辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

郭子鋒

【摘要】檔案收集與歸檔工作是辦公室的常規(guī)工作內(nèi)容，切實(shí)做好該項(xiàng)工作可以促進(jìn)各單位、各部門規(guī)范、健康發(fā)展。本文結(jié)合山西省呂梁市方山縣北武當(dāng)風(fēng)景名勝區(qū)管理委員會(huì)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)在公辦公室文書檔案收集與歸檔工作的常見問題進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，并總結(jié)相應(yīng)的對(duì)策，以期使檔案收集與歸檔工作更加規(guī)范。

【關(guān)鍵詞】公文處理工作? 工作效率? 規(guī)范體式

引言：文書檔案收集與歸檔的內(nèi)容包含多個(gè)方面，例如會(huì)議紀(jì)要、通告和工作計(jì)劃等。有序的收集與歸檔工作可以使單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有效的溝通和聯(lián)系，促進(jìn)單位工作的規(guī)范化和精細(xì)化，是一項(xiàng)重要的經(jīng)營(yíng)管理手段。因此，要深刻認(rèn)識(shí)到檔案收集與歸檔的重要性，提高辦公室文書工作的水平和質(zhì)量。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)

通常情況下，辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)主要有三個(gè)方面：第一，文書檔案必須在辦理完畢之后才能收集并歸檔。因歸檔后的檔案文件取閱不便，所以為提高工作效率需在辦理完畢后開始?xì)w檔工作;第二，文書檔案需具有保存價(jià)值才進(jìn)行歸檔。無實(shí)際意義或失去時(shí)效作用的檔案文件一般情況下不需要進(jìn)行歸檔，以免造成文件管理混亂、無側(cè)重點(diǎn);第三，歸檔前要做好必要的系統(tǒng)整理。

眾所周知，歸檔前將檔案做好分門別類可以使其具備獨(dú)一無二的“身份證明”，有助于保證查詢時(shí)的目的性。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）檔案收集與歸檔不及時(shí)

從實(shí)際工作來看，存在部分行政人員責(zé)任意識(shí)薄弱，不能按照要求及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集與歸檔，甚至出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。造成上述情況發(fā)生的原因很多，例如，辦公室工作人員態(tài)度散漫，沒有意識(shí)到相關(guān)檔案管理工作的重要性，甚至由于溝通不及時(shí)或者疏忽大意，導(dǎo)致接收空擋的出現(xiàn)。

（二）檔案收集與歸檔處理流程不規(guī)范

與以往不同，由于信息量的增加，當(dāng)前接收的公文檔案種類多、事項(xiàng)雜。同時(shí)，由于在接收多份公文檔案時(shí)，未及時(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確的登記，從而導(dǎo)致出現(xiàn)管理混亂或無據(jù)可依，進(jìn)而影響整體工作進(jìn)度。

（三）檔案收集與歸檔分類不科學(xué)

辦公室文書人員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對(duì)檔案進(jìn)行分類歸納?，F(xiàn)實(shí)工作中，常有工作人員將所有檔案混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時(shí)間完成批示，造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）檔案收集與歸檔未遵循保密原則

對(duì)于密級(jí)檔案文件，文書處理人員未能嚴(yán)格按照保密法規(guī)辦理，甚至沒有形成保密意識(shí)，將密級(jí)檔案公布在社交軟件上，造成較為嚴(yán)重的后果，有時(shí)還會(huì)對(duì)國(guó)家利益造成威脅。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作策略分析

（一）培養(yǎng)文書人員的責(zé)任意識(shí)

良好的工作態(tài)度是工作成功與否的第一步。檔案收集與歸檔工作因其細(xì)節(jié)繁多的自身屬性，需要責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的人員來負(fù)責(zé)，若沒有端正的工作態(tài)度，則很容易出現(xiàn)顧此失彼。對(duì)此，首先要選拔熱愛此項(xiàng)工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動(dòng)力，然后在此基礎(chǔ)上，充分認(rèn)識(shí)收集與歸檔的重要性，真正做到不因自身工作認(rèn)識(shí)不足而損害集體形象和阻礙政令通暢。其次，要加強(qiáng)自身能力的培養(yǎng)，做到學(xué)以致用。文書人員要養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，認(rèn)真掌握黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)以及相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，特別注意檔案處理常識(shí)的學(xué)習(xí)。最后，積極主動(dòng)的踐行職業(yè)行動(dòng)，縝密細(xì)致的完成好待辦事宜。

