從單一走向多元的檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)

張佳佳 劉雨珊

摘 要?社會轉(zhuǎn)型成為當今社會發(fā)展一大趨勢，在這一發(fā)展趨勢下，檔案文獻編纂工作也進入到一個新階段。文章通過分析促進檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)多元化發(fā)展因素，探討當下多元化查找的表現(xiàn)形式，結(jié)合社會發(fā)展，促進檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)有效多元化發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案文獻編纂 查找 多元化 表現(xiàn)形式

中圖分類號 G274 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-03-13

★作者簡介：張佳佳，云南大學歷史與檔案學院研究生，檔案學碩士，研究方向為檔案管理;劉雨珊，云南大學歷史與檔案學院研究生，檔案學碩士，研究方向為檔案管理。

Abstract Social transformation has become the general trend of social development today， and under this development trend， the compilation of archival documents has also entered a new stage. This paper analyzes the factors that promote the diversified development of archival document compilation search， probes into the presenting form of diversified search to promote the effective diversified development of search link of archival document compilation in combination with social development.

Keyword archival document compilation; search; diversification; presenting form

一、從單一走向多元查找的推動因素

在檔案文獻編纂工作中，編纂者在確定好選題后，對能夠反映選題的文獻資料進行查找，是編纂工作選題后的第一步，是檔案編纂工作的重點，它關(guān)乎之后各環(huán)節(jié)的開展，因此編纂者必須做好查找工作。而當下處在一個社會轉(zhuǎn)型時期，信息海量匯聚，數(shù)據(jù)庫龐大，單一的檢索方式已不能滿足工作需求，從單一走向多元成為檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)的必然趨勢。

1.信息技術(shù)的發(fā)展。新時代、新體系下，各行各業(yè)百花齊放、百家爭鳴，為順應(yīng)時代潮流發(fā)展，從單一走向多元化已成為發(fā)展趨勢。檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)也經(jīng)歷了從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶動下，我國檔案信息資源平臺也由此呈現(xiàn)出全新的面貌，檔案信息查找融入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案館、圖書館、文化館等作為網(wǎng)絡(luò)檔案信息查找的主要平臺，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索的發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。檔案數(shù)字化發(fā)展使得越來越多的檔案資料開始以電子檔案形式保存，網(wǎng)絡(luò)檔案庫存資源日益豐富，也給網(wǎng)絡(luò)檔案信息查找?guī)砀鼮閺V闊的發(fā)展前景?？萍嫉陌l(fā)展不僅更新了檔案信息的傳播方式，還促進了載體的多元化發(fā)展，在檢索內(nèi)容中加入圖片、語音、音頻以及影像片段等成為可能，增加了網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索內(nèi)容的多樣性，有利于人們對各種檔案信息資源進行多種檢索形式的嘗試[1]46。

2.檔案學跨學科的發(fā)展。隨著檔案學所處的社會環(huán)境和學術(shù)環(huán)境的變化，跨學科在國內(nèi)外檔案學研究中已經(jīng)蔚然成風。學科間的互動與交流成為本學科在研究方法論、研究視角等方面獲得新鮮血液的重要途徑[2]58。檔案學跨學科研究的應(yīng)用具有廣泛而深遠的意義，它為學科研究提供新的視角、新的研究方法，從而促進學科理論及實踐的發(fā)展。檔案文獻資源的查找作為編纂工作的實踐環(huán)節(jié)，其自身發(fā)展過程中借鑒吸取了其他學科，都為查找多元化發(fā)展提供了幫助。如情報學的信息檢索提供的新的檢索技術(shù)與檢索平臺，在查找時被廣泛應(yīng)用，極大地提高了工作效率;歷史學發(fā)展脈絡(luò)使編纂者在查找資料時注意資料的連貫性與真實性，尊重歷史發(fā)展脈絡(luò)，為編纂查找提供新的途徑;社會學的調(diào)查技能，使得檔案文獻資料查找不僅局限于已存在的檔案資料，口述檔案、社會記憶都成為查找的一部分，更加注重查找的效率與全面。

