提升高校檔案管理有效性的措施

杜洪濤

【摘要】高校檔案管理工作是對高校發(fā)展歷程的管理，也是對高校人事變動及教師職業(yè)生涯的歷史記載，高校檔案以靜態(tài)的物質(zhì)形式表現(xiàn)了豐富的動態(tài)內(nèi)容，隨著教育形勢的不斷發(fā)展，高校檔案管理的重要性正在引起教育界重視，高校檔案管理能夠發(fā)揮教育價值，就思政教育而言，以檔案為載體，挖掘其蘊(yùn)含的豐富的思想政治教育內(nèi)容，具有重要價值。

【關(guān)鍵詞】高等院校;檔案管理工作;思政教育

一、引言

高校檔案是一筆長期以來為高校教育者所忽視的寶貴資源，記載了高校發(fā)展歷史和人事變動歷程，其包括文字、圖像以及聲音等多種形式性。檔案管理工作有助于挖掘檔案的多種價值，高校的檔案庫中不僅包括高校思政工作的詳細(xì)記錄，還包括如高校的校訓(xùn)、校風(fēng)以及規(guī)章制度、歷史事件、培養(yǎng)方式方法等等，所以高校檔案管理看似與思政教育毫不相干，實(shí)際上，檔案管理與高校的發(fā)展方向、管理組織工作有密切關(guān)系，以檔案為載體，挖掘其蘊(yùn)含的豐富的思想政治教育內(nèi)容，具有重要的現(xiàn)實(shí)價值。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

檔案是高校發(fā)展歷程的信息積累。檔案管理工作不僅涉及了教師教學(xué)實(shí)施、科學(xué)研究、小組合作等教學(xué)活動的過程，更是涵蓋整個教育教學(xué)過程，對于教育效果的評價以及總結(jié)，有重要價值，更有助于提升高校教育質(zhì)量。為此，必須重視檔案的管理工作。

當(dāng)前，信息技術(shù)正改變著信息的記錄與存儲，甚至影響著信息的價值，高校檔案管理工作也毫不例外。在這種新形勢之下，高校檔案管理工作作為學(xué)校教育教學(xué)、組織管理工作的重要依據(jù)與載體，承載著及時記錄與反饋學(xué)生在教育過程中的教育效果與思想變化狀況，豐富的信息構(gòu)成了高校的文化資源，為高校教育及職工培訓(xùn)工作提供依據(jù)和資源。

三、高校檔案管理的重要作用

（一）記載高校發(fā)展歷史

高校檔案不同于普通文件，其自身特點(diǎn)及形成方式，具有客觀性，是歷史發(fā)展的真實(shí)憑證，是高校歷史發(fā)展的見證。歷史延續(xù)性以及客觀性是高校檔案的重要特征，這些檔案作為高校的文化歷史沉淀能夠?qū)⒃?jīng)所發(fā)生、存在過的場景沒有經(jīng)過一絲一毫的扭曲與變形真真實(shí)實(shí)、完完整整地再現(xiàn)出來，給新時代之下的學(xué)生提供教育與指導(dǎo)等相關(guān)幫助。高校的檔案與資料記載著學(xué)校最為根本的歷史與教學(xué)觀念，是校風(fēng)、校紀(jì)以及辦學(xué)理念、校園精神的重要體現(xiàn)，檔案真實(shí)而生動的詮釋著高校的價值理念，通過豐富現(xiàn)實(shí)的史料事實(shí)，能夠引發(fā)和形成學(xué)生的價值認(rèn)同感，起到推動學(xué)生世界觀、人生觀等三觀的樹立與形成的積極作用。

（二）方便高校信息查閱

高校檔案一旦形成，不允許隨意篡改，很多涉及親筆簽名及真實(shí)手稿，甚至有現(xiàn)場照片及錄音等，是史實(shí)憑證。高校檔案管理工作室屬于學(xué)校重要部門，涉及難題需要查閱檔案資料的時候，檔案工作室則會提供有力證據(jù)資料。高校檔案資料中包含著豐富的資源，如行政管理、科學(xué)理論研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及師生、后勤等方面的資料都記錄在這些檔案中，這些資料所記載的信息不僅全面而且權(quán)威，貼近和符合學(xué)校和師生的真實(shí)狀況，是高校信息查閱的資源庫。當(dāng)前，更多的高校回歸自身，立足自身實(shí)際，挖掘教育資源，檔案成為重要資源，檔案管理工作的價值日益重要，并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的保存和利用，在此基礎(chǔ)上建設(shè)校史資源檔案館，從而促進(jìn)自身特色文化的形成，并借助檔案宣講、檔案館展覽等形式的活動，讓高校檔案資源融入到職工及學(xué)生的生活與學(xué)習(xí)，潛移默化地影響職工及學(xué)生，不斷加深學(xué)校在各方面的相關(guān)教育程度，豐富其工作方式與形式。

