信息化手段提升大型建筑企業(yè)內(nèi)控體系的探索與實(shí)踐

王俊英

【摘? 要】工程項(xiàng)目綜合管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)落實(shí)企業(yè)管理要求、細(xì)化管理流程、提升精細(xì)化管控質(zhì)量起著非常關(guān)鍵的作用，對(duì)降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益也至關(guān)重要。近年來(lái)，建筑企業(yè)不斷探索信息化平臺(tái)在施工項(xiàng)目管理過(guò)程中的應(yīng)用，但不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，信息壁壘、信息孤島是很多企業(yè)的通病。論文以集成化項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用為主要內(nèi)容，聚焦信息化系統(tǒng)對(duì)大型建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系提升的作用和意義。

【Abstract】The construction of engineering project comprehensive management informatization system plays a very important role in implementing management requirements of enterprises， refining management process， and improving the quality of fine management and control， and is also crucial to reduce operating costs of enterprises and improve economic benefits. In recent years， construction enterprises continue to explore the application of informatization platform in the management process of construction project， but different business systems are relatively independent， information barrier and information island are common problems of many enterprises. With the construction and application of the integrated project management information system as the main content， the paper focuses on the role and significance of the informatization system in the promotion of the internal control system of large construction enterprises.

【關(guān)鍵詞】建筑企業(yè);信息化;內(nèi)控體系

【Keywords】construction enterprises; informatization; internal control system

【中圖分類號(hào)】F270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）11-0140-03

1 研究背景

大型建筑行業(yè)企業(yè)近些年呈現(xiàn)出全國(guó)化布局，主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)呈階梯型增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)效益等成倍增長(zhǎng)，傳統(tǒng)方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代化的企業(yè)管理需求。同時(shí)，隨著工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，施工技術(shù)難度與質(zhì)量要求不斷提高，建設(shè)領(lǐng)域施工管理的復(fù)雜程度和難度也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理理念和手段已無(wú)法適應(yīng)快速發(fā)展的要求，施工企業(yè)必須進(jìn)行管理創(chuàng)新，加強(qiáng)自身內(nèi)控體系建設(shè)，通過(guò)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的“三化融合”不斷提升企業(yè)管理水平，達(dá)到精細(xì)化管理。加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和項(xiàng)目管理，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。企業(yè)工程項(xiàng)目管理中存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

1.1 建筑施工企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)引發(fā)的問(wèn)題

項(xiàng)目眾多、地域分散、單項(xiàng)目管理水平參差不齊，企業(yè)管理者難于及時(shí)、動(dòng)態(tài)地掌握各業(yè)務(wù)口數(shù)據(jù)信息。管理缺乏詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，不能很好地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、預(yù)測(cè)和決策，導(dǎo)致企業(yè)管理流于形式，規(guī)章制度到基層項(xiàng)目執(zhí)行很大程度上會(huì)弱化。同時(shí)，資金比較分散，資金使用效率低下，監(jiān)控不力和應(yīng)收賬款居高不下等問(wèn)題普遍。

1.2 缺少集成化的項(xiàng)目管理平臺(tái)

對(duì)核心業(yè)務(wù)、施工項(xiàng)目管理缺少集成化的信息化管控平臺(tái)，項(xiàng)目在進(jìn)度計(jì)劃、成本監(jiān)控、技術(shù)文檔、合同管理、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)沒(méi)有形成統(tǒng)一的信息共享機(jī)制，缺乏對(duì)多模式項(xiàng)目的統(tǒng)一化管理。

1.3 數(shù)據(jù)沒(méi)有相互貫通，數(shù)據(jù)有待整合共享

建筑企業(yè)探索項(xiàng)目管理的信息化建設(shè)，存在諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工具類軟件的應(yīng)用，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用不同的信息化系統(tǒng)，形成信息孤島和信息壁壘，亟需系統(tǒng)整合，提高信息系統(tǒng)的易用性和宜用性。

1.4 無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)多項(xiàng)目管理模式的快速?gòu)?fù)制

當(dāng)前，無(wú)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)急劇擴(kuò)張狀態(tài)下企業(yè)總部對(duì)多項(xiàng)目管理模式的快速?gòu)?fù)制，企業(yè)的多級(jí)管理體制存在脫鉤環(huán)節(jié)，無(wú)法形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砭W(wǎng)絡(luò)。企業(yè)決策支持?jǐn)?shù)據(jù)不足，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警手段，無(wú)法滿足橫向分析與績(jī)效考核的需要。

