計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的作用思考

鄭立梅

摘要：在新時(shí)代發(fā)展下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了快速發(fā)展，不論是哪一行業(yè)因計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了高效發(fā)展目標(biāo)。尤其是對(duì)于高校檔案管理工作來講，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用下不僅可以提升管理效率，同時(shí)也可以解決管理中的問題。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);高校;檔案管理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用促進(jìn)了高校中檔案管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展目標(biāo)。在社會(huì)快速發(fā)展下，教育事業(yè)進(jìn)入到了全新的發(fā)展階段。加之受到辦學(xué)規(guī)模等不斷延伸的影響，生源數(shù)量明顯增加。因此在高校中應(yīng)當(dāng)做好完善與創(chuàng)新工作，解決管理中的問題，提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校檔案管理的促進(jìn)作用

提高管理效果。在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以形成完善的管理系統(tǒng)，同時(shí)也可以提升檔案管理的可信度與完整性。能夠及時(shí)將相關(guān)內(nèi)容記錄到系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)變成為電子檔案，確保了檔案數(shù)據(jù)的安全性與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)久保存目標(biāo)。其次，借助網(wǎng)絡(luò)開展檔案管理時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的傳輸與接收，避免了紙質(zhì)檔案的繁瑣性，提高了信息檢索效率。

提升管理時(shí)效。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案管理能夠提升檔案管理的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)提高管理效率目標(biāo)。在高校中相關(guān)部門、班級(jí)等將檔案借助計(jì)算機(jī)傳送到電子檔案室中，管理人員可以及時(shí)接收檔案，并及時(shí)將信息錄入到系統(tǒng)中，避免了檔案堆積等問題，實(shí)現(xiàn)了檔案的及時(shí)整理，提升了數(shù)據(jù)的完整性與可信度。對(duì)于一些內(nèi)容不準(zhǔn)確的檔案也可以及時(shí)反饋，找出其中的不足，獲取真實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息[1]。

增強(qiáng)信息共享。打造專屬的網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的及時(shí)分類整理，同時(shí)也可以利用檢索入口，在結(jié)合關(guān)鍵詞的基礎(chǔ)上完成信息調(diào)取，避免了過多的人力耗費(fèi)在紙質(zhì)檔案檢索中，不僅節(jié)約了檢索時(shí)間，同時(shí)也減輕了檔案管理人員的工作壓力。其次，一些部門借助專屬賬號(hào)能夠進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，查閱公開檔案信息，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案共享，同時(shí)也展現(xiàn)了檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

發(fā)揮服務(wù)作用。在原有的檔案管理工作中，一些檔案僅限于個(gè)人使用，在信息資源廣泛使用上有著一定的局限性。但是在檔案信息化背景下，高校中的師生通過使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠進(jìn)入到專門的平臺(tái)中，獲取相關(guān)資源與信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的瀏覽、下載以及共享等。其次，在平臺(tái)中還可以開展開放式管理模式，便于兄弟院校獲取相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校與學(xué)校之間的有效互動(dòng)，為教育發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

二、高校檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

管理模式合理性不足。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中主要以手工操作等方式為主，針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理與裝訂等，工作繁瑣程度較高。而相關(guān)人員在開展整理工作時(shí)很容易因多種因素影響出現(xiàn)檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確等問題，使得檔案作用難以發(fā)揮。其次，對(duì)于紙質(zhì)檔案來講，難以實(shí)現(xiàn)快速檢索與使用，加之紙質(zhì)檔案很容易破損，影響到了檔案保存效果。因檔案管理中缺乏先進(jìn)管理方法，使得檔案管理工作進(jìn)度相對(duì)較慢，在類別劃分上存在著不準(zhǔn)確等問題，影響到了檔案管理工作的開展[2]。

檔案管理安全性不高。對(duì)于紙質(zhì)檔案來講，很容易因工作量的增加而出現(xiàn)堆積等問題，在一定程度上加大了管理人員的工作原理。因需要整理的檔案相對(duì)較多，所以一些管理人員很容易在工作中產(chǎn)生倦怠感，在開展整理工作中也沒有端正工作態(tài)度，并未及時(shí)針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與劃分，使得大量檔案堆積在了一起，造成類別混亂問題不斷加大，甚至對(duì)于一些有著使用價(jià)值的檔案來講，因檔案管理人員工作不合理，出現(xiàn)了丟失等問題。其次，因檔案主要以紙質(zhì)為主，難以進(jìn)行備份管理，而出現(xiàn)檔案丟失后勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，從而降低了高校中的教學(xué)管理工作開展效果。

檔案內(nèi)容可信度較低。檔案管理人員在開展檔案管理工作時(shí)，對(duì)于一些數(shù)據(jù)不完整的文件沒有引起充足的重視，也沒有及時(shí)進(jìn)行調(diào)查與補(bǔ)充，使得檔案內(nèi)容很容易出現(xiàn)問題。在后期使用這一類型檔案時(shí)，則出現(xiàn)使用沒有實(shí)際意義的數(shù)據(jù)，使得檔案內(nèi)容可信度嚴(yán)重不足，難以輔助教學(xué)工作開展。

