。二是檢驗工作速度有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形。三是檢驗對其他工作的影響，即辦事全過程有沒有對其他工作產(chǎn)生負面的影響。

最后就是向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)交差，匯報完成任務(wù)的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。匯報時要注意不失真、不吹噓、不邀利，實事求是，這樣便于領(lǐng)導(dǎo)對其他工作的安排。

二是辦好請辦的事 。

要做好請辦工作的事，最基本要求是：辦事人員和部門要事先對主辦事項有調(diào)查和充分的了解，同時認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出辦事人員在請辦工作中的參謀助手作用。

其次，在辦好請辦的事關(guān)鍵注意以下五個方面的問題：一是精心準備，提出合理建議;二是講究方法，選擇適當形式;三是注重程序，堅持逐級請辦;四是提高藝術(shù)，優(yōu)化請辦效果;五是以緩應(yīng)急，避免緊張出錯。