運(yùn)用PDCA循環(huán)有效推進(jìn)船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理

◎黃鏵

一、PDCA循環(huán)內(nèi)容

PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，它是質(zhì)量管理活動(dòng)的一套科學(xué)程序，由Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查） 和 Action（處理）四個(gè)英文首字母構(gòu)成，包含“計(jì)劃——實(shí)施——檢查——改進(jìn)”四個(gè)階段循環(huán)的管理模式。計(jì)劃（P）就是對(duì)管理工作現(xiàn)狀調(diào)查分析，確立質(zhì)量目標(biāo)，制訂達(dá)成目標(biāo)的工作計(jì)劃；執(zhí)行（D）就是具體實(shí)施計(jì)劃規(guī)定的內(nèi)容；檢查（C）主要是在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中或執(zhí)行之后，檢查執(zhí)行情況，看是否符合計(jì)劃的預(yù)期效果結(jié)果；處理 （A） 主要是根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，固化好的做法經(jīng)驗(yàn)形成標(biāo)準(zhǔn)化，運(yùn)用到下一階段的工作，遺留的問(wèn)題則轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)解決。這四個(gè)階段循環(huán)不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始地進(jìn)行，并且在每一個(gè)階段里又包含“計(jì)劃——實(shí)施——檢查——改進(jìn)”的小PDCA循環(huán)。從一個(gè)循環(huán)完了，解決了一部分的問(wèn)題，可能還有其他問(wèn)題尚未解決，或者又出現(xiàn)了新的問(wèn)題，再進(jìn)行下一次循環(huán)解決，實(shí)現(xiàn)爬樓梯上升（或稱螺旋式上升）的循環(huán)，每轉(zhuǎn)動(dòng)一圈，質(zhì)量就提高一步。PDCA循環(huán)不僅在質(zhì)量管理體系中運(yùn)用，也已廣泛應(yīng)用于各行業(yè)的質(zhì)量管理方法，實(shí)踐證明對(duì)提升各行業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率有良好效果。

二、PDCA循環(huán)在船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理的應(yīng)用分析

船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“船檢檔案”）是指船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)及驗(yàn)船人員在船舶、海上設(shè)施和船用產(chǎn)品（含船運(yùn)貨物集裝箱，以下同）法定檢驗(yàn)活動(dòng)及其相關(guān)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的技術(shù)文件材料，包括船舶檢驗(yàn)技術(shù)資料、船舶圖紙檔案、工廠認(rèn)可和型式認(rèn)可、焊工考試機(jī)構(gòu)認(rèn)可、檢修檢測(cè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、船檢檔案交接憑證等類別檔案。

（一）計(jì)劃階段（Plan）

分析船檢檔案的管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，問(wèn)題產(chǎn)生的原因和關(guān)鍵制約因素要點(diǎn)，并制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃。①船檢檔案管理現(xiàn)狀和原因分析。以我中心為例，所檢驗(yàn)的每一艘船舶從圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、開工建造、到完工投入營(yíng)運(yùn)，整個(gè)周期涉及船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)方、造船廠、第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)等，所要?dú)w檔船檢檔案種類多、數(shù)量大、涉及部門人員多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，目前仍存在檔案管理思想上不夠重視，檔案工作崗位匹配專業(yè)工作人員緊缺，執(zhí)行歸檔制度力度不夠，歸檔資料收集不完整，簽署填寫不準(zhǔn)確，資料收集遺漏、移交和歸檔不及時(shí)等船檢檔案管理不夠規(guī)范問(wèn)題，降低了船檢工作效率，影響船檢工作質(zhì)量。②制訂年度或一定周期船檢檔案工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)和相應(yīng)的實(shí)施方法措施，盡量明確細(xì)化，具可操作性；同時(shí)作為單位年度績(jī)效考核工作指標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同檢查，將檔案管理工作與績(jī)效掛鉤，利用績(jī)效考評(píng)機(jī)制促使相關(guān)人員從思想上對(duì)檔案工作給予重視，激發(fā)做好檔案工作的積極性。③計(jì)劃具體化，責(zé)任到人。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人科學(xué)評(píng)測(cè)年度船檢檔案業(yè)務(wù)工作量，預(yù)計(jì)各類船檢檔案的歸檔數(shù)量，明確各相關(guān)人員收集和移交、歸檔各類檢驗(yàn)資料的時(shí)間和任務(wù)，即計(jì)劃指標(biāo)能夠用數(shù)量來(lái)表示的盡可能量化，并有時(shí)限性。如我中心規(guī)定船舶檢驗(yàn)人員在船舶檢驗(yàn)工作完成后，應(yīng)及時(shí)系統(tǒng)收集整理所形成的技術(shù)文件材料，一般營(yíng)運(yùn)檢驗(yàn)不晚于10個(gè)工作日、建造檢驗(yàn)不晚于20個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)將經(jīng)審查合格的完整檢驗(yàn)資料提交檔案管理人員歸檔。