2 研究目的與意義

完善的制度體系、清晰的業(yè)務(wù)流程、完備的制式表單，為建筑企業(yè)內(nèi)控體系的完整性提供保障，但規(guī)章制度執(zhí)行的有效性，還需信息化手段將管理要求加以固化。通過(guò)運(yùn)用項(xiàng)目管理綜合信息系統(tǒng)，建立以合同、進(jìn)度、成本管理為核心的管理體系，構(gòu)建高效率的信息鏈，有效控制項(xiàng)目成本，全面管理生產(chǎn)資源，提高企業(yè)的管理水平，提高決策分析能力。

3 研究思路與特色

3.1 基本思路

3.1.1 項(xiàng)目層面

該系統(tǒng)以項(xiàng)目生命周期為基礎(chǔ)，側(cè)重于具體業(yè)務(wù)操作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目成本、合同、進(jìn)度、質(zhì)量等項(xiàng)目要素的有效管理，使項(xiàng)目管理人員通過(guò)信息系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施從點(diǎn)到面的管理和控制。

3.1.2 企業(yè)層面

該系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目的施工狀況進(jìn)行監(jiān)管，把握項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)情況，通過(guò)對(duì)所有項(xiàng)目業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，全面掌握公司范圍內(nèi)人、財(cái)、物以及經(jīng)營(yíng)管理的狀況，對(duì)各種資源集中管理和合理調(diào)配。企業(yè)通過(guò)對(duì)管理數(shù)據(jù)的積累，達(dá)到對(duì)所有項(xiàng)目的事前規(guī)劃、事中控制、事后分析。

3.2 主要特色

3.2.1 管理覆蓋項(xiàng)目全生命周期

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集成化的項(xiàng)目職能管理，在企業(yè)、分子公司及項(xiàng)目部推廣和應(yīng)用，覆蓋了招投標(biāo)、項(xiàng)目策劃、成本、收入、現(xiàn)場(chǎng)物資設(shè)備、質(zhì)量、安全、竣工收尾等流程，各功能數(shù)據(jù)緊密集成，互為約束，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目的全周期管理。

3.2.2 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本過(guò)程管理

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了預(yù)算、計(jì)劃成本、實(shí)際成本的對(duì)比分析功能，及時(shí)對(duì)目標(biāo)成本、項(xiàng)目利潤(rùn)率等進(jìn)行過(guò)程控制，并對(duì)成本風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警。

3.2.3 實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，避免信息孤島

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了各管理模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，打通各個(gè)信息系統(tǒng)人員權(quán)限，通過(guò)各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，避免了信息孤島問(wèn)題的發(fā)生，提高了數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。

3.2.4 建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控體系

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度延期風(fēng)險(xiǎn)、合同變更履約風(fēng)險(xiǎn)、合同款支付風(fēng)險(xiǎn)、成本指標(biāo)盈虧進(jìn)行分析和預(yù)警，使企業(yè)管理層能夠根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提前采取相應(yīng)措施。

4 主要做法

4.1 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)概況

在完善規(guī)章制度建設(shè)的基礎(chǔ)上梳理管理流程，結(jié)合企業(yè)實(shí)際應(yīng)用，開(kāi)發(fā)契合企業(yè)管理模式的企業(yè)綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)：以業(yè)務(wù)流程為引導(dǎo)、成本管理為主線，采取整體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)優(yōu)化的實(shí)施策略。既滿足工程單體管理需求，又覆蓋投標(biāo)、合同、資產(chǎn)和計(jì)劃統(tǒng)計(jì)等企業(yè)各級(jí)管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)貫通企業(yè)總部、各分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部三層，實(shí)現(xiàn)縱橫交織、立體管控，并實(shí)現(xiàn)與外部相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。

4.2 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊及管控要點(diǎn)

4.2.1 投標(biāo)管理

系統(tǒng)具備對(duì)業(yè)主和投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行管理的功能，具有電子標(biāo)書、分供商和分包商的管理功能，系統(tǒng)覆蓋企業(yè)所有總承包項(xiàng)目。其實(shí)現(xiàn)了工程信息評(píng)審及匯總查詢、投標(biāo)過(guò)程管理等。在資信調(diào)查和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，建立了分包方和供應(yīng)方合格供方名錄，并實(shí)現(xiàn)了依據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供方名錄的動(dòng)態(tài)管理。

4.2.2 立項(xiàng)管理

立項(xiàng)管理模塊涵蓋從項(xiàng)目審批到立項(xiàng)定崗的管理，是項(xiàng)目管理重要的起點(diǎn)和其他模塊數(shù)據(jù)歸口、分類的基礎(chǔ)，其功能包含建設(shè)項(xiàng)目信息管理、項(xiàng)目班子組建申請(qǐng)、項(xiàng)目部管理、建設(shè)項(xiàng)目工作分解（WBS）。通過(guò)系統(tǒng)管理員為項(xiàng)目部人員授權(quán)，按工作崗位或不同的角色授相應(yīng)節(jié)點(diǎn)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理部的管理架構(gòu)的線上組建。

