談?wù)剻n案管理科學(xué)化的路徑

魏超

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、目前我國(guó)的檔案管理體系存在的不足

（一）檔案管理制度不夠健全

在很多人看來(lái)，檔案管理工作不具有實(shí)際意義，所以工作人員也只是應(yīng)付了事，而沒(méi)有根據(jù)規(guī)定的流程完成任務(wù)。在很多地方，檔案管理就是工作人員的個(gè)人極記憶，即便付出了實(shí)際行動(dòng)，也沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行歸檔和保存。制度的不健全主要表現(xiàn)在缺乏規(guī)范，只有用制度和規(guī)范進(jìn)行約束，才能夠推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和先進(jìn)化。

（二）檔案管理員素質(zhì)有待提高

在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案管理員也因此成為一個(gè)邊緣職業(yè)，單位在安排人員對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都表現(xiàn)地比較隨意，常常會(huì)安排一些年紀(jì)比較大、不適合在原來(lái)的工作崗位上繼續(xù)勞動(dòng)下去的人來(lái)管理檔案，這些人對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的利用水平大多比較低，檔案管理技能和水平也一直停滯不前。再加上對(duì)檔案管理工作沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，不知道檔案管理的意義和目的是什么，也不知道如何做好歸納和整理，久而久之就導(dǎo)致檔案管理工作一團(tuán)糟。所以說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

（三）檔案利用率不高

從我國(guó)目前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)檔案被保存下來(lái)之后很少被啟用，這導(dǎo)致檔案的利用率非常低。許多地方的檔案館都是封閉的，外來(lái)人員很難進(jìn)入其中，更別說(shuō)查詢(xún)相關(guān)信息了。即便對(duì)外開(kāi)放，也只是開(kāi)放一部分檔案，想要進(jìn)行細(xì)致查詢(xún)還是有一定難度的，這樣一來(lái)檔案的意義便不復(fù)存在，其價(jià)值無(wú)法得以體現(xiàn)。檔案存在的意義在于利用過(guò)去的資料解決當(dāng)下的問(wèn)題，亦或是對(duì)未來(lái)做出合理化的預(yù)測(cè)，倘若這些檔案無(wú)法得到利用，那么它的存在就是沒(méi)有意義的。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）給予檔案管理足夠的重視

就一個(gè)單位而言，要提高全員對(duì)檔案管理工作的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)層首先要起到示范作用和主導(dǎo)作用，建立健全單位內(nèi)部的檔案管理機(jī)制，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。對(duì)于專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，要強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)，幫助他們樹(shù)立正確的管理觀(guān)念，用心完成檔案管理工作，避免出現(xiàn)紕漏，提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化程度。檔案管理工作流程復(fù)雜、任務(wù)繁多，為此需要各個(gè)部門(mén)的配合。為此，要提高全員參與熱情，鼓勵(lì)全體員工在日常的工作學(xué)習(xí)中自覺(jué)的保存資料，降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）建立健全檔案管理制度

高水平的管理有賴(lài)于制度的規(guī)范，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理模式也得到了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。要想做好這一工作，就必須制定一系列的規(guī)范來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束，細(xì)化對(duì)入檔的范圍、內(nèi)容、方式、環(huán)節(jié)的規(guī)定，盡可能地做到面面俱到，不留漏洞，對(duì)檔案的入檔、存檔以及出檔進(jìn)行明確的規(guī)定，建立科學(xué)有序的管理模式。在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的情況下，檔案的管理工作也要順勢(shì)而行，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行大刀闊斧的改革，對(duì)空白處進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

（三）采用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理

時(shí)代的進(jìn)步帶來(lái)了大批嶄新的技術(shù)，要想做好檔案管理工作，就需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新，采用更加現(xiàn)代化的模式進(jìn)行管理。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改進(jìn)，用技術(shù)推動(dòng)管理工作的進(jìn)步，保證檔案得到安全的保管。與此同時(shí)，還要有效利用多媒體、電子文本等媒介，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，將信息輸入到更為穩(wěn)定的環(huán)境中。

（四）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高管理者的素質(zhì)

要想做好檔案管理工作，就要培養(yǎng)一支水平高、技術(shù)強(qiáng)的管理隊(duì)伍。為此，需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行定期或不定期培訓(xùn)教育，讓他們意識(shí)到檔案管理的重要性，意識(shí)到自己肩負(fù)的責(zé)任，這樣才能保證在實(shí)際工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)。為此，要從兩個(gè)方面對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，要幫助他們提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解檔案管理的基本知識(shí)，具備相應(yīng)的能力，在此基礎(chǔ)上提高對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用程度，在制度規(guī)范下對(duì)檔案進(jìn)行管理。此外，要進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)他們?nèi)?心地投入到這項(xiàng)工作中。

（五）樹(shù)立檔案管理的先進(jìn)理念，健全完善檔案的管理機(jī)制

檔案管理的先進(jìn)理念，是檔案管理工作能夠更加系統(tǒng)化、先進(jìn)化、科學(xué)化以及實(shí)時(shí)化的依據(jù)?？茖W(xué)技術(shù)作為管理機(jī)制的保障，健全完善的管理機(jī)制為基礎(chǔ)。應(yīng)當(dāng)把建設(shè)檔案管理機(jī)制作為工作的重點(diǎn)，將“健全制度、規(guī)范管理、方便利用”的管理機(jī)制構(gòu)建起來(lái)。

（六）提升檔案管理從業(yè)人員的各項(xiàng)素質(zhì)

檔案管理從業(yè)人員的科學(xué)化水平，會(huì)直接影響著檔案管理的科學(xué)化水平能否提升的關(guān)鍵。檔案管理工作的性質(zhì)在于，從業(yè)人員應(yīng)該具有專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性、先進(jìn)性的管理意識(shí)。所以檔案館應(yīng)該擁有著高素質(zhì)的從業(yè)人員，這樣才能循序漸進(jìn)的有所提高，否則會(huì)制約科學(xué)化的進(jìn)程。應(yīng)該根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃和自身特點(diǎn)，針對(duì)性地對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行技能知識(shí)的培養(yǎng)，將工作的重點(diǎn)突出，才能更好地適應(yīng)檔案管理科學(xué)化的提升，熟練地掌握相關(guān)的法律法規(guī)，深入了解行業(yè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，將自身的工作能力得到有效的提升，可以熟練的應(yīng)用各種現(xiàn)代化的手段提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（七）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案管理的效率

應(yīng)該建立起更加專(zhuān)業(yè)的檔案綜合管理室，并且要配置具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理從業(yè)人員，提升對(duì)管理從業(yè)人員的監(jiān)督指導(dǎo)力度，以保障從業(yè)人員能夠根據(jù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。從業(yè)人員還應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案工作的審判，將檔案資料保存完整以便更好地移交。還有就是要對(duì)檔案有針對(duì)性的實(shí)施管理，以確保能夠及時(shí)準(zhǔn)確提升檔案管理的效率。

總之，應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)檔案管理工作成效做出檢查，特別是資料上的變動(dòng)應(yīng)該及時(shí)的更正。經(jīng)常組織工作人員對(duì)檔案整理的規(guī)范、完整做出及時(shí)的檢閱和更正。定時(shí)定期地對(duì)檔案管理工作實(shí)施全面性的考核，對(duì)于檔案管理工作處理的好的部門(mén)應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，但是有問(wèn)題的部門(mén)就要做出批評(píng)和糾正，才能有效地保障管理工作的規(guī)范化、秩序化、科學(xué)化。