淺議電子文件歸檔管理工作

張強(qiáng)

（山東濰坊昌邑市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261300）

前言：由于檔案業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量的增加，檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案信息介質(zhì)的日益多樣化以及檔案管理方法的日益先進(jìn)，在這一時(shí)代迫切需要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。為了促進(jìn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，這是加強(qiáng)檔案館人才培養(yǎng)，提高檔案館員工隊(duì)伍素質(zhì)，盡快組建一支高素質(zhì)，創(chuàng)新檔案館人才隊(duì)伍的唯一途徑。為此，檔案管理人員牢固樹立“學(xué)習(xí)提高道德，學(xué)習(xí)發(fā)展才能，學(xué)習(xí)應(yīng)用”的理念，不斷提高政策理論學(xué)習(xí)水平，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念。致力于發(fā)展，努力成為科學(xué)發(fā)展和服務(wù)的服務(wù)。

一、記錄管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)改革迫在眉睫

為了適應(yīng)信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)更新知識(shí)，積極采取措施，總結(jié)和適應(yīng)信息技術(shù)的成果，并具有廣泛的知識(shí)來滿足信息技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)對(duì)信息技術(shù)革命的歸檔工作最根本的對(duì)策是加快記錄保存知識(shí)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，并通過各種途徑和層次來培養(yǎng)人才。

電子歸檔對(duì)于歸檔部門和電子歸檔部門具有實(shí)際重要性。歸檔部門在積極參與電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)與技術(shù)部門，法律部門和文件形成部門緊密合作，以加強(qiáng)文件管理和文件法律意識(shí)，共同促進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化，自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)管理。為了電子文件檔案管理的順利發(fā)展，加強(qiáng)電子文件檔案管理，為共享電子文件信息資源做出積極貢獻(xiàn)

二、電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)

歸檔方法的選擇非常重要，因?yàn)殡娮游募妮d體不穩(wěn)定，容易損壞。根據(jù)實(shí)際測(cè)試，磁盤使用情況和離線數(shù)據(jù)收集的介質(zhì)傳輸方法很容易造成數(shù)據(jù)丟失。如果光盤質(zhì)量不佳，則會(huì)影響文件的可讀性。為了防止數(shù)據(jù)丟失，您需要?jiǎng)?chuàng)建多個(gè)備份磁盤檔案，這不僅增加了工作量，還增加了存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量。一種簡(jiǎn)單而安全的方法是使用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案并使用光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。

電子歸檔的開發(fā)也應(yīng)該以人為本，應(yīng)該有一個(gè)團(tuán)隊(duì)來完成此工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)和信息管理人員相對(duì)不熟悉歸檔工作，因此與檔案部門容易就電子文件提交達(dá)成協(xié)議，這與文件提交人員多年來與檔案部門建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系不同。

傳統(tǒng)的檔案工作使用紙質(zhì)文件和材料作為工作對(duì)象。計(jì)算機(jī)應(yīng)用后，電子文件取代了以前創(chuàng)建的材料。制圖員直接寫入磁盤并在磁盤上進(jìn)行更正。一旦形成，將立即存儲(chǔ)在記錄員和技術(shù)人員共享的辦公室信息數(shù)據(jù)中，使得文件和歸檔之間的區(qū)別不再明確。創(chuàng)建文件后，文件將由辦公室部門收集和存檔，通常每年交付給存檔部門進(jìn)行管理。電子文件可隨時(shí)創(chuàng)建，隨時(shí)更改并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或CD上，對(duì)計(jì)算機(jī)有很高的依賴性。如果已歸檔，則應(yīng)以磁盤或CD的形式提供，并且存儲(chǔ)范圍不僅應(yīng)包括處理過的文件和具有保留價(jià)值的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。

三、電子文件保護(hù)技術(shù)

