探討大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

劉立新

【摘要】在信息大爆炸的背景下，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足其發(fā)展的需求，且暴露出許多新的問題，如檔案丟失、數(shù)據(jù)泄漏等，所以需要事業(yè)單位發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，加快檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，便給事業(yè)單位提升檔案管理水平創(chuàng)造了有利條件?；诖?，本文主要分析在事業(yè)單位檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，以供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 檔案管理? 大數(shù)據(jù)技術(shù)

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要是通過人工檢索和紙質(zhì)記錄的方式進(jìn)行檔案管理，這樣落后的檔案管理模式與時(shí)代發(fā)展要求并不相符，而且在花費(fèi)較多人力物力成本的同時(shí)，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以需要事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，只有這樣才能夠更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。然而從實(shí)際的情況來看，當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理方面仍然存在許多不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案風(fēng)險(xiǎn)問題較突出

任何事物都有其兩面性，在信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，雖然給事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)造了有利條件，但也同時(shí)帶來一些風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)盜取、個(gè)人信息盜賣等問題屢見不鮮，一旦有不法分子侵入事業(yè)單位檔案系統(tǒng)內(nèi)部盜取信息，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。因此，如何有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新過程中重點(diǎn)需要解決的問題。

（二）檔案管理制度不完善

任何工作的開展都需要一定的制度支撐，檔案管理也不例外，然而從實(shí)際情況來看，許多事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，對(duì)于日常檔案管理工作也未作出明確和具體的規(guī)定，使得檔案管理人員更多是依靠自身的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行，缺乏可以依靠的具體章程，因此導(dǎo)致檔案管理工作存在隨意性和不確定性。另外，由于缺乏完善的檔案管理制度，也使得內(nèi)部工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、分工不明確，以致于問題出現(xiàn)時(shí)存在責(zé)任相互推諉的情況。

（三）信息化水平較低

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，給事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)造了有利的條件，許多事業(yè)單位檔案管理工作也紛紛朝著大數(shù)據(jù)方向發(fā)展，但是在轉(zhuǎn)變期間，也暴露出許多新的問題，比如有的事業(yè)單位信息化水平較低，尤其是在檔案管理系統(tǒng)維護(hù)檢查方面投入較少，使得檔案管理系統(tǒng)存在較多安全隱患和不確定因素，同時(shí)在監(jiān)督方面也缺乏有效的制度，使得檔案管理制度難以有效落實(shí)。

二、事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)信息化檔案的安全存儲(chǔ)管理

隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，事業(yè)單位也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，加快先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，促使檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，不斷提升檔案管理的效率與質(zhì)量。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以建立檔案管理信息系統(tǒng)為著力點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理，同時(shí)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的光盤存儲(chǔ)管理及系統(tǒng)保護(hù)，以此對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效保護(hù)，并及時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的更新和完善。另外，檔案管理人員也要增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)意識(shí)，在加快檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要做好檔案的安全存儲(chǔ)工作，避免出現(xiàn)檔案丟失、數(shù)據(jù)泄露等問題發(fā)生。所以要求事業(yè)單位檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，能夠科學(xué)進(jìn)行信息化檔案分類的同時(shí)，借助信息技術(shù)對(duì)重要性的保密數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和加密保護(hù)，并加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)異常問題及時(shí)檢修，確保檔案信息安全存儲(chǔ)和傳遞，從而提升檔案管理信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。

（二）構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息傳輸方式也發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此促進(jìn)資源共享，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效傳遞。比如，事業(yè)單位通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣如果某一部門需要調(diào)取某一職工的檔案信息時(shí)，可通過審批授權(quán)的方式進(jìn)入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查看，這樣可以更好進(jìn)行相關(guān)工作的安排。

（三）進(jìn)一步完善檔案管理制度

為了有效提升事業(yè)單位檔案管理水平，還需要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善，這是促進(jìn)檔案信息化管理發(fā)展的必要途徑，也是實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人、分工明確和集中管理的重要基礎(chǔ)。對(duì)此，事業(yè)單位在完善檔案信息化管理制度時(shí)，可通過這幾個(gè)方面著手：首先，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集和整理，并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中分類進(jìn)行檔案信息的管理，以便后續(xù)能夠更好地進(jìn)行檔案的查閱和檢索，提高檔案工作效率;其次，事業(yè)單位在完善檔案管理制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)將績(jī)效考核制度融入其中，并制定合理的獎(jiǎng)懲條例，以此強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任，并從根本上提高檔案管理人員的工作積極性。另外，在日常工作中，給予優(yōu)秀職工相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并加大宣傳力度，從而促使更多人積極參與檔案管理工作中。

（四）重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

事業(yè)單位在檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，也要充分重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，尤其是檔案信息化管理工作對(duì)專業(yè)人才的要求更高，需要強(qiáng)大的人才隊(duì)伍得以支持，才能夠更好地開展檔案信息化管理工作。對(duì)此，事業(yè)單位要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和教育，各部門領(lǐng)導(dǎo)在合理分配人員工作任務(wù)的基礎(chǔ)上重視他們綜合能力的提升。同時(shí)，事業(yè)單位也要重視人才的引進(jìn)，以此為檔案管理部門注入新的活力，并定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，采取多樣化的教育方式，如經(jīng)驗(yàn)豐富的員工對(duì)新員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、邀請(qǐng)行業(yè)專家進(jìn)行檔案管理知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，以此壯大檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足其實(shí)際發(fā)展的需求，需要借助先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，給事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新帶來契機(jī)，但不可否認(rèn)也帶來些許挑戰(zhàn)，所以要求事業(yè)單位要積極應(yīng)對(duì)，加快檔案信息化建設(shè)，建立起更加完善的檔案管理體系，從而更好地發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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