木薯燃料乙醇項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

林旻豪

（國投廣東生物能源有限公司，廣東 湛江 524300）

國投廣東生物能源有限公司年產(chǎn)15萬噸木薯燃料乙醇項(xiàng)目是廣東省范圍內(nèi)首個(gè)燃料乙醇示范工程，同時(shí)也是《廣東燃料乙醇專項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃》（2009 年—2015 年）與廣東省《關(guān)于促進(jìn)粵西地區(qū)振興發(fā)展的指導(dǎo)意見》中規(guī)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目內(nèi)容。檔案管理工作作為該項(xiàng)目實(shí)踐過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其工作質(zhì)量的好壞將直接關(guān)系到當(dāng)前項(xiàng)目的最終成果質(zhì)量，對于確保當(dāng)前木薯燃料乙醇項(xiàng)目的圓滿開展具有非常重要的意義。

一、木薯燃料乙醇項(xiàng)目的檔案管理措施

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作措施

基于木薯燃料乙醇項(xiàng)目的重要性和復(fù)雜性，為了充分發(fā)揮檔案管理工作的各項(xiàng)功能，提升當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和水平，確保項(xiàng)目檔案整套內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和有效性，在檔案管理基礎(chǔ)工作的開展中采取了以下措施：

首先采取提前介入措施，項(xiàng)目檔案管理部門在木薯燃料乙醇項(xiàng)目工程開展之前就開展了檔案管理工作，聯(lián)合項(xiàng)目管理部門一起做好各個(gè)參建單位的檔案交底工作，向其詳細(xì)說明檔案管理工作的各項(xiàng)要求與措施，積極強(qiáng)化檔案管理工作相關(guān)人員的責(zé)任意識并明確檔案編制的內(nèi)容范圍、質(zhì)量要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格等，與各個(gè)參建單位建立順暢的溝通渠道以確保檔案管理工作、檔案監(jiān)督工作、檔案跟蹤管理工作等均能順利開展。

其次采取業(yè)務(wù)培訓(xùn)措施，項(xiàng)目檔案管理部門為了更進(jìn)一步的提升木薯燃料乙醇項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和水平，對本次檔案管理工作人員及相關(guān)人員均開展了相應(yīng)的培訓(xùn)，確保各級人員均能了解本次檔案管理工作的質(zhì)量要求與制度要求，嚴(yán)格遵從各項(xiàng)規(guī)章制度完成檔案編制和管理工作。

同時(shí)采取中間檢查措施，項(xiàng)目檔案管理部門為了提升本次檔案管理工作成果的真實(shí)性、有效性和完整性，要求檔案管理工作人員必須深入一線并針對匯集而成的檔案信息成果進(jìn)行監(jiān)督檢查和有效控制，積極規(guī)避以往檔案管理工作中常見的問題，針對檔案人員和制度的落實(shí)情況、項(xiàng)目文件信息的收集進(jìn)度、項(xiàng)目整改方式的落實(shí)情況、項(xiàng)目文件材料的整理等進(jìn)行全面記錄。

最后在檔案接收工作中，項(xiàng)目檔案管理部門要求工程監(jiān)理單位與管理部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保各項(xiàng)檔案信息成果檢查合格后方能開展移交手續(xù)。同時(shí)要求各方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署竣工檔案驗(yàn)收記錄表、竣工能檔案質(zhì)量保證申明等，確保檔案管理工作責(zé)任到人，各項(xiàng)管理措施得到明確落實(shí)。

（二）檔案管理質(zhì)量強(qiáng)化措施

除基礎(chǔ)措施以外，檔案管理部門同時(shí)在管理工作中還開展了以下質(zhì)量強(qiáng)化措施：嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》和《GB/T11822—2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求及有關(guān)規(guī)定，收集、整理、組卷工程的準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、建設(shè)管理階段、土建施工階段、安裝階段、施工階段、廠家資料、調(diào)試階段、監(jiān)理、啟動(dòng)竣工驗(yàn)收階段等各階段的項(xiàng)目文件材料、竣工圖、照片、光盤，并采取有效的管理措施和方法：一是項(xiàng)目建設(shè)完成前的招投標(biāo)、合同等所有文件材料，按其形成規(guī)律，為避免重復(fù)工作和真實(shí)反映整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的管理過程，把這些項(xiàng)目文件、合同統(tǒng)一歸入基建檔案中。二是施工單位的竣工材料和監(jiān)理單位的監(jiān)理文件按歸檔的要求進(jìn)行整理，由監(jiān)理單位、施工單位負(fù)責(zé)收集、整理移交。三是嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行竣工圖的編制，竣工圖內(nèi)容與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等記錄相符，所有竣工圖均由設(shè)計(jì)單位重新編制出圖并加蓋設(shè)計(jì)單位出圖章、設(shè)計(jì)單位竣工圖章、施工單位及監(jiān)理單位簽署的竣工圖章，圖實(shí)相符。

二、木薯燃料乙醇項(xiàng)目中檔案管理的亮點(diǎn)與不足

（一）木薯燃料乙醇項(xiàng)目中檔案管理的亮點(diǎn)

本次木薯燃料乙醇項(xiàng)目檔案管理工作的亮點(diǎn)在于建立了較為全面和細(xì)致的基礎(chǔ)質(zhì)量控制措施以及質(zhì)量強(qiáng)化控制措施，通過提前介入、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、中間檢查、檔案接收等多種措施確保檔案管理工作的基礎(chǔ)工作質(zhì)量；通過依照規(guī)范完成檔案管理工作、強(qiáng)化不同部門檔案管理要求等措施來提升檔案管理工作的整體工作質(zhì)量。由此雙管齊下在強(qiáng)化基礎(chǔ)工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上充分加強(qiáng)對于檔案管理工作不同環(huán)節(jié)、不同部門的工作質(zhì)量控制。

（二）木薯燃料乙醇項(xiàng)目中檔案管理的不足

需要注意的是，本次木薯燃料乙醇項(xiàng)目檔案管理工作的開展過程中仍存在一定的不足之處。包括由于各個(gè)參建單位本身對于檔案管理工作的重視程度不夠，不能全面積極地配合工作人員完成檔案管理工作，導(dǎo)致雖然檔案管理主管部門與參建單位建立了順暢的溝通渠道，在檔案管理工作的實(shí)際開展過程中卻仍然面臨多項(xiàng)工作障礙；其次雖然采取了較為全面的基礎(chǔ)管理措施和質(zhì)量強(qiáng)化措施，但在檔案管理工作的實(shí)踐過程中仍然出現(xiàn)一些常見的工作問題，對檔案管理工作的順利開展造成不利影響，如歸檔材料不齊全、檔案信息填寫欠規(guī)范等。

三、結(jié)語

綜上所述，建議木薯燃料乙醇項(xiàng)目后續(xù)工程檔案管理工作中必須采取更加嚴(yán)格的措施提升參建單位對檔案管理工作的重視程度，要將參建單位的績效考核與檔案管理工作的順利開展進(jìn)行積極聯(lián)系，建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和工作制度，以此確保檔案工作更加深入、更加充分、更加順利地開展；其次要進(jìn)一步加強(qiáng)對工作人員的嚴(yán)格要求，定期開展有效培訓(xùn)以幫助工作人員解決其檔案工作中存在的共性問題；最后項(xiàng)目檔案管理工作的開展要進(jìn)一步提升其信息化程度，利用信息化技術(shù)更加有效地提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量。