依法治檔背景下科研院所檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新案例研究

摘 要：在新檔案法即將頒布實(shí)施的背景下，結(jié)合依法治檔，提升檔案治理水平的要求，以案例研究的方式，提出科研院所檔案體制機(jī)制創(chuàng)新的若干舉措及其成效，為科研院所綜合競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)提供更充分檔案資源支撐。

關(guān)鍵詞：依法治檔;科研院所;體制機(jī)制;案例;創(chuàng)新

1.主要問(wèn)題表現(xiàn)及分析

1.1檔案工作的組織模式

檔案工作的組織模式具體是指檔案工作的網(wǎng)絡(luò)體系及其職責(zé)分工，從筆者所在單位檔案工作的組織模式看，以往科技檔案與文書(shū)檔案實(shí)行分類(lèi)管理，科技檔案歸口科研管理部門(mén)，文書(shū)檔案歸口機(jī)關(guān)辦公室，這種做法與檔案法所要求的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的原則有較大差距，這種組織管理模式適用于業(yè)務(wù)比較單一、檔案數(shù)量、類(lèi)型較少的情形，在當(dāng)前基于項(xiàng)目的管理模式下，涉及到檔案的種類(lèi)、數(shù)量大幅增加，傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的分類(lèi)管理模式已經(jīng)難以為繼。

1.2檔案的保管模式

就科研院所實(shí)際看，檔案的保管模式一般可分為集中保管和分散保管兩種情形，這兩種保管模式是共存的。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的文書(shū)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案由機(jī)關(guān)檔案室保管，而財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等專(zhuān)門(mén)檔案由歸口機(jī)關(guān)部門(mén)保管并提供利用。從單位實(shí)際情況看，集中保管的檔案往往更容易獲得充分的資源保障，檔案實(shí)體的安全保密風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小。這主要是由于機(jī)關(guān)檔案室作為單位集中保管檔案的場(chǎng)所，更容易受到重視，而專(zhuān)門(mén)檔案往往由于歸口機(jī)關(guān)傾向于業(yè)務(wù)階段的資源投入，導(dǎo)致被重視支持程度大打折扣。

1.3檔案制度體系建設(shè)

科研院所檔案制度體系建設(shè)可分為三個(gè)層面，分別是宏觀、中觀和微觀，宏觀對(duì)應(yīng)單位級(jí)檔案規(guī)章制度體系;中觀對(duì)應(yīng)檔案實(shí)施方案，側(cè)重于檔案工作策劃;微觀對(duì)應(yīng)檔案作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。三個(gè)層面相互配合、相互促進(jìn)，共同構(gòu)成三位一體的單位檔案制度體系。

從實(shí)踐看，往往存在三者不銜接或部分缺失的情形，如只有檔案規(guī)章制度，沒(méi)有落實(shí)制度的具體機(jī)制，導(dǎo)致規(guī)章制度無(wú)法落地，流于形式;或者有制度有方案，但微觀操作層面沒(méi)有進(jìn)行知識(shí)成果的積累，形成作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，導(dǎo)致具體執(zhí)行時(shí)缺乏顯而易得的標(biāo)準(zhǔn)而影響執(zhí)行效果。

2.改進(jìn)策略及取得的成效

2.1建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，明晰職責(zé)。

在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收以及項(xiàng)目審計(jì)、檢查、驗(yàn)收對(duì)檔案質(zhì)量的嚴(yán)格要求的倒逼機(jī)制下，單位開(kāi)始重新審視檔案與檔案工作的價(jià)值，意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案工作組織模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求。為此，單位成立了由一把手任主任，各機(jī)關(guān)參與構(gòu)成的檔案工作委員會(huì)，并下設(shè)辦公室，以此加強(qiáng)單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。在此基礎(chǔ)上，建立了由檔案工作委員會(huì)、委員會(huì)辦公室、各單位（部門(mén)）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)兼職檔案人員、設(shè)備員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，并明確規(guī)定了成員的職責(zé)

2.2堅(jiān)持完善集中保管檔案的模式

為充分發(fā)揮集中保管的優(yōu)勢(shì)，單位檔案部門(mén)主動(dòng)與業(yè)務(wù)主管部門(mén)溝通，主動(dòng)擴(kuò)大集中保管的范圍，將會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、健康檔案納入歸檔收集范圍，這樣以來(lái)，有效避免了部分專(zhuān)門(mén)檔案（尤其是涉密檔案）因保管條件差可能造成的安全保密風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也提升了利用效率。由此以來(lái)，機(jī)關(guān)檔案室逐漸成為單位全部檔案的集中保管部門(mén)，有效推動(dòng)了單位檔案“三個(gè)體系”之間的深度融合。

