淺談地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用

（中國地質(zhì)調(diào)查局煙臺海岸帶地質(zhì)調(diào)查中心，山東 煙臺 264004）

地質(zhì)檔案資料對于我國的經(jīng)濟建設(shè)具有重大的意義，需要相關(guān)部門進行長久的保存。傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理以紙質(zhì)為主，費用較高、容易蟲蛀、人力資源浪費，這些都是傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理不符合當(dāng)前社會發(fā)展的體現(xiàn)。紙質(zhì)的檔案由于缺乏備份，一旦丟失都是重大的損失，增大了檔案保存和管理的難度。計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，社會管理工作中電子檔案的普及程度也越來越高[1]。地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用中，電子檔案的建立解決了很多紙質(zhì)檔案管理帶來的問題。由此可見，加強地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用研究非常具有現(xiàn)實意義。

1 系統(tǒng)研發(fā)的意義

地質(zhì)檔案文件管理是一項繁瑣而重要的任務(wù)，需要大量的人力、物力和財力。為了使地質(zhì)檔案文件的管理快捷、高效，從傳統(tǒng)的人工處理轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代的信息處理，管理員可以通過使用信息處理技術(shù)提升自己的工作效率，更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。在地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中，地質(zhì)數(shù)據(jù)文件的管理是重中之重[2]。在傳統(tǒng)的管理方式中由于紙質(zhì)文件是唯一的，長久保存相當(dāng)困難，在使用過程中也不能提高工作效率。相比之下，基于信息化的數(shù)據(jù)存儲模式可以完全避免這些問題。電子文件不僅可以隨時查閱，還可以上傳和備份。計算機軟件具有幫助檔案工作人員更好地總結(jié)、保存、更改、共享和應(yīng)用的優(yōu)點，還可以節(jié)省人力物力成本，更加方便、快捷、高效。在計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)相當(dāng)普及的今天，可以說，如果一個單位跟不上信息化建設(shè)的步伐，必然會被社會發(fā)展自然淘汰。信息時代的背景之下，檔案的信息化管理過程主要包括數(shù)據(jù)的收集、整理、分析以及最后使用幾個步驟。地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)也可以為社會和其他部門提供更好的服務(wù)，相關(guān)的檔案管理部門會因為信息化使用程度轉(zhuǎn)換自身的職能，從原來的整理保管職能轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒎?wù)職能。這樣可以使單位自身更好更快地發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。對于二次利用檔案和查詢，信息系統(tǒng)還可以提供更加方便快捷的服務(wù)。地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)的建立，使管理人員能夠在幾秒鐘內(nèi)通過關(guān)鍵詞搜索或分類搜索找到相應(yīng)的信息，并查閱、檢查、更新信息，在一定程度上加強了地質(zhì)資料的監(jiān)測與管理。此外，在實際應(yīng)用中地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)模式也是非常實用的。例如，它能使相關(guān)業(yè)務(wù)部門通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進行共享，可以對收集的數(shù)據(jù)進行自動編輯、排序，能夠進行備案提高數(shù)據(jù)的安全性，數(shù)據(jù)的透明化也能得到進一步的提升。從另一個角度來看，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)也有公平和監(jiān)督的功能。地質(zhì)檔案資料中有相當(dāng)一部分是涉密的，在檔案管理中需要做好保密工作，絕不泄露不應(yīng)泄露的信息文件。數(shù)據(jù)一旦丟失或泄露，將給保管機構(gòu)造成嚴(yán)重損失，并引發(fā)一些法律糾紛。因此，基于信息系統(tǒng)的檔案管理可以消除人為因素造成的缺陷和潛在風(fēng)險[3]。但信息化檔案管理需要提高安全警惕，做好地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)中訪問權(quán)限的設(shè)置，必須時刻保持高度的安全意識，為單位各種檔案數(shù)據(jù)的安全做好準(zhǔn)備。

2 地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理一直是單位管理的重要組成部分，尤其是地質(zhì)資料檔案管理在地勘單位是一項重要的工作，種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜。一方面，地質(zhì)資料隨著工作范圍和深入程度，積累數(shù)量越來越多。在地質(zhì)單位，不僅包含各種專業(yè)地質(zhì)科技檔案資料，而且還有相關(guān)行政文件、基礎(chǔ)設(shè)施文件等，在這個龐大復(fù)雜的項目中，如果僅僅依靠人工管理，不僅會浪費過多人力資源，而且還容易出現(xiàn)錯誤和疏漏。另一方面，紙質(zhì)檔案材料對環(huán)境干濕度的要求也很高，一旦文件受潮、霉變、蛀蟲或文件在借閱使用中丟失損壞，就會失去價值，在沒有數(shù)字化備份的情況下，后果是不可估量的。另外傳統(tǒng)的檔案管理是手工完成的，但管理者的職業(yè)道德和保密意識不同，這給檔案管理增加了很多不確定性。很多信息和文件都是保密的，如果信息出現(xiàn)了泄露，無論對單位還是對相關(guān)負責(zé)人，都會帶來經(jīng)濟上的損失[4]。但是，當(dāng)前很多單位檔案管理的信息化水平低，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用中存在著很多問題，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會高速發(fā)展的要求。因此，以更加科學(xué)、高效、便捷的方式完善檔案管理制度，提高檔案信息管理水平，提高人員專業(yè)素質(zhì)，才能更好的為地質(zhì)檔案信息化建設(shè)做好服務(wù)。

