數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理探討

喬宇

（日照市房屋征收和造價咨詢服務中心，山東 日照 276826）

會計檔案管理是事業(yè)單位當中一項非常重要的工作，其管理成效與事業(yè)單位的資金使用情況及健康發(fā)展程度密切相關。伴隨著數(shù)字化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位有必要將數(shù)字化技術(shù)引進到會計檔案管理工作當中，促進管理成效和管理水平的整體提升。但是，這一目標實現(xiàn)，需要針對對數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)存問題及其解決措施進行深入細致的探究，方可顯現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)的強大的優(yōu)勢。

一、數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）管理問題

數(shù)字化會計檔案管理模式雖然存在諸多技術(shù)優(yōu)勢，但其正常運行卻對管理機制、管理人員素養(yǎng)以及整體運行環(huán)境存在更高的要求。但從目前的情況來看，很多事業(yè)單位會計管理工作還不夠系統(tǒng)化、專業(yè)化和體制化。要么在管理流程上存在漏洞問題，要檔案管理人員專業(yè)水平和崗位技能存在不足，導致管理行為不規(guī)范、不專業(yè)、不細致；另外，還有一些事業(yè)單位在會計檔案管理制度方面存在不明確、不實用、不嚴謹?shù)纫幌盗袉栴}。有些會計檔案管理人員甚至存在隨意操作、篡改記錄等嚴重問題，嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性與有效性。

（二）過渡時期

在事業(yè)單位會計檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)管理模式的存在時間較長，已經(jīng)在日積月累中形成了一種相對穩(wěn)定的工作流程。致使會計檔案管理人員不論是出于個人工作習慣、固有思維還是適應能力，都難以在短時間內(nèi)適應新的工作模式，對于新型工作理念與思維模式需要較一個較為漫長的適應期。在這一過渡時期內(nèi)，勢必會給會計檔案管理工作造成一定的波折與動蕩，導致管理質(zhì)效受到不同程度的影響。

（三）安全問題

在數(shù)字化背景下運行會計管理工作，雖然在很大程度上提高了會計信息的傳輸效率，節(jié)約了會計檔案的存儲空間，但同時也帶來了會計檔案信息丟失、外泄、惡意竊取等一系列問題隱患。尤其當事業(yè)單位在軟硬件管理方面存在一些缺陷與不足時，則進一步加重了這一問題的高發(fā)性與危害性，導致會計檔案信息不具真實性、安全可靠性與完整性，給事業(yè)單位會計管理工作帶來諸多風險隱患。

二、數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理的實踐策略

（一）建立健全相關制訂體系

數(shù)字化事業(yè)單位會計檔案管理模式的全面實施，需要一套健全完善、極具可操作性與權(quán)威性的管理制度體系為提供運行保障。對此，事業(yè)單位領導、財務管理部門及各級管理人員要給予高度重視，盡快結(jié)合本單位的實際情況，對原有的會計檔案管理制度、管理流程進行重新修訂與更新完善，使其適應新型管理模式。同時，為了提高全體人員的工作自覺性與積極主動性，還要面向檔案管理工作者推出長效激勵政策。例如崗位責任制、績效考核制度、職位晉升制度等等。使其能夠在日常工作中嚴格要求自己、努力提升自己，及時發(fā)現(xiàn)工作流程及管理制訂當中的問題與不足，從優(yōu)化管理成效的角度出發(fā)，提升出合理化建議，促進會計檔案管理質(zhì)量的不斷提升。

（二）提高檔案管理人員素養(yǎng)

數(shù)據(jù)化事業(yè)單位會計檔案管理模式的確立，無疑會帶來工作理念、工作方法以及工作重心上的轉(zhuǎn)變。如果會計檔案管理人員具備較強的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，就會在很大程度上縮短這一過渡期和適應期，使各項工作早日步入正常軌道。因此，事業(yè)單位必須加大人才培養(yǎng)力度，定期面向會計檔案管理人員開展業(yè)務培訓，除了傳授先進的工作理念、工作方法、管理經(jīng)驗以外，還要全面提高現(xiàn)有人的思想意識，幫助大家構(gòu)建起互聯(lián)網(wǎng)思維。使現(xiàn)有人員通過積極主動的開展自主學習，掌握更加先進的理論知識與工作方法，使會計檔案管理工作得到全面有效的優(yōu)化。

（三）做好信息安全管理工作

數(shù)字化會計檔案管理模式的構(gòu)建，是依附于互聯(lián)網(wǎng)而存在的，這就意味著必然存在信息安全隱患問題。對此，事業(yè)單位在構(gòu)建自身的數(shù)學化會計檔案管理平臺時，務必為其打造一個完善的、安全的軟硬件運行環(huán)境，為檔案信息的安全可靠性提供必要的保障。比如在硬件方面，相關人員要做好防潮、防磁、防塵等工作，還要定期針對硬件系統(tǒng)進行維護，最大限度地提高硬件使用壽命與運用質(zhì)量；在軟件方面，除了引進優(yōu)質(zhì)正版的檔案管理軟件以外，還需要設置防火墻，在計算機當中加裝防病毒軟件，針對各類網(wǎng)絡病毒設置有效的防護屏障，使會計檔案數(shù)據(jù)信息得到全方位的保護，從源頭上降低信息丟失、惡意竊取、黑客攻擊等問題的發(fā)生機率，確保數(shù)字化會計檔案管理工作具備一個安全穩(wěn)定的運行環(huán)境。

三、結(jié)語

數(shù)字化會計檔案管理模式的建立，無疑為滿足事業(yè)單位新型會計檔案管理需求提供了強大的技術(shù)支持。對此，需要從事業(yè)單位和會計檔案管理人員兩方面入手，盡快構(gòu)建完善的管理體系及運行環(huán)境，更新管理理念與工作方法，確保數(shù)字化管理模式的高效運行。