電子文件的載體材料是磁性材料和光盤，聚酯基底支持磁盤和磁帶。聚酯基的缺點(diǎn)是易于產(chǎn)生靜電，吸引灰塵并引起卷曲，易于與磁性粉末分離并且在拉伸后難以恢復(fù)。黏合劑用于連接基體和磁性粉末，并且具有諸如容易膨脹和收縮，磨損，脫落，黏附，發(fā)霉等的缺點(diǎn)，其直接影響信息的再現(xiàn)。磁性粉末中磁性氧化物顆粒的殘留感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定性因素，并且由于外部磁場(chǎng)的影響。光盤使用激光來訪問信息，并且為光盤形式，由光盤基座，記錄介質(zhì)和保護(hù)層組成。目前，光盤中常用的記錄介質(zhì)主要包括碲，碲合金，硒，碳鋁化合物，以及一些物理和化學(xué)性質(zhì)易受激光熱作用而改變的材料。電子文件載體材料的壽命要短得多，通常為5至15年。

（一）溫度和濕度的影響

溫度和濕度不足會(huì)影響磁性載體，光盤和紙張。電子堆垛機(jī)受溫度和濕度的影響完全不同。如果溫度過高或過低，聚酯基材都容易膨脹或收縮并變形，并且光盤載體中使用的塑料，鋁和多碳材料也會(huì)彎曲和變形，從而影響激光束的精確定位以及讀取和寫入數(shù)據(jù)。實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明，紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)溫度為1423°C，相對(duì)濕度為4550°C，電子文件的理想存儲(chǔ)溫度為1610°C，相對(duì)濕度為406°C。溫度和濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的影響程度不同。

（二）灰塵的影響

灰塵主要損壞電子文件載體，包括物理損壞，化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指由于磁帶和光盤表面上的污染和刮擦而對(duì)記錄的信息造成的損壞，而化學(xué)損壞是指由于灰塵中包含的化學(xué)成分而在不同程度上腐蝕了磁盤和光盤載體的腐蝕和性能可能導(dǎo)致降解。銷毀后，記錄的信息就會(huì)消失。生物損害意味著粉塵會(huì)傳播霉菌孢子，霉菌的培養(yǎng)基和繁殖地。真菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。如果灰塵損害了電子文件介質(zhì)，則記錄在介質(zhì)上的某些信息可能會(huì)丟失，并且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法讀取原始信息，從而導(dǎo)致電子文件的保存價(jià)值喪失。因此，防止灰塵損壞電子文件載體非常重要，并且在創(chuàng)建和使用電子文件時(shí)必須采取嚴(yán)格的防振措施。

（三）光的影響

光會(huì)使電子文件載體材料引起光氧化反應(yīng)，從而導(dǎo)致磁盤基底和磁帶基底老化并降低強(qiáng)度。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的殘留穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減并影響磁性記錄信息的讀寫效果。

當(dāng)前，保護(hù)電子文件信息免于修改，盜竊或刪除的主要技術(shù)方法包括防火墻技術(shù)，訪問控制，數(shù)據(jù)加密，數(shù)字水印和數(shù)字時(shí)間。其中，數(shù)據(jù)加密方法是指根據(jù)特定的加密轉(zhuǎn)換方法來處理未加密的數(shù)據(jù)，以使數(shù)據(jù)難以讀取，而數(shù)字水印方法則使用諸如圖章，圖案等特定的技術(shù)方法來指示作者。復(fù)制隱藏在電子文件中的電子文件時(shí)，不會(huì)復(fù)制這些符號(hào)，這保證了電子文件信息的獨(dú)特屬性。數(shù)字時(shí)間戳方法用于防止損壞電子文件信息的真實(shí)性和獨(dú)創(chuàng)性，并且如果存儲(chǔ)的電子文件被修改或刪除，則不能更改文件創(chuàng)建時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上注冊(cè)的時(shí)間。然而，隨著用于加密和解密電子文件的技術(shù)不斷發(fā)展，用于保護(hù)電子文件中的信息的技術(shù)可能是相對(duì)的。

結(jié)束語：檔案專家必須積極更新知識(shí)，學(xué)習(xí)新的檔案管理理論，原理，方法和技術(shù)，以使兩種類型的檔案能夠更好地融合并滿足社會(huì)的需求。不論使用哪種方法，電子文件形成部分均應(yīng)以統(tǒng)一格式對(duì)其進(jìn)行分類和分類，然后將其傳輸?shù)接涗洸糠?。不能從網(wǎng)絡(luò)上下載記錄，因此電子文件形成部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。從檔案部門收到的所有電子文件都必須存儲(chǔ)在CD-ROM中，最好不要使用磁盤存儲(chǔ)。