提高機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員素質(zhì)的有效路徑探討

林玉燕

（福建省漳州市華安縣司法局，福建 漳州 363800）

機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員，是位于科員下邊的一種工作職別，在這一級(jí)別的工作人員當(dāng)中，其單位的位置相對(duì)來說是比較低的。但是不要小看機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員在機(jī)關(guān)單位的重要性，可以說他們是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)身邊日常事務(wù)處理的參與者、組織者、參謀者及溝通者，是機(jī)關(guān)單位不可或缺的一份子，所以行政事務(wù)人員素質(zhì)的高低和工作的好壞，將會(huì)直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展。其重要性可想而知，那么，怎樣才能當(dāng)好一名機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員，筆者從以下五方面論述。

一、機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)能力

（一）有良好的道德品質(zhì)

想要提高機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員的綜合素質(zhì)，首先就是要提高機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員的道德品質(zhì)，只有提高其思想道德品質(zhì)，通過政治思想理論的學(xué)習(xí)，提高自己的科學(xué)文化素質(zhì)，為機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員提高強(qiáng)大的思想武器，并且將自己的學(xué)習(xí)融入到日常的工作當(dāng)中，才能夠更好地為機(jī)關(guān)服務(wù)。

（二）有一定的工作能力

在工作當(dāng)中，要通過不斷的學(xué)習(xí)，進(jìn)行自我能力的提升，認(rèn)真學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能知識(shí)，通過學(xué)習(xí)和日常的工作積累，提高機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員的工作能力。如果在工作當(dāng)中遇到解決不了的問題，一定要借鑒他人優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，才能增加自己的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)讓自己更加能夠?qū)崿F(xiàn)崗位職能[1]。

（三）有高度的事業(yè)心、責(zé)任感

在機(jī)關(guān)單位的工作過程當(dāng)中，一定要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感。因?yàn)闄C(jī)關(guān)辦公室工作繁而雜，加班加點(diǎn)是家常便飯，行政事務(wù)人員必須有高度的事業(yè)心、責(zé)任感，做到愛崗敬業(yè)，勇?lián)?zé)任，樂于奉獻(xiàn)，樹立良好的工作作風(fēng)，才能夠更有利于實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)人員在機(jī)關(guān)中自我體現(xiàn)的價(jià)值，確保機(jī)關(guān)事業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定快速發(fā)展。

（四）有良好的人際溝通能力

在機(jī)關(guān)單位當(dāng)中與人溝通是不可避免的，這就要求我們的行政事務(wù)人員有良好的溝通能力，只有這樣才能保持良好的溝通狀態(tài)與他人進(jìn)行事務(wù)處理，以免因?yàn)闇贤ú划?dāng)或者溝通不及時(shí)使辦公室業(yè)務(wù)開展不順利。所以，良好的溝通能力是每個(gè)行政事務(wù)人員日常生活當(dāng)中不可缺少的能力。

（五）有良好的協(xié)調(diào)能力

機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員在工作的過程當(dāng)中也要有良好的協(xié)調(diào)能力，只有良好的協(xié)調(diào)能力才能正確地理解領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖進(jìn)行有效地傳達(dá)，根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，將工作落實(shí)到位。在所有的日常工作當(dāng)中，機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員要有良好的協(xié)調(diào)能力，這樣才能更好地為機(jī)關(guān)單位服務(wù)。

（六）與領(lǐng)導(dǎo)和同事建立良好的關(guān)系

想要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位工作的順利開展，一定要做到與領(lǐng)導(dǎo)和同事建立良好的工作關(guān)系，營造一個(gè)良好的工作氛圍，只有這樣，才能有效地開展機(jī)關(guān)工作。在工作的過程中與領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通，方便領(lǐng)導(dǎo)在做決定或者布置任務(wù)的時(shí)候能夠進(jìn)行及時(shí)的傳達(dá)，避免存在溝通不當(dāng)導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤，也要和同事建立良好的工作關(guān)系，這樣有利于工作的合作進(jìn)行，提高工作效率。

（七）有嚴(yán)格的保密意識(shí)

在工作當(dāng)中，要有嚴(yán)格的保密意識(shí)，遵守保密紀(jì)律，做到單位的傳閱文件不隨便擴(kuò)大范圍，對(duì)分內(nèi)工作以外的問題不隨意答復(fù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)研究的決策和批復(fù)的內(nèi)容，堅(jiān)決不向外泄露，保證單位秘密的安全性，有利于機(jī)關(guān)工作展開。

二、機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員的工作職責(zé)

機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員工作職責(zé)總的來說主要有兩大項(xiàng):一是辦事，二是辦文。這也是對(duì)機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員要求具備的兩種基本能力。

（一）“辦事”

辦事的內(nèi)容包括:領(lǐng)導(dǎo)批件的承辦、催辦；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意，編寫領(lǐng)導(dǎo)的日程活動(dòng)安排，并做好活動(dòng)記錄；按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，做好協(xié)調(diào)工作；做好會(huì)議的安排和服務(wù)工作；做好來訪接待工作；做好值班工作，并記好電話記錄；做好后勤服務(wù)保障管理工作，包括印信管理、采購管理、財(cái)務(wù)管理、公車管理、檔案管理等。