（二）執(zhí)行階段（Do）

具體實(shí)施船檢檔案工作計(jì)劃的內(nèi)容： ①將計(jì)劃下發(fā)至具體從事船檢檔案工作的船舶檢驗(yàn)人員和檔案管理人員，讓相關(guān)人員都理解和掌握制定的計(jì)劃內(nèi)容和要求，讓每個(gè)人都知曉需要做什么，如何做；組織人員學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度，熟悉現(xiàn)行有效的船檢檔案收集方法、收集范圍和歸檔要求等，避免無(wú)關(guān)資料也收集或遺留應(yīng)該收集的資料，影響檔案歸檔準(zhǔn)確性和完整性，提高質(zhì)量和效率。②調(diào)配資源保障，根據(jù)船檢檔案管理工作量，合理調(diào)配專職檔案員或配備臨時(shí)協(xié)助工作人員，增加相應(yīng)的電腦、打印機(jī)、檔案柜、檔案盒等檔案工作設(shè)備，保障計(jì)劃落實(shí)。③檔案管理負(fù)責(zé)人推進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)注意加強(qiáng)具體工作的指導(dǎo)和檢查，了解相關(guān)人員工作的進(jìn)度和質(zhì)量，可定期召開業(yè)務(wù)討論會(huì)、學(xué)習(xí)交流會(huì)，通過(guò)溝通交流、培訓(xùn)、指導(dǎo)和支持相關(guān)人員完成工作，確保工作能夠按計(jì)劃進(jìn)度實(shí)施。

（三）檢查階段（Check）

對(duì)執(zhí)行計(jì)劃的進(jìn)展和工作質(zhì)量情況進(jìn)行檢查，看是否符合計(jì)劃的預(yù)期結(jié)果效果，重點(diǎn)找出存在的問(wèn)題，使問(wèn)題在產(chǎn)生初期被發(fā)現(xiàn)，被解決。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人每季度或不定期進(jìn)行一次船檢檔案的質(zhì)量檢查，檢查盡量覆蓋所有船舶檢驗(yàn)工作人員和檔案管理人員，以及時(shí)了解計(jì)劃進(jìn)展程度和發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，把問(wèn)題消滅在萌芽階段。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人與相關(guān)工作人員應(yīng)互相加強(qiáng)溝通和反饋，對(duì)個(gè)別性偶發(fā)性的問(wèn)題要求具體責(zé)任人立即糾正；出現(xiàn)普遍性或多發(fā)性的問(wèn)題，共同探討查找出影響因素，有針對(duì)性提出改進(jìn)意見，要求每個(gè)檔案相關(guān)人員舉一反三，自查自糾，避免再次發(fā)生。在此階段如果檢查結(jié)果發(fā)現(xiàn)達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，就對(duì)前期的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)總結(jié)、提煉好的經(jīng)驗(yàn)做法在后期的工作中借鑒運(yùn)用；若達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)，就應(yīng)從多方面進(jìn)行分析目標(biāo)是否偏高或不切實(shí)際，必要時(shí)應(yīng)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，使計(jì)劃更符合實(shí)際，利于推進(jìn)船檢檔案管理工作。

（四）處理階段（ Action）

對(duì)上一步檢查的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，從整個(gè)計(jì)劃制訂的合理性到每個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行的有效性進(jìn)行梳理，得出前面PDC三個(gè)環(huán)節(jié)中船檢檔案管理好的做法經(jīng)驗(yàn)，存在的不足之處和未解決的問(wèn)題?；诳偨Y(jié)分析，船檢檔案管理負(fù)責(zé)人制訂并提出下一步改進(jìn)措施計(jì)劃，并注意征求、吸收船檢檔案一線工作人員的意見和建議，既是集思廣益，也是引導(dǎo)相關(guān)檔案工作人員積極參與管理工作，提高下一階段工作計(jì)劃的科學(xué)性和可行性；同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)層掌握船檢檔案實(shí)際工作存在的問(wèn)題，整體考慮船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)下一階段的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃等，形成由下向上，再由上向下的反饋系統(tǒng)，為提高下一個(gè)階段工作質(zhì)量打好基礎(chǔ)。船檢檔案管理是一項(xiàng)基于制度性，側(cè)重標(biāo)準(zhǔn)化、日常性的基礎(chǔ)工作，在這一階段，對(duì)好的做法繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，將已被證明成效明顯的做法和措施標(biāo)準(zhǔn)化，形成檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)或管理制度，使今后工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，工作效率更高效。而對(duì)上階段尚未解決的遺留問(wèn)題，放到下一PDCA循環(huán)里加以改進(jìn)和提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中運(yùn)用PDCA循環(huán)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理船檢檔案管理中存在的問(wèn)題，好的經(jīng)驗(yàn)做法繼續(xù)得以保留和發(fā)揚(yáng)，指導(dǎo)和規(guī)范后續(xù)的檔案工作，提升檔案的管理規(guī)范化和科學(xué)化水平；然后再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)提升周期，如此反復(fù)循環(huán)，在重復(fù)過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，尋找解決辦法，逐步解決問(wèn)題，推進(jìn)檔案管理工作向科學(xué)合理方向動(dòng)態(tài)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)船檢檔案管理工作質(zhì)量不斷改善，管理水平持續(xù)提高。