（二）明確檔案收集與歸檔時(shí)效

檔案收集與歸檔工作的首要特點(diǎn)是要求時(shí)效性，切記誤時(shí)則誤事，要求相關(guān)人員在處理檔案時(shí)準(zhǔn)確把握時(shí)機(jī)、及時(shí)處理，以便檔案文件發(fā)揮出應(yīng)有的效用。因此，文書人員要及時(shí)、準(zhǔn)確的辦理每一份檔案，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結(jié)果，總體原則為快速歸檔，個(gè)體要求要特事特辦。普遍的檔案收集與歸檔規(guī)范為注明特急檔案的正式文件應(yīng)爭(zhēng)取在兩個(gè)工作日內(nèi)完成;急件辦理需要在三個(gè)工作日內(nèi)完成。值得注意的是，在檔案收集與歸檔過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結(jié)合工作環(huán)境，逐漸形成自己的辦公特色。

（三）規(guī)范檔案收集與歸檔程序

檔案收集與歸檔的規(guī)范程序也可以結(jié)合信息化特點(diǎn)，以提高管理水平。首先，采用信息管理系統(tǒng)。借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺(tái)，降低人為失誤的發(fā)生概率。其次，將單位內(nèi)的文件檔案按照類別或發(fā)文部門掃描上傳，并建立編號(hào)，形成電子檔案庫(kù)，以便于查閱和管理。再次，做好信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新。為體現(xiàn)程序管控，文書人員要及時(shí)的將公文檔案處理進(jìn)展錄入信息系統(tǒng)之中，同時(shí)完善責(zé)任人信息。最后，設(shè)置警報(bào)提醒系統(tǒng)。對(duì)于超期審閱或逾期未歸檔的公文檔案，系統(tǒng)要具備報(bào)警能力，通過聲音或彈窗提示文書人員有待辦事項(xiàng)，以免出現(xiàn)工作漏洞。除此之外，也可設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，將檔案收集和歸檔任務(wù)與績(jī)效管理掛鉤，強(qiáng)化工作責(zé)任制。

（四）增強(qiáng)密級(jí)檔案保密意識(shí)

所在單位要認(rèn)真開展密級(jí)檔案保密工作建設(shè)。具體從以下五個(gè)方面進(jìn)行開展：一要，提高保密意識(shí)。保密工作無小事，關(guān)乎企業(yè)利益和國(guó)家安全，對(duì)于密級(jí)檔案要嚴(yán)格按照保密工作的有關(guān)規(guī)定做好收集與歸檔工作，做到單獨(dú)辦理，領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)及時(shí)收起。二要，全范圍推廣保密建設(shè)。所有涉及接觸密級(jí)檔案的科室要完善保密工作機(jī)制，加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，確保內(nèi)部信息只在相關(guān)科室傳遞。三要，抓好涉密信息系統(tǒng)的安全防范工作。提高涉密計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密管理，防止內(nèi)部檔案因互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)而外泄。四要，抓好密級(jí)檔案管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負(fù)責(zé)密級(jí)檔案的收發(fā)、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網(wǎng)的有關(guān)材料要嚴(yán)格實(shí)行審批制度，并定期對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行保密檢查，及時(shí)填補(bǔ)漏洞，防止泄密。五要抓好檔案處理人員的教育工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。積極參加保密培訓(xùn)及學(xué)習(xí)《保密法》、《保密工作業(yè)務(wù)指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)論

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及的環(huán)節(jié)較多，不僅需要文職人員高度的負(fù)責(zé)，同時(shí)還要求較高的政治覺悟和管理水平，以便通過實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)更好的完善工作檔案管理制度和實(shí)際操作方法，保證該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]翁穎群.辦公室文書檔案收集與歸納工作要點(diǎn)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：119+130.

[2]吳倩倩，謝雨菲.辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：183-184.