2.3建立三位一體的檔案制度體系

2.3.1.單位級(jí)檔案規(guī)章制度體系建設(shè)

單位級(jí)檔案規(guī)章制度體系的制定應(yīng)以上位法或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案制度為遵循：一方面可參照上位法或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的現(xiàn)行檔案制度制定本單位檔案制度，另一方面在暫無(wú)制定必要或條件不成熟時(shí)，可采取參照?qǐng)?zhí)行的方式，確保制度體系建設(shè)的完備性和及時(shí)性。

在確保實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案規(guī)章制度全覆蓋的同時(shí)，單位針對(duì)規(guī)章制度的修訂制訂了專(zhuān)門(mén)的管理辦法，建立了規(guī)章制度的年度修訂機(jī)制，這也為檔案制度的及時(shí)更新完善提供了機(jī)制保障。

此外，檔案規(guī)章制度的制定不僅考慮檔案業(yè)務(wù)，也注重與其它體系要求（如質(zhì)量、安全、保密等）進(jìn)行融合，規(guī)章制度的起草質(zhì)量得到提升。

2.3.2.檔案實(shí)施方案

檔案實(shí)施方案是為落實(shí)單位級(jí)檔案規(guī)章制度要求，圍繞項(xiàng)目策劃實(shí)施制定的，是將單位檔案規(guī)章制度與項(xiàng)目進(jìn)行有機(jī)融合的結(jié)果。接下來(lái)，筆者以單位固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案實(shí)施方案為例進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。

檔案實(shí)施方案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文件質(zhì)量控制的直接依據(jù)，一般在項(xiàng)目可行性研究報(bào)告（或初步設(shè)計(jì)）批復(fù)后，由項(xiàng)目管理部門(mén)編制。主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目概況、項(xiàng)目檔案管理依據(jù)、項(xiàng)目檔案組織管理、歸檔時(shí)間及要求、檔案工作目標(biāo)、進(jìn)度安排、項(xiàng)目檔案實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目檔案管理獎(jiǎng)懲辦法等。該方案明確了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文件質(zhì)量控制的組織框架、責(zé)任體系、人員分工、節(jié)點(diǎn)要求、歸檔要求、獎(jiǎng)懲要求等要素。從近幾年來(lái)施行情況看，切實(shí)提升了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文件質(zhì)量的管控力度，取得了良好效果，日益成為固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件質(zhì)量過(guò)程控制的主要抓手。

2.3.3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

從單位近年來(lái)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查的實(shí)踐來(lái)看，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制在實(shí)際工作中至少解決了以下幾方面的問(wèn)題：一是解決了文件收集過(guò)程中的預(yù)整理問(wèn)題，相關(guān)人員能夠掌握標(biāo)準(zhǔn);二是解決了因人員頻繁變動(dòng)導(dǎo)致知識(shí)傳承不及時(shí)的問(wèn)題;三是為出現(xiàn)文件質(zhì)量問(wèn)題后的追責(zé)提供了依據(jù)。因此，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制對(duì)提升項(xiàng)目文件質(zhì)量意義重大。在繼續(xù)堅(jiān)持的同時(shí)，還需要進(jìn)一步優(yōu)化完善，具體可圍繞以下兩方面：一方面檔案部門(mén)應(yīng)全面制定各類(lèi)文件收集整理的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，以便指導(dǎo)基層人員具體操作;另一方面應(yīng)根據(jù)實(shí)踐變化及時(shí)進(jìn)行修訂。以設(shè)備采購(gòu)為例，隨著網(wǎng)上采購(gòu)的實(shí)施，采購(gòu)過(guò)程文件以網(wǎng)絡(luò)電子文件的形式存在，不再有紙質(zhì)文件留存，面臨這種情況，就需要及時(shí)修訂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，針對(duì)新情況，提出新要求，避免采購(gòu)環(huán)節(jié)文件的缺失。

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作者簡(jiǎn)介：陳鐵漢 性別：男 學(xué)歷：檔案學(xué)碩士研究生 職稱(chēng)：檔案館員，研究方向：研究項(xiàng)目檔案管理、檔案規(guī)范化、檔案信息化等