3 地質(zhì)檔案管理信息化的方法和途徑

3.1 建立健全地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)能夠更好的保證資料的安全性和高效性，地質(zhì)數(shù)據(jù)的收集和儲存能夠解放繁瑣的人工統(tǒng)計，能夠更加有效的處理地質(zhì)資料檔案管理工作。主要有以下幾方面優(yōu)勢：其一，能夠避免人力資源的浪費；其二，能夠使地質(zhì)資料文件管理進一步增強準(zhǔn)確性、高效性。地質(zhì)資料管理方式的不斷完善能夠使各個部門之間的聯(lián)系更加緊密、工作人員的工作效率進一步提高，也可以通過信息檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門更好的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2 加強信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，規(guī)范系統(tǒng)管理

地質(zhì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中充分使用了信息化管理技術(shù)，與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理相比更有優(yōu)越性，管理軟件也更有權(quán)威性。建立一個具有目錄信息檢索的數(shù)據(jù)庫能夠提高借閱查詢的效率。保密的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息如果管理不當(dāng)一經(jīng)公開，就失去了地質(zhì)數(shù)據(jù)文件管理的意義和原則。處理和編目電子地質(zhì)信息并入庫管理的過程仍然是一個需要嚴(yán)格保密的過程，軟件用戶和檔案管理員都必須嚴(yán)格篩選，不能有信息泄露和其他不道德的行為。此外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分。數(shù)據(jù)庫一旦形成，將使地質(zhì)信息管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮其優(yōu)勢，實現(xiàn)智能化管理。

3.3 加強檔案管理系統(tǒng)的安全保障措施

互聯(lián)網(wǎng)運行環(huán)境復(fù)雜多變，在安全可靠方面相對缺少保障，地質(zhì)檔案資料系統(tǒng)開發(fā)可采用C/S架構(gòu)，僅在單位局域網(wǎng)上運行使用，避免將各種文件和用戶信息鏈接到開放混亂的互聯(lián)網(wǎng)上。單位構(gòu)建使用的檔案管理系統(tǒng)必須具有很高的安全性要求，要加強管理權(quán)限的設(shè)定，使用者在申請查閱涉密文件時要逐級審批通過才能預(yù)覽。另外電子資料復(fù)制使用時，應(yīng)該使用藍光光盤，禁止用U盤拷貝并隨便連接使用過互聯(lián)網(wǎng)的計算機?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性使得惡意黑客有機會攻擊單位的管理系統(tǒng)，發(fā)送病毒可以使服務(wù)器癱瘓，甚至竊取各種類型的地質(zhì)數(shù)據(jù)、機密信息使單位面臨泄密風(fēng)險。如果機組地質(zhì)資料文件泄露，會使工作面臨被動狀態(tài)。因此，保障檔案的信息安全，防范信息泄露是一項重要的工作。在系統(tǒng)維護過程中，必須定期檢測、防病毒、防范故障，避免信息盜竊案件的發(fā)生，保證資料數(shù)據(jù)信息的安全。

4 地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)發(fā)展展望

地質(zhì)檔案信息化工程是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下的必然要求，是一項長期性、系統(tǒng)性工作，具有深遠的歷史意義。由于發(fā)展時間短、水平有限、經(jīng)驗不足，在實施過程中會暴露出一些問題需要不斷優(yōu)化完善，因為將來還有很大的發(fā)展空間。

4.1 地質(zhì)檔案電子化，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理資料共享

地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的前提是地質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化處理加工。在這個過程中要對一些年代久遠的原始紙質(zhì)資料進行掃描處理，為下步將檔案信息化的整體效益更好的發(fā)揮做準(zhǔn)備。加強地質(zhì)檔案管理內(nèi)部的橫向整合，實現(xiàn)信息資源的共享，擴大檔案資料的信息利用，實行一體化管理，發(fā)揮綜合優(yōu)勢，是未來地質(zhì)檔案信息化管理的重要組成部分。

4.2 建立規(guī)范、通用的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)

隨著信息時代的快速發(fā)展，知識總量和信息更新速度迅速增加。任何部門在有限的條件下不可能收集、組織、處理、保存和利用所有的知識和信息[5]。

因此，有必要打破檔案、圖書、信息等部門各司其是的局面，加快檔案資料管理的信息化建設(shè)，在一定的系統(tǒng)內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)構(gòu)建地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)，在單位局域網(wǎng)推廣利用，以提高地質(zhì)檔案資源共享效率和管理水平。

4.3 在電子化基礎(chǔ)上向數(shù)字化邁進

地質(zhì)檔案數(shù)字化是電子化的進一步發(fā)展，對電子化的要求越來越高，目標(biāo)越來越大，工作也越來越復(fù)雜，也是地質(zhì)檔案發(fā)展的高級階段。地質(zhì)檔案數(shù)字化可以極大地方便遠程技術(shù)交流，方便數(shù)據(jù)共享和成果學(xué)習(xí)。地質(zhì)檔案數(shù)字化是信息管理發(fā)展和進步的標(biāo)志，是地勘單位加快建設(shè)和發(fā)展的重要工程。數(shù)字化建設(shè)使地質(zhì)檔案科學(xué)管理實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，對我國地質(zhì)信息化建設(shè)產(chǎn)生深遠的影響。

5 結(jié)語

地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)是加快地質(zhì)檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，是提高地質(zhì)檔案管理水平的必然趨勢。在發(fā)展過程中，雖然道路是曲折的，需要不斷探索，但是，我們應(yīng)該以積極的態(tài)度面對問題。我國傳統(tǒng)模式之下地質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前信息時代的要求，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)構(gòu)建迫在眉睫，在這個過程中需要更好的結(jié)合信息化處理技術(shù)。本文提出對地質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，更好的實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的共享服務(wù)，提出建立規(guī)范、通用的檔案管理系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用的建議，希望能更好的提高地質(zhì)資料的開發(fā)利用。