（二）“辦文”

辦文的內(nèi)容包括:發(fā)文的辦理，包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔；收文的辦理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀；文件傳遞，包括傳閱、遞閱;向領(lǐng)導(dǎo)提供信息也是辦文的內(nèi)容，包括信息的挖掘、篩選、加工、處理、印發(fā)，以及記錄、整理、印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的講話等。當(dāng)然，在平時(shí)工作中，行政事務(wù)人員不可能一個(gè)人全部完成即辦事又辦文的任務(wù)，而是與同事分工合作。不論分工辦文還是分工辦事的，二者有著緊密聯(lián)系。在很多場(chǎng)合下，辦文的也要辦事，辦事的也要辦文，所以，想要當(dāng)好一個(gè)合格的機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員，既要會(huì)辦事又要會(huì)辦文，二者兼?zhèn)鋄2]。

三、如何向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作

（一）要做好匯報(bào)的準(zhǔn)備工作。

要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作之前，要將匯報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行梳理總結(jié)，形成問題明確、觀點(diǎn)鮮明、格式清晰的提綱，讓領(lǐng)導(dǎo)在聽過匯報(bào)之后能夠清楚地了解到你所講的內(nèi)容，不能讓領(lǐng)導(dǎo)聽完匯報(bào)之后一頭霧水不能抓住你的匯報(bào)重點(diǎn)。所以在進(jìn)行匯報(bào)工作之前一定要進(jìn)行內(nèi)容總結(jié)，提煉觀點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然。

（二）要注意匯報(bào)的方法和技巧。

在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作內(nèi)容時(shí)，也要掌握一定的方法技巧，要開門見山，簡明扼要，突出重點(diǎn)，干脆利落。匯報(bào)的情況要屬實(shí)，要準(zhǔn)確，不能有大約、估計(jì)、模棱兩可的語言。匯報(bào)中，回答領(lǐng)導(dǎo)提出問題時(shí)，一時(shí)回答不了，要先記錄下來，等查閱清楚后再回答，千萬不要編造，生搬硬套，糊弄領(lǐng)導(dǎo)。

四、如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)和同事之間的關(guān)系

想要在工作過程中處理好與領(lǐng)導(dǎo)和同事之間的關(guān)系，首先就是要有良好的溝通，良好的溝通是解決問題的關(guān)鍵。想要處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，重要的是要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去考慮單位發(fā)展的全局方向，然后尊重領(lǐng)導(dǎo)的決策，并且積極執(zhí)行。在處理和同事的關(guān)系上來說，單位就相當(dāng)于是一個(gè)家，同事就是家人，家人之間就要做到相互理解，相互傾聽，保持著良好的溝通，及時(shí)地解決工作中遇到的問題。

五、提高機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員素質(zhì)的方式方法

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提升綜合能力。

機(jī)關(guān)單位想要提高行政事務(wù)人員的能力，最好的方法就是要加大培訓(xùn)力度，定期組織培訓(xùn)，也可以外派出去深造學(xué)習(xí)。只要有利于行政事務(wù)發(fā)展而進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來提高行政事務(wù)人員的整體業(yè)務(wù)能力以及素質(zhì)能力。

（二）明確崗位職責(zé)，落實(shí)工作制度。

在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過程中，一定要讓機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員明確崗位職責(zé),只有明確崗位職責(zé),才能清楚自己的工作范圍，明確工作范圍才能夠更好地工作，從而提升行政事務(wù)人員的工作效率。機(jī)關(guān)部門行政事務(wù)相對(duì)來說是繁瑣的、無規(guī)律的，所以要根據(jù)他們的自身特點(diǎn)以及崗位進(jìn)行合理分配，切實(shí)落實(shí)好每個(gè)人的責(zé)任[3]。同時(shí)，建立考核制度，制定合理的獎(jiǎng)懲制度，保證行政事務(wù)人員可以獲得公平的對(duì)待，提高他們的積極性。

（三） 簡化工作流程，提高工作效率。

由于機(jī)關(guān)辦公室業(yè)務(wù)量大，業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜，需要走很多的流程，也需要和很多的部門進(jìn)行對(duì)接，在這個(gè)特定條件下，機(jī)關(guān)辦公室的事務(wù)性工作應(yīng)該堅(jiān)持以精細(xì)化管理為理念，樹立精細(xì)化的管理目標(biāo)，不斷簡化機(jī)關(guān)單位工作流程、在保證服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率，還可以讓每一項(xiàng)工作任務(wù)得到圓滿地解決。

總結(jié)：綜上所述，機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員的工作是當(dāng)今社會(huì)機(jī)關(guān)部門發(fā)展過程中不可缺少的一部分，機(jī)關(guān)工勤事務(wù)人員的素質(zhì)能力就代表了一個(gè)機(jī)關(guān)單位的整體形象，只有提高行政事務(wù)人員的綜合素質(zhì)，才能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)單位工作的快速健康發(fā)展。