事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)研究

彌書(shū)喬

（黑龍江省民政職業(yè)技術(shù)學(xué)校，黑龍江 哈爾濱 150025）

管理工作在事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)中扮演著關(guān)鍵性角色，與人力資源的合理配置以及項(xiàng)目活動(dòng)的部署安排等有著密切聯(lián)系。因此對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行進(jìn)一步強(qiáng)化，對(duì)推進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有積極影響。

一、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系中的難點(diǎn)問(wèn)題

（一）檔案管理體制待完善

有些事業(yè)單位保有傳統(tǒng)的思想觀念，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)會(huì)一直采用固定的體系機(jī)制，而這種情況的出現(xiàn)不僅會(huì)影響檔案管理的效率，有時(shí)還會(huì)降低部門(mén)之間工作交接的質(zhì)量。如個(gè)別事業(yè)單位的檔案管理體制過(guò)于形式化，實(shí)際管理期間涉及到的流程步驟也存在繁瑣、復(fù)雜的現(xiàn)象。若事業(yè)單位不對(duì)此類(lèi)現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，那么管理人員的工作熱情和積極性就會(huì)受到干擾，導(dǎo)致檔案管理和質(zhì)量保障體系建設(shè)水平一直得不到有效提升。

（二）檔案監(jiān)管認(rèn)知度不高

雖然一些事業(yè)單位能?chē)?yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)的體系機(jī)制進(jìn)行檔案管理，但卻對(duì)檔案管理質(zhì)量的監(jiān)管與評(píng)估有所忽視，使得日常管理中的細(xì)小問(wèn)題出現(xiàn)堆積現(xiàn)象，給單位未來(lái)的良性發(fā)展埋下了安全隱患。如內(nèi)部監(jiān)管部門(mén)沒(méi)有平衡檔案管理隊(duì)伍與檔案體制落實(shí)間的監(jiān)管力度，導(dǎo)致監(jiān)管重點(diǎn)出現(xiàn)失衡情況，不僅弱化了監(jiān)管部門(mén)的職能，還給質(zhì)量保障體系的順利建設(shè)造成了一定阻礙。除此之外，若單位所獲取的檔案管理質(zhì)量評(píng)估信息不真實(shí)，則可能給后續(xù)保障體系的建設(shè)帶來(lái)誤導(dǎo)。

（三）檔案管理模式單一

若事業(yè)單位在檔案管理中，只是將大量的精力與時(shí)間投入到了質(zhì)量監(jiān)管或保障體系的建設(shè)中，而沒(méi)有對(duì)管理模式的創(chuàng)新提高重視，那么死板的管理模式不僅會(huì)增加工作人員的麻木心理，導(dǎo)致人為失誤幾率的提升，還會(huì)間接降低檔案管理質(zhì)量與效率。如傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，除了會(huì)消耗很多資料整合與管理的時(shí)間，還會(huì)占用單位內(nèi)部較大的空間來(lái)存放紙質(zhì)檔案。而管理人員可能會(huì)在機(jī)械化的模式下逐漸降低專(zhuān)注度與嚴(yán)謹(jǐn)度，使得檔案管理出現(xiàn)混亂情況。

（四）檔案管理隊(duì)伍松散

檔案管理隊(duì)伍較松散是阻礙質(zhì)量保障體系穩(wěn)步建設(shè)的原因之一，如崗位設(shè)置不合理、人力資源缺乏或人員管理制度缺少人性化理念等，都會(huì)影響檔案管理隊(duì)伍的整體穩(wěn)定性。單位若沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理人才培養(yǎng)意識(shí)，那么管理人員在日常工作中可能會(huì)出現(xiàn)態(tài)度不端正或行為不規(guī)范等情況，不僅降低了自身責(zé)任與義務(wù)的落實(shí)效果，還給周?chē)藛T帶來(lái)了不利影響。

