淺談檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

張英

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗市場(chǎng)監(jiān)管綜合行政執(zhí)法局，內(nèi)蒙古 興安盟 137600）

檔案是重要的戰(zhàn)略信息資源，富有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，深刻地影響著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的文明進(jìn)步。如何有效的開發(fā)利用這些寶貴的檔案信息資源，一直是檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)

近年來，社會(huì)信息化的主機(jī)發(fā)展，信息資源成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略資源，而檔案作為信息化的主要載體，在人力資源管理等方面的重要性日益凸顯，加上信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理開放化、社會(huì)化轉(zhuǎn)變，為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

（二）檔案信息安全性的需要

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，都可不再動(dòng)用檔案，并可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實(shí)體的安全。

（三）檔案工作效率提升的需要

在檔案管理中必然會(huì)涉及大量新信息，通過網(wǎng)絡(luò)可以加快更新速度，對(duì)本部門管理范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)資源共享，消除傳統(tǒng)紙質(zhì)信息更新的煩瑣工作，降低工作人員的勞動(dòng)量，使管理人員有更多時(shí)間擴(kuò)充知識(shí)，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

二、檔案信息化建設(shè)的不足

（一）檔案管理制度不夠完善

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，存在檔案信息化建設(shè)過程中的缺陷，甚至很多企業(yè)沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，因此，存在的一些問題也沒有得到改善。所以，現(xiàn)如今企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)面臨的一個(gè)重要問題就是檔案管理制度問題。

（二）檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才較缺乏

檔案信息化管理工作，離不開人員的支持。所謂以人為本，人才是一個(gè)、部門和社會(huì)發(fā)展的核心的要素，因此相關(guān)管理人員必須具備檔案專業(yè)的知識(shí)以及信息技術(shù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)實(shí)踐操作能力。但是，我國現(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員還比較缺乏，很多都是非?？迫藛T，并且有些檔案管理人員只是在簡單培訓(xùn)后就上崗工作，缺乏對(duì)于相關(guān)操作流程的了解。

（三）對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

受到傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行檔案的信息化對(duì)于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，并且很難得到檔案工作人員的理解和接納。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提升各方面的效率。檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個(gè)人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對(duì)檔案信息化模式的不斷探索和完善。

（四）欠缺資金

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，信息化建設(shè)工作離不開資金支持。但是與很多其他工作相比，檔案管理工作沒有受到企業(yè)的重視。所以，企業(yè)對(duì)檔案管理所投入的精力相對(duì)較少。此外，相關(guān)工作人員缺乏前瞻創(chuàng)新意識(shí)，不積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持安排資金，沒有足夠的資金用于檔案管理的信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作不能有效推進(jìn)

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）完善管理制度

由于信息技術(shù)的提升，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)逐漸不能適用現(xiàn)代化檔案管理工作，為了跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新，確保檔案管理信息化建設(shè)。因此，完善的管理機(jī)制是現(xiàn)階段進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。除此之外，還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)管理人員的工作積極性。

（二）培養(yǎng)綜合型人才，加強(qiáng)素質(zhì)教育

檔案管理信息化建設(shè)需要以高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)，因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。比如對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家舉辦講座，時(shí)刻確保管理知識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施檔案工作的新鮮血液，使專業(yè)人才在完成本職工作同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的檔案信息化工作環(huán)境。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

提高信息化意識(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，接受新的事物面臨著很大的挑戰(zhàn)，但是檔案管理人員必須堅(jiān)定檔案信息化的決心，逐步樹立信息化觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的逐漸過渡。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息化的這個(gè)大環(huán)境，認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。所有，檔案工作者應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，采取積極有效的對(duì)策，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步改善檔案信息服務(wù)，使檔案信息資源得以深入開發(fā)和利用。