3.社會文化成果共享。2017年，國家文化部發(fā)布了《文化部“十三五”時期文化科技創(chuàng)新規(guī)劃》。文件中提到文化大數(shù)據(jù)工程建設(shè)，依托數(shù)字文化資源元數(shù)據(jù)倉儲建設(shè)，匯集數(shù)據(jù)并進行組織與關(guān)聯(lián)。研究用戶數(shù)據(jù)采集標準，促進全國圖書館、博物館、文化館、美術(shù)館采集與共享用戶數(shù)據(jù)。與社會力量共同開發(fā)利用文化資源數(shù)據(jù)，選擇優(yōu)質(zhì)社會數(shù)據(jù)與文化資源數(shù)據(jù)融合。國家積極出臺政策，促進文化資源共享。同時大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)庫的建立，使各個檔案信息檢索平臺的檔案資料得到了很大的豐富，檔案形式也更加多元化，為我們查找檔案文獻資源提供了良好的平臺，拓寬了獲取信息的渠道。在進行檔案文化編纂查找環(huán)節(jié)時，本地區(qū)缺少的資料我們就可以通過共享數(shù)據(jù)庫彌補資料的不足，促進資料收集全面化。文化成果共享促進了查找方式的多元化，編纂者不再局限于一一走訪圖書館、檔案館等地方實地取材，資源的共享解決了知道相關(guān)信息卻得不到具體內(nèi)容的困境，增加了檔案信息資源的內(nèi)容，便于材料全面查找。

二、從單一走向多元查找的表現(xiàn)形式

1.查找主體多元化。從檔案產(chǎn)生之日起，檔案工作就備受重視。檔案文獻編纂是檔案工作的重要內(nèi)容，在不同的時代檔案文獻編纂工作服務(wù)于不同人群，古代檔案文獻編纂主要為統(tǒng)治階級服務(wù)，而現(xiàn)代社會檔案文獻編纂工作服務(wù)對象已擴展到全社會。在編纂工作發(fā)展過程中，編纂者作為檔案文獻編纂工作的主體，對整個工作的進程起著決定作用。古代檔案文獻編纂工作的主體主要是政府部門，主體比較單一，編纂者（無論官方還是私人）在查找資料時，都會帶有主觀色彩，只搜集那些與自身立場觀點相一致的檔案文獻，以體現(xiàn)自己的政治思想與個人好惡。例如，宋代趙汝愚只因不滿推行新法，遂在其編寫的《宋朝諸臣奏議》中拒收支持新法等人的奏議[3]10。

中華人民共和國成立初期，檔案部門是編纂公布檔案文獻的主要力量。改革開放以來，檔案編纂工作的主體向多元化發(fā)展。今天，我國的檔案文獻編纂不再局限于某一主題，擴展到政治、經(jīng)濟、法律、外交、文化等各方面，主題擴展的同時，參與主體也隨之變化，除了檔案館（室）外，軍事、科技、文化、科研、經(jīng)濟等部門也參與其中，中央及各地方組織部、宣傳部、黨史研究室、方志辦等黨政機構(gòu)均在檔案編纂工作中有所作為。特別是高校和研究院等科研部門同檔案館加強合作，出版了一批質(zhì)量高、實用性強的編纂成果。在參與編纂工作的人員結(jié)構(gòu)上，除了檔案工作者外，史學工作者、科技工作者等社會各界人士也參與進來[4]47。

檔案文獻編纂主體的多元化，促進了查找環(huán)節(jié)多元化發(fā)展。各行各業(yè)單位、工作者的參與，擴充了查找人員的數(shù)量。不同領(lǐng)域的人員查找方式也不盡相同，他們相互配合，打破了主觀意識的控制，極大提高了工作效率，查找的檔案文獻資源查全率也大幅度提升。