4.2.3 招標(biāo)管理

合同簽訂之前必須走招標(biāo)流程，這是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的有力手段，該模塊依托強(qiáng)大的合格供方管理節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)計(jì)劃、入圍單位審批單、開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)審批單等功能節(jié)點(diǎn)。合同的簽訂必須參照上游的定標(biāo)審批單，否則就無(wú)法簽訂，所有簽訂的合同必須經(jīng)過(guò)比價(jià)，必須入圍公司合格供方名錄。

4.2.4 進(jìn)度管理

進(jìn)度管理模塊主要包括進(jìn)度計(jì)劃、執(zhí)行和分析。進(jìn)度計(jì)劃可以根據(jù)各項(xiàng)目的分部分項(xiàng)或按照年度、月度進(jìn)行編制，系統(tǒng)外編制的計(jì)劃圖也可以導(dǎo)入系統(tǒng)。進(jìn)度執(zhí)行主要是跟蹤各項(xiàng)計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，通過(guò)實(shí)際進(jìn)度填報(bào)的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目的關(guān)鍵控制點(diǎn)、前鋒線進(jìn)行跟蹤，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)分析原因并及時(shí)解決問(wèn)題。

4.2.5 成本管理

成本管理模塊對(duì)項(xiàng)目成本測(cè)算和項(xiàng)目成本運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理，通過(guò)項(xiàng)目策劃確定各項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)和成本核算科目，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行成本管理。系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目預(yù)算收入、目標(biāo)成本（計(jì)劃成本）和實(shí)際成本進(jìn)行報(bào)表的三算對(duì)比功能，成本監(jiān)控的運(yùn)行體系保證了項(xiàng)目毛利率、降低了管理費(fèi)用率。

4.2.6 合同管理

首先，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同的分類：分為工程類合同和非工程類合同。其中，工程類合同包括施工（業(yè)主）合同管理、勞務(wù)分包管理、專業(yè)分包管理、采購(gòu)合同、租賃合同、工程類其他合同等。其次，對(duì)工程類合同按照功能分成：合同評(píng)審及信息登記（含補(bǔ)充協(xié)議）、合同交底、合同過(guò)程結(jié)算、合同完工結(jié)算、合同資金收支等。根據(jù)不同類別的合同的管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)合同線上的評(píng)審、修訂、防偽水印處理和導(dǎo)出，并在系統(tǒng)中保留合同執(zhí)行過(guò)程中變更、索賠、結(jié)算、支付的臺(tái)賬記錄、審批流程，并實(shí)現(xiàn)管理點(diǎn)的檢索。

4.2.7 物資管理

該模塊功能包括物資基礎(chǔ)信息、供應(yīng)商、需用計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收入庫(kù)、庫(kù)存、周轉(zhuǎn)材料、物資處置和統(tǒng)計(jì)管理等內(nèi)容，集成了綜合管理物資鏈中所有模塊。涵蓋從物料需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃的提出，直至出入庫(kù)、能源消耗全過(guò)程的物資管理。以物資的分類編碼為基礎(chǔ)，配套的制式表格覆蓋資總控計(jì)劃，需用計(jì)劃，現(xiàn)場(chǎng)物資管理的入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、盤點(diǎn)等。

4.2.8 設(shè)備管理

設(shè)備管理的要點(diǎn)是設(shè)備資產(chǎn)管理和現(xiàn)場(chǎng)管理，覆蓋機(jī)械設(shè)備基礎(chǔ)信息編碼、需求使用計(jì)劃編制、進(jìn)場(chǎng)、維護(hù)、維修保養(yǎng)到設(shè)備歸還、退場(chǎng)整個(gè)過(guò)程的管理。在施工生產(chǎn)的過(guò)程中實(shí)時(shí)分析機(jī)械設(shè)備的計(jì)劃成本和實(shí)際成本，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體成本控制。

4.2.9 質(zhì)量管理

該模塊實(shí)現(xiàn)了各管理層級(jí)對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的質(zhì)量控制，包括質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃、質(zhì)量檢查、月報(bào)和竣工資料管理。質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃管理：根據(jù)項(xiàng)目年度質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃和創(chuàng)優(yōu)策劃方案，形成企業(yè)年度質(zhì)量目標(biāo)臺(tái)賬。質(zhì)量檢查管理：對(duì)工程質(zhì)量過(guò)程檢查的記錄、處罰，下達(dá)整改通知書和復(fù)查管理等功能，對(duì)工程質(zhì)量檢查情況及處理結(jié)果動(dòng)態(tài)管理。質(zhì)量驗(yàn)收管理：包括預(yù)驗(yàn)收、分部工程驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收記錄管理等業(yè)務(wù)的處理和管理。

