大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理新探索

房燕紅

摘 要：計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理的一個(gè)新趨勢(shì)，在建設(shè)“智慧型高?！钡倪^(guò)程中，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理是非常重要的前提和基礎(chǔ)，特別是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背影下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和環(huán)境，可以對(duì)高校的檔案信息進(jìn)行深入挖掘，有助于提升高校管理的效率和水平，從而促進(jìn)“智慧型高?！钡陌l(fā)展。本文在高校檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)的必要性為切入點(diǎn)，側(cè)重探討了大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展高校檔案管理工作的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;高校檔案管理

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）高校檔案管理內(nèi)涵

高校檔案并不是簡(jiǎn)單的資料存儲(chǔ)，而是內(nèi)容豐富，可以分為學(xué)術(shù)檔案、人事檔案、管理檔案等多種類。其中每個(gè)類目的檔案又有自己的詳細(xì)分類。比如人事檔案，主要是包括學(xué)校的管理人員、校務(wù)人員、高校教師等在內(nèi)的檔案。學(xué)術(shù)檔案，則包括高校取得的學(xué)術(shù)成就、學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)成果等在內(nèi)的檔案。而管理檔案則更為繁雜，包括各種文件、會(huì)議記錄、日常管理文件等等。這說(shuō)明高校檔案呈現(xiàn)數(shù)據(jù)多、類型多、數(shù)量大的特點(diǎn)。記錄這些高校檔案，一般采用生命周期的方法和連續(xù)性記錄的方法。無(wú)論哪種方法，都要保證高校檔案隨時(shí)可訪問(wèn)、查收和搜索。

（二）信息化管理的意義

高校檔案信息化管理有三個(gè)方面的作用和意義。一是與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案更加節(jié)省成本，在保存、整理、查閱方面不用像紙質(zhì)化檔案一樣需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，只需要幾臺(tái)電腦就可以實(shí)現(xiàn)，對(duì)場(chǎng)地環(huán)境沒(méi)有什么特別的要求，更加輕松和便捷。二是高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理，是高校建設(shè)智慧型高校的一個(gè)重要組成部分，應(yīng)當(dāng)做高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分，對(duì)于推動(dòng)高校智慧型高校的建設(shè)起著重大的作用。三是高校檔案信息化之后，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以充分應(yīng)用，能夠?qū)ΜF(xiàn)有高校檔案進(jìn)行充分挖掘，可以為高效管理提供更多的數(shù)據(jù)保障和支持。比如教師評(píng)定職稱，還是學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)升級(jí)等，都可以在最短的時(shí)間內(nèi)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案的鏈接提供參考數(shù)據(jù)和信息。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）構(gòu)建大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息檢索系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案信息管理系統(tǒng)遇到的最大問(wèn)題是，如何在大規(guī)模增長(zhǎng)的潛力背景下，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)方便搜索更加靈活和高效。一是因?yàn)楦咝n案一般都包含不同標(biāo)準(zhǔn)和格式的文件，這在檔案管理中非常常見(jiàn)。因此，可以在高校檔案信息化管理中，特定一些文件的擴(kuò)展名，從而方便用戶搜索和查找，這不失為一個(gè)有效的捷徑;二是每個(gè)高校檔案至少包含一個(gè)位于根目錄的文件，所以這些文檔在存檔的層次結(jié)構(gòu)中，其存儲(chǔ)的位置可以由相對(duì)的統(tǒng)一資源標(biāo)識(shí)符來(lái)定義，也可能方便檢索和查找;三是任何類型的文件其元數(shù)據(jù)格式都可以用于編碼文件信息或向檔案中的建模內(nèi)容添加一定的語(yǔ)義;四是高校檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供足夠的信息，這樣在后期的元數(shù)據(jù)文件在存儲(chǔ)時(shí)，可以參考檔案的創(chuàng)建日期，更新日期和創(chuàng)建者。

（二）提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理保障

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理具有雙重作用，既是學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，又是行政行為。根據(jù)其任務(wù)，高校檔案管理必須“促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā);安全的保存和迅速提供文件”。為此，必須提供大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)施高校檔案信息化管理的保障措施。

首先，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的信息安全。信息安全強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)訪問(wèn)安全的管理和訪問(wèn)的協(xié)調(diào)，包括數(shù)據(jù)訪問(wèn)限制的審查要求和數(shù)據(jù)訪問(wèn)的爭(zhēng)議解決。

其次，提升高校檔案信息管理的人員素質(zhì)。如今，了解信息系統(tǒng)的管理是高校檔案管理人員的基本要求。這需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，高校檔案管理人員的日常工作內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)獲取文檔、存儲(chǔ)、校正、收集、維護(hù)、報(bào)告和歸檔。信息時(shí)代，明確數(shù)據(jù)管理員的主要職責(zé)，即數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)訪問(wèn)。受到多級(jí)安全的啟發(fā)，數(shù)據(jù)被分類到不同的級(jí)別，用戶擁有多個(gè)權(quán)限，這些權(quán)限將決定授予或撤銷訪問(wèn)權(quán)限。

最后，規(guī)范高校檔案信息化管理的管理標(biāo)準(zhǔn)。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的記錄進(jìn)行數(shù)字化處理，原始文檔的所有信息均以數(shù)字形式復(fù)制;消除對(duì)紙質(zhì)檔案的強(qiáng)制性使用，只要檔案信息管理系統(tǒng)完全滿足安全保證等級(jí)的要求;數(shù)字簽名和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字認(rèn)證應(yīng)基于公鑰基礎(chǔ)設(shè)施使用，無(wú)正當(dāng)理由泄露，或?yàn)槠鋫€(gè)人利益或第三方利益使用，促使大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，時(shí)代的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對(duì)當(dāng)前的高校檔案管理工作提出了新的考驗(yàn)與要求。而大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景和環(huán)境，對(duì)當(dāng)下高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，有非常大的幫助作用，可以幫助高校檔案管理構(gòu)建更加科學(xué)合理的管理系統(tǒng)。同時(shí)，還可以相關(guān)的檔案信息化管理的保障措施。通過(guò)這些有效措施，可以讓高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的背景下，更好地實(shí)現(xiàn)信息化。

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