2.查找客體多元化?！懂敶鷿h語詞典》對客體一詞的解釋：哲學上指主體以外的客觀事物，是主體認識和實踐的對象。在檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)中，查找過程涉及的相關(guān)部分都可稱為查找客體，比如查找范圍、查找順序、查找檔案載體類型等，本部分內(nèi)容僅從查找范圍與查找檔案載體類型方面進行分析。

檔案館從古至今就被當成檔案文獻資料查找的重要部門，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案文獻資料的查找范圍由內(nèi)及外，由檔案館內(nèi)部擴展到外部其他相關(guān)部門。其中在檔案館內(nèi)部收集，可以查找與編纂題目有密切關(guān)系的直接檔案全宗或某些載有相關(guān)片段的間接檔案全宗;檔案館外部可以從圖書館、博物館、情報局、文物館、史料館以及其他與檔案部門往來的收發(fā)文機構(gòu)中進行查找。為了保證查找資料的全面，編纂主體在查找材料時，往往也會對散落在社會上和流失于海外的檔案文獻進行搜集，對存有珍貴記憶的長者進行采訪，獲取口述檔案[3]9。

檔案文獻編纂的載體形式?jīng)Q定著讀者將以怎樣的形式獲得檔案文獻中的信息，也決定著編纂主體在查找檔案信息資源時采取何種方式。從古至今，檔案載體實現(xiàn)了從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體再到新型載體的轉(zhuǎn)變，先是圖片、聲音、影像等各種載體形式被運用，隨后普通膠片、縮微膠片、磁性介質(zhì)和電子載體等加入了存檔載體的行列。新型載體的出現(xiàn)，打破了紙質(zhì)載體一統(tǒng)天下的局面，出現(xiàn)了音像檔案、照片檔案、電子文件等，使得檔案載體趨于多元化。編纂主體在查找檔案文獻資源時，除了查找傳統(tǒng)紙質(zhì)載體文獻，音像檔案、照片檔案、電子文件等不同載體檔案也成為主要部分。

3.查找方法多元化。傳統(tǒng)檔案文獻主要是以各類出版物如書籍、期刊、報紙等形式向社會傳遞的，查找方式以手動查找為主，本人到檔案部門去翻閱目錄、看名冊、運用索引指南等檢索工具，然后詳讀相關(guān)的檔案資料，或者實地調(diào)查，采訪經(jīng)歷過的長者或熟知的人。當下信息傳播網(wǎng)絡(luò)化，不同檔案信息資源通過不同平臺得以傳播，查找方式也多元化，人們可以通過電視新聞、影片、廣播、電腦軟件、手機應(yīng)用等多種媒介獲取到檔案信息。比如，有關(guān)天津五大道歷史檔案的編纂，最開始檔案資料的收集受到社會發(fā)展的限制，收集的資料大多源于本地檔案館庫房，資料收集不全面、不完整。在如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，檔案資料收集有了質(zhì)的進步，在收集和查找資料時，通過互聯(lián)網(wǎng)在全社會范圍內(nèi)征集，還訪問了其他省、市的檔案館甚至國外的檔案館網(wǎng)站，使資料的收集更為全面與完整[5]18。信息科技的發(fā)展，查找方法由單一走向多元是必然趨勢，網(wǎng)絡(luò)查找與傳統(tǒng)查找相結(jié)合，各種查找方法并行，將成為查找工作的新方式。

三、多元化查找發(fā)展建議

由單一走向多元的查找，為材料搜集帶來了極大幫助，促進了這一環(huán)節(jié)高效開展。在實際工作中，不受任何限制地將天下與題目有關(guān)的信息都搜集到，保證查找資料全面，是人們期望的一種理想狀態(tài)。為保證查找順利進行，結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，對查找這一環(huán)節(jié)的開展提出一些建議。

