住房公積金檔案管理信息化的作用分析

◎鄭裕紅

對于公積金這項業(yè)務(wù)而言，主要是國家為購房者作出考慮，為員工長期做出繳存性的資金，這項制度執(zhí)行時能夠保證人民群眾獲得足夠的生活保障。在企業(yè)開展公積金繳存業(yè)務(wù)時會產(chǎn)生各種檔案，對于檔案的管理工作特別重要，如何對這些檔案作出有效管理工作是管理者需要切實做出考慮的問題。

一、住房公積金檔案管理的特點和意義

（一）公積金檔案所具備的基本特點

公積金檔案管理工作與其他的人事等檔案存在一定的差距，主要是其具有的專業(yè)性以及不確定性。專業(yè)性主要是指公積金檔案管理歸屬于專業(yè)部門，主要是指在公積金辦理過程中產(chǎn)生的各種紙質(zhì)和電子記錄。公積金屬于專屬部門權(quán)力，其余部門在這一過程中沒有代辦權(quán)，產(chǎn)生的結(jié)果便是檔案管理工作具備非常強的專業(yè)性。公積金在使用時能夠準(zhǔn)確記錄購房者的權(quán)利、購房面積、在開展貸款業(yè)務(wù)時貸款數(shù)額以及貸款年限。公積金檔案形成以后與其他檔案之間的不同點便是各種信息不斷發(fā)生變化，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因便是貸款人的房屋信息會不斷變化，這也就導(dǎo)致公積金檔案存在不確定性，這樣的檔案管理工作才更加具有意義。

（二）住房公積金檔案管理的意義

隨著國內(nèi)各項事業(yè)不斷發(fā)展進步，人們的法律意識逐漸增加，對于自身的權(quán)益關(guān)注度也在不斷增加，這也間接地促進企業(yè)對公積金開始繳存工作持續(xù)推進。這也就造成公積金業(yè)務(wù)數(shù)量持續(xù)增加，間接地促進公積金檔案管理工作需要適時地做出優(yōu)化。公積金管理政策在執(zhí)行的過程中關(guān)系到每個繳存人員的自身利益，這個過程所需要的資料數(shù)量相對較多，目的是避免在日后發(fā)展中出現(xiàn)法律糾紛。

二、住房公積金檔案管理信息化所帶來的改變與影響

國內(nèi)法律對于檔案的管理有明確規(guī)定，建立檔案時必須依法執(zhí)行，常見的辦理過程中的紙質(zhì)合同以及電子憑證均需要按照要求作出保存工作，特別是住房公積金這項業(yè)務(wù)在開展時關(guān)系到每個公民的個人權(quán)益。在公積金檔案建立中要按照法律標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，長久地做出信息保存工作，不得損壞或者丟失情況出現(xiàn)。在公積金檔案管理工作中，需要適應(yīng)時代發(fā)展需求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案作出有效結(jié)合保證公積金管理和使用更加規(guī)范。在辦理公積金貸款完成以后各種紙質(zhì)信息以及電子化信息要形成有效的憑證，存放至專業(yè)的檔案管理室中。

現(xiàn)在運用的信息化技術(shù)能夠?qū)n案管理工作順利執(zhí)行下去，對各種不同的信息資源作出有效的整合工作，整個操作過程更加便捷。對于已經(jīng)完成公積金繳存的個人可以使用專業(yè)的APP查詢繳存狀態(tài)，適時地對自己賬戶做出了解。國內(nèi)各項事業(yè)不斷發(fā)展進步的過程中，導(dǎo)致公積金辦理的業(yè)務(wù)逐漸的增加，對于檔案管理人員所造成的壓力也在隨之增加。對于檔案管理主要是分為三部分，首先便是公積金繳費檔案的建立，其次運用公積金貸款后形成的檔案，最后便是各種公積金的支取所形成的檔案，數(shù)量逐漸增加的過程中給管理工作帶來一定的困難。運用數(shù)字化信息技術(shù)對檔案開展管理工作整個成本支出會降低很多，對于各種信息的保存也會比紙質(zhì)檔案更加安全。

三、住房公積金檔案管理信息化應(yīng)注意的事項

為保證電子檔案管理工作更加規(guī)范，國家管理部門已經(jīng)根據(jù)實際情況出臺相應(yīng)的法律，促使電子檔案更加規(guī)范。然而，公積金檔案所具備的專業(yè)性對電子檔案管理提出更多要求，需要檔案管理部門制定專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證信息化檔案被更好地執(zhí)行下去。對原有的統(tǒng)一檔案管理模式作出更新，將細(xì)節(jié)作出全面考慮，實現(xiàn)分層管理工作，帶來的好處便是能夠使電子信息檔案更加規(guī)范合理，清晰可見。

培養(yǎng)掌握信息數(shù)字化及公積金檔案歸檔的復(fù)合型人才，在公積金檔案實現(xiàn)信息化管理后，需要管理部門做好專業(yè)人才培訓(xùn)工作，在開展工作時既要懂得信息技術(shù)的運用也要熟知公積金檔案管理工作。主要是這一工作不僅僅要求具備本專業(yè)的知識點也要掌握其他行業(yè)一定的技能要求。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著繳存公積金的單位數(shù)量越來越多，造成公積金管理單位中所存放的檔案數(shù)量越來越多，造成檔案管理工作越來越困難，需要公積金管理部門要與時俱進運用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。在信息化技術(shù)快速推行的過程中能夠讓各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計更加清晰準(zhǔn)確，避免差錯的出現(xiàn)，信息也更加透明。