三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用措施

明確實(shí)施方法。首先，借助網(wǎng)絡(luò)傳遞相關(guān)信息。依靠網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間的信息傳輸，通過發(fā)送網(wǎng)絡(luò)文件能夠便于檔案管理部門收取文件并及時(shí)處理，并錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在查詢檔案時(shí)可以提供智能檢索，利用關(guān)鍵詞調(diào)取檔案。依靠網(wǎng)絡(luò)作用不僅實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)傳遞，同時(shí)也可以便于文件的閱讀與使用，提高了信息獲取的便捷性。其次，完成自動(dòng)化檔案管理。在了人工輸入檔案信息后相關(guān)系統(tǒng)能夠及時(shí)開展智能檢索，在分析數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出相關(guān)結(jié)論，并完成檔案編號(hào)、關(guān)鍵詞提取等。利用相關(guān)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的準(zhǔn)確分類，保存完整的文字、視頻等信息，提高了檔案的簡(jiǎn)潔性與準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的自動(dòng)化管理。最后，數(shù)字化管理。在高校檔案管理中使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠從原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電子檔案工作中去，同時(shí)也可以確保檔案信息能夠以數(shù)字化的方式展現(xiàn)出來，提高了檔案的收集、管理與共享。相關(guān)部門在使用檔案時(shí)借助檢索系統(tǒng)能夠及時(shí)調(diào)取檔案，實(shí)現(xiàn)了十字花管理目標(biāo)，簡(jiǎn)化了管理工作環(huán)節(jié)，減輕了工作人員壓力[3]。

紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合。在新時(shí)期發(fā)展下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用為高校檔案管理工作開展產(chǎn)生了促進(jìn)的作用，提高了管理工作的便捷性。但是在工作中管理人員也要清楚認(rèn)識(shí)到其中的不足，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有著不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，很容易造成檔案信息出現(xiàn)保存失敗等問題，甚至一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓事故，勢(shì)必會(huì)造成檔案系統(tǒng)出現(xiàn)混亂等問題。因此針對(duì)這一現(xiàn)象，在發(fā)展中需要從做好電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理入手，在找準(zhǔn)二者融合點(diǎn)的基礎(chǔ)上提高檔案管理效果。如對(duì)于一些比較重要的檔案文件需要及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理，并開展紙質(zhì)存儲(chǔ)工作。對(duì)于普通類型的檔案需要采取電子化存儲(chǔ)方法。只有掌握檔案的具體情況，才能結(jié)合其重要程度采取適合的管理措施，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理目標(biāo)。

保證檔案管理的安全性。在開展高校檔案管理工作時(shí)電子化管理已經(jīng)成為了發(fā)展的重點(diǎn)，因此在管理中需要從做好保密處理入手，結(jié)合高校當(dāng)前發(fā)展形式。在一些檔案中涉及到了高校的發(fā)展戰(zhàn)略、方向以及策略等信息，是需要做好加密處理的，避免出現(xiàn)信息泄露等問題，確保學(xué)校的健康發(fā)展。因此在開展檔案管理工作時(shí)，需要做好檔案信息保存工作。首先，制定出完善的管理制度，以明確的規(guī)章制度輔助管理，組織工作人員參與培訓(xùn)活動(dòng)。其次，做好重要檔案加密處理，在查閱中需要出示相關(guān)證件等。最后，需要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，及時(shí)清查病毒等，確保檔案的安全性[4]。

提升管理人員專業(yè)能力。想要提高檔案管理效果，就要從提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)出發(fā)，采取專業(yè)化管理方法，熟悉檔案管理要點(diǎn)與重點(diǎn)，明確檔案管理中的要求。管理人員自身也要積極參與學(xué)習(xí)活動(dòng)，明確在檔案管理中的法律與規(guī)定，做好檔案信息歸類處理工作，掌握專業(yè)化管理方法。只有不斷提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，才能確保檔案管理工作的安全性。學(xué)校方面也要加大對(duì)檔案信息泄露嚴(yán)重性進(jìn)行宣傳，提升管理人員的安全防范意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德與綜合素養(yǎng)，主動(dòng)在工作中履行自身職責(zé)，積極參與管理工作，主動(dòng)配合其他部門開展管理，確保高校的穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在高校中需要提升對(duì)檔案管理的重視度，主動(dòng)收集相關(guān)信息，在做好妥善管理的基礎(chǔ)上合理使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠打造完善的管理系統(tǒng)，保證檔案管理工作向著自動(dòng)化、信息化、科學(xué)化方向不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王鳳秀，李勤姣.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J]科技傳播， 2014（17）：214-215.

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[3]黃梅英.淺析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J]人力資源管理， 2017（12）：308-309.

[4]王續(xù)智，李丹.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究[J]人文之友， 2020（05）：110-111.