1.查全率與查準率并行。為了使編纂成果能夠更好地服務(wù)社會，滿足大眾需求，那么編纂的內(nèi)容就要齊全，方方面面都要涉及。全面查找是檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)必須堅持的一大原則，寧多勿漏。信息時代背景下，文獻資源的共享、大數(shù)據(jù)的建立、與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合檢索手段，在很大程度上保證了檔案材料收集的齊全，但過多的檔案文獻資源，又會影響我們的判斷，難以保證查準率。

在實際查找檔案文獻資源時，查準率與查全率有時是矛盾的。為了保證材料的齊全，我們大范圍地查找，寧缺勿漏，那么查準率就會降低。因此，我們在查找資料時要做好查全率與查準率并行，在保證材料齊全的同時，最大限度地保證材料的準確。為了保證后續(xù)工作的順利開展，做好檔案文獻編纂查找工作，在選擇材料時，對與選題無關(guān)的內(nèi)容，我們要自覺摒棄。同時可以在電腦上做一個查找記錄，針對選題，做好材料分類，每當查到相關(guān)信息時，在其分類下做好登記工作，這樣既可以看到缺失的文獻資料，又避免了重復查找，保證查全率與查準率。

2.科學組織，分工明確。任何工作的開展，都是按照一定的計劃執(zhí)行的，不是雜亂無章、隨心所欲地做。在確定工作任務(wù)后，作出合理安排，有計劃、有組織地開展。工作人員要明確自己的工作內(nèi)容，按照安排，有序工作，避免了工作過程雜亂無序，人員相互配合，提高了工作效率。同樣，檔案文獻材料的收集是一項龐大而系統(tǒng)的工程，在此過程中，檔案文獻收集者必須秉持科學的態(tài)度，掌握科學的方法，注意科學的組織、明確的分工，編者在查找文獻時就有了目標和方向，從而不至于漫無目的、浪費時間。比如，對于材料查找線索，對不同資料劃分不同的標準，可以按照選材大綱順序組織分工，也可以根據(jù)題目的重要問題、時間特點等分工，還可以按照材料查找的難易程度劃分，分配好誰去查找哪一項材料?？茖W組織，明確分工，對檔案文獻編纂工作具有重要意義，為保證工作的順利開展，必須有組織、有計劃地開展工作。

3.保證檔案文獻的安全與真實。在保證檔案文獻編纂查找資源齊全的同時，也要注意對材料的真?zhèn)芜M行鑒別，注意檔案文獻資源的原始性，保證材料的真實性，不能照單吸收找到的全部材料。當下，在新型載體檔案文獻編纂工作中，對檔案信息的收集大多借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于網(wǎng)絡(luò)形式的多樣性、開放性等特征，致使網(wǎng)絡(luò)易受黑客、惡意軟件等入侵和破壞，另外，新型載體檔案本身容易被修改且不易發(fā)現(xiàn)，具有不穩(wěn)定性，引起檔案信息的泄密、篡改等諸多問題[6]157。因此，對于查找到的信息，我們要查明檔案信息資源的來源，注重檔案文獻資料的原始性，保證檔案文獻資源的真實性。這樣，不僅提高了整個編纂工作的效率，而且保證了編纂成果的價值，從而為大眾傳播有真正意義的文化。

檔案信息的查找是整個編纂工作的基礎(chǔ)，其工作水平直接關(guān)系到編纂工作的進行和編纂成果的質(zhì)量，關(guān)系到讀者獲得的檔案文獻信息的范圍、數(shù)量和質(zhì)量。社會在變革，由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，檔案文獻編纂查找環(huán)節(jié)也是如此，由單一走向多元。信息科學技術(shù)的發(fā)展提供了多元檢索方式，檔案文獻編纂者要轉(zhuǎn)變工作方式，適應(yīng)社會的發(fā)展，跟上時代的步伐，對于不同的檔案文獻資源匹配不同的查找方式，保證查找工作高效、全面展開，從而為社會提供一份滿足社會需要的編纂成果。

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