四、加強(qiáng)高校檔案管理的措施

（一）明確高校檔案管理職責(zé)

高校檔案管理工作要依據(jù)國家檔案法規(guī)及方針政策，結(jié)合學(xué)校發(fā)展要求，制定符合學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理規(guī)章制度，并給與落實(shí)。檔案管理工作人員要負(fù)責(zé)檔案的接收、管理、整理、統(tǒng)計(jì)、保存、查閱等工作。要加強(qiáng)高校檔案信息化管理，編制檢索工作，減少查閱困難。要定時開展檔案文件歸檔工作，并給與電子檔案記錄整理。要定期開展管理人員工作培訓(xùn)，并給與工作督導(dǎo)。要定時開展學(xué)校檔案宣傳教育工作，發(fā)揮學(xué)校檔案在育人方面的重要作用。要定時開展高校檔案研究交流工作，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法等。

（二）提升檔案管理工作人員素養(yǎng)

高校對于管理人員的培養(yǎng)，一方面要注重業(yè)務(wù)水平的提升，另一方面也要強(qiáng)化服務(wù)育人的思想。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識，有意識的挖掘高校教育的寶貴資源。檔案管理工作繁瑣重復(fù)，對檔案管理工作人員具有較高的素養(yǎng)要求，為此，檔案管理工作人員要愛崗敬業(yè)，忠于職守，提升檔案業(yè)務(wù)技能，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)。要及時對文件材料同步歸檔，如將黨委、工會、團(tuán)委等會議文件、工作計(jì)劃、上級文件等同步歸檔;將學(xué)校行政會議記錄及人事行政管理材料等同步歸檔;將學(xué)生入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、在校獎懲、學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)生畢業(yè)安排等材料同步歸檔;要將教師教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)研究成果、教學(xué)總結(jié)等同步歸檔等。將學(xué)校精密儀器相關(guān)技術(shù)文件及維修使用記錄等及時歸檔等。將學(xué)校教師外出交流、校外進(jìn)修以及外聘專家來校講座等同步歸檔。

（三）加強(qiáng)檔案資源庫建設(shè)

檔案管理看似簡答，實(shí)則是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，涉及高校各個環(huán)節(jié)和部門，要以服務(wù)學(xué)生教育為宗旨，打破傳統(tǒng)的資料整合方式，建立分工明確、各司其職的管理體制，建立科學(xué)全面的檔案資源庫，要樹立整體意識，注重檔案收集的質(zhì)量，突出重點(diǎn)與特色，真正做到應(yīng)當(dāng)收集的檔案全部收集，應(yīng)當(dāng)歸檔的資料全部歸檔。高校各機(jī)構(gòu)部分也應(yīng)樹立檔案管理意識，注重積累，建立完善的檔案資源庫。既要建立學(xué)生檔案館，也要建立師德檔案，突出學(xué)校教學(xué)特色，更好地起到陶冶學(xué)生情操，弘揚(yáng)校園精神的作用。

五、結(jié)語

高校檔案作為記錄高校發(fā)展歷程的重要資料，是一所高校歷史發(fā)展的印證，承載著高校記憶，更是高校查考資料的重要依據(jù)。高校檔案管理服務(wù)于高校整體發(fā)展，高校檔案管理工作是學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，作為一名檔案工作者，應(yīng)服務(wù)于學(xué)校發(fā)展大局，密切檔案與學(xué)校文化建設(shè)的關(guān)系，更新檔案管理方式，挖掘檔案管理信息，采用現(xiàn)代化信息檢索手段等。高校檔案管理工作在高校教育中的作用是不容忽視的，我們應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，借助大數(shù)據(jù)等新型科技完善檔案管理工作，使其在思想政治教育中最大限度地發(fā)揮積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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