4.2.10 安全管理

該模塊功能包括安全隱患管理、事故管理、培訓(xùn)考核、檢查管理和安全知識(shí)庫(kù)。隱患管理包括危險(xiǎn)源內(nèi)容的集中管理、危險(xiǎn)源和重大危險(xiǎn)源的識(shí)別及清單、安全生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案及演習(xí)記錄、安全處罰管理。安全檢查主要為管理針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題下達(dá)安全整改通知書和整改內(nèi)容的回執(zhí)，及時(shí)了解項(xiàng)目安全生產(chǎn)情況，促進(jìn)各級(jí)單位對(duì)生產(chǎn)安全的重視。

4.2.11 竣工管理

該模塊主要是針對(duì)工程的各種資料、簽證的移交管理，該模塊具有項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及備案記錄、對(duì)竣工資料分類管理、檢索竣工資料功能。

4.2.12 風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)管理模塊具有項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，進(jìn)度、成本、合同、支付、工作延期等風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和風(fēng)險(xiǎn)處理等功能，以降低項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，為確保項(xiàng)目履約、實(shí)現(xiàn)預(yù)期利潤(rùn)目標(biāo)提供保障。工程項(xiàng)目是施工企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是企業(yè)內(nèi)部控制中風(fēng)險(xiǎn)管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5 實(shí)施成效

該系統(tǒng)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目策劃、招投標(biāo)、簽約、施工過(guò)程控制、竣工五個(gè)階段的前后貫通，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目全過(guò)程管理，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各階段實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的收集、傳遞、分析和共享，程序化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式得以實(shí)現(xiàn)，切實(shí)提高了項(xiàng)目管控水平。流程及業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置，實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程化的管理。業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，打通了業(yè)務(wù)線之間的聯(lián)系通道，減少業(yè)務(wù)“交圈”障礙，提高了部門間的協(xié)作效率。打破“部門壁壘、管理層級(jí)、地域界限”，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨層級(jí)信息的共享。功能強(qiáng)大的系統(tǒng)操作記錄，保證了管理數(shù)據(jù)的可追溯性和唯一性。系統(tǒng)知識(shí)庫(kù)能夠供員工學(xué)習(xí)，達(dá)到組織間信息暢通。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，便于業(yè)務(wù)人員及時(shí)采取有效措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)信息的同步預(yù)警和即時(shí)掌控，增強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)控制能力。

5.1 降低生產(chǎn)成本

該系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目材料物資、成本控制、質(zhì)量安全、工程控制管理準(zhǔn)確記錄，項(xiàng)目主要成本發(fā)生過(guò)程得到有效管控。對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)安全、質(zhì)量及工程進(jìn)展實(shí)施有效監(jiān)控，節(jié)約了監(jiān)管和檢查成本，降低了現(xiàn)場(chǎng)檢查的頻次，延長(zhǎng)了檢查周期。明確了成本控制的必要工作，強(qiáng)化了三算對(duì)比的精確操作規(guī)范，從而達(dá)到精細(xì)化成本管控。

5.2 降低訴訟案件發(fā)生概率，提高企業(yè)公信形象

企業(yè)合同范本庫(kù)的啟用，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤u(píng)審流程，細(xì)致的洽商變更和索賠的記錄臺(tái)賬，為合同執(zhí)行提供有力保障，降低了訴訟案件的發(fā)生概率，降低了因處理訴訟事務(wù)造成的時(shí)間、精力、費(fèi)用等資源消耗，提升了企業(yè)外部公信形象。

5.3 保障內(nèi)部控制體系的落地執(zhí)行

信息化系統(tǒng)集合了企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷、合同管理、工程管理、商務(wù)管理、物資設(shè)備管理、質(zhì)量管理和安全管理部門的管理要求，是企業(yè)規(guī)章制度的線上流程化和表單化、信息化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)上下游的物理控制，是對(duì)流程有效執(zhí)行的有力約束，為內(nèi)部控制體系執(zhí)行的有效性提供保障。

6 結(jié)語(yǔ)

建筑企業(yè)項(xiàng)目管理綜合信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，規(guī)范了施工項(xiàng)目管理、明確了審批流程、助力企業(yè)內(nèi)控控制體系的有效落地，為降低項(xiàng)目成本、提高盈利水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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