二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)措施

（一）健全檔案管理體系機(jī)制

要想發(fā)揮質(zhì)量保障體系在檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值，事業(yè)單位就要對(duì)管理體制的補(bǔ)充與優(yōu)化給予關(guān)注，主要可以從以下幾點(diǎn)中入手。第一，單位需要對(duì)當(dāng)下所實(shí)施的檔案管理體制進(jìn)行全面分析，對(duì)于體系機(jī)制中的漏洞問(wèn)題和不足之處，除了要進(jìn)行適當(dāng)整改與調(diào)整，還要做好改良后的記錄工作，從而為日后管理體質(zhì)的再次優(yōu)化提供參考。第二，單位要對(duì)管理體制的階段性更新提高重視，以免傳統(tǒng)、落后的規(guī)章制度給新時(shí)期下的檔案管理工作帶來(lái)錯(cuò)誤引導(dǎo)。第三，單位要明確內(nèi)部檔案管理與質(zhì)量保障體系之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，保證兩者相互制約且互不影響，以此來(lái)營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。

（二）強(qiáng)化質(zhì)量保障體系監(jiān)管力度

加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)與運(yùn)行的監(jiān)管，一方面能提高檔案管理的規(guī)范性、專(zhuān)業(yè)性與穩(wěn)定性，為檔案資源的科學(xué)利用以及相關(guān)工作的準(zhǔn)確決策提供保障；另一方面則能提高檔案安全管理的水平，防止檔案信息出現(xiàn)丟失或泄露情況，威脅單位人員的個(gè)人利益。如在日常監(jiān)管期間，監(jiān)管團(tuán)隊(duì)不僅要對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行定期抽查，還要對(duì)質(zhì)量保障體系建設(shè)中所使用的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。對(duì)于監(jiān)管過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的隱患問(wèn)題，則要在第一時(shí)間上報(bào)給單位領(lǐng)導(dǎo)層，防止不利影響的擴(kuò)散。

（三）注重檔案管理模式的創(chuàng)新

便捷、高效的檔案管理模式既能幫助管理人員減輕工作壓力與負(fù)擔(dān)，還能節(jié)約一定的時(shí)間成本，有利于質(zhì)量保障體系的順利實(shí)施，而信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用就是創(chuàng)新手段中的一種。在信息化系統(tǒng)的輔助下，檔案資料可以以數(shù)據(jù)形式上傳并存儲(chǔ)到指定的管理系統(tǒng)中，再加上質(zhì)量保障體系的雙重維護(hù)，檔案資料整體的安全性便能得到提升。相比傳統(tǒng)的管理模式而言，信息化的檔案管理模式無(wú)論是在資料查詢(xún)、資料整理還是資料調(diào)用上，都能為管理人員提供便利條件，大大降低了質(zhì)量保障體系建設(shè)的難度。

（四）建立專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍

檔案管理與質(zhì)量保障體系的建設(shè)都需要人力資源的支持，而注重專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍的構(gòu)建不僅能提高人才資源的利用率，還對(duì)隊(duì)伍整體的組織結(jié)構(gòu)有穩(wěn)固性作用，因此需要事業(yè)單位制定妥善的隊(duì)伍構(gòu)建計(jì)劃。如在聘用管理人員時(shí)，單位要對(duì)其綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力等內(nèi)容進(jìn)行全方位考量，并合理安排其崗位職能，來(lái)為后期管理隊(duì)伍提供人才保障。另外，單位也可以通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的方式來(lái)提高檔案管理人員的工作水平，使其在鍛煉學(xué)習(xí)中逐漸掌握檔案管理的技巧，為質(zhì)量保障體系的建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

三、結(jié)論

如今，很多事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，都能結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)與管理模式等，來(lái)對(duì)相應(yīng)的質(zhì)量保障體系進(jìn)行合理規(guī)劃，從而為檔案管理的高效開(kāi)展與落實(shí)創(chuàng)造有利條件。對(duì)于體系建設(shè)時(shí)存在的細(xì)節(jié)問(wèn)題和阻礙因素，單位領(lǐng)導(dǎo)層也能對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行及時(shí)分析，并根據(jù)各發(fā)展階段來(lái)制定出具有針對(duì)性的處理方案，為檔案資源利用價(jià)值的提升打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。