基層檢察院數(shù)字檔案室建設(shè)

趙燕 羅飛

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來以及司法改革進(jìn)程的進(jìn)一步加速，檢察檔案工作也面臨新形式、新挑戰(zhàn)、新需求、新機(jī)遇，建設(shè)數(shù)字檔案室是未來檢察檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。筆者結(jié)合基層檢察機(jī)關(guān)檔案實(shí)際工作情況，對基層檢察院建設(shè)數(shù)字檔案室面臨的現(xiàn)狀、問題及原因提出有效解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;檢察檔案;現(xiàn)狀;措施

一、基層檢察院檔案工作的現(xiàn)狀、問題及其原因

（一）檢察檔案歸檔問題多

在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的相關(guān)性和保證文件的完整性，應(yīng)該在案件辦理完畢后對相關(guān)的文字、聲像材料盡快加以整理并歸檔。但是在實(shí)際檢察工作中，檢察檔案尤其是訴訟類檔案在案件辦理完結(jié)后不按要求整理、不及時(shí)移交歸檔的情況比較常見。部分檢察干警存在重辦案輕檔案的問題，對于怎樣準(zhǔn)確把握犯罪事實(shí)、運(yùn)用相關(guān)證據(jù)證明犯罪事實(shí)注重的多，而對檔案資料的完整性、規(guī)范性、及時(shí)準(zhǔn)確歸檔關(guān)注的少。不及時(shí)歸檔不僅會(huì)給檔案管理部門帶來極大的不便，也會(huì)影響到檢察檔案的利用。同時(shí)，在立卷過程中存在檔案編號(hào)隨意、檔案排列無序、檔案移交手續(xù)不規(guī)范等情況，檢察檔案的功能被嚴(yán)重制約，難以發(fā)揮更大的效用，使檔案利用的便捷性大大降低，進(jìn)而影響了檢察檔案的利用。

（二）檔案人員業(yè)務(wù)水平低

檔案專業(yè)人才缺失。長久以來，基層檢察院引進(jìn)或招錄的都是法律專業(yè)人才，極少招錄過檔案專業(yè)人才。甚至在一些基層檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部，檢察檔案工作被認(rèn)為是一個(gè)副業(yè)，將檔案管理工作崗位作為老同志發(fā)揮余熱的平臺(tái)，或者作為新入職干警熟悉工作的途徑。

檔案人才配置受限。受司法改革的影響，檢察院轉(zhuǎn)隸人員較多，導(dǎo)致人才流失，以我院為例，辦公室正式員工僅有2人，人員不夠?qū)е聶n案員需要兼顧辦公室其他工作，面對基層日益繁重的工作量以及不斷提升的工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案員很難有精力、有時(shí)間關(guān)注檢察檔案的開發(fā)利用，一旦人手不夠或是任務(wù)繁重，便將檔案員作為機(jī)動(dòng)人員，隨意調(diào)派。

檔案員專業(yè)培訓(xùn)有限。檔案工作培訓(xùn)較業(yè)務(wù)部門，專業(yè)培訓(xùn)與跟班參訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，檔案員雖然通過網(wǎng)絡(luò)視頻學(xué)習(xí)、咨詢相關(guān)單位等方式學(xué)習(xí)了檔案專業(yè)知識(shí)，但仍不能應(yīng)對檢察檔案崗位需求。長期如此，必會(huì)影響了檢察檔案管理工作，進(jìn)而影響檢察檔案利用工作。

（三）檢察檔案安全無保障

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對黑客、木馬病毒等威脅，檢察檔案的安全保密工作也面臨極大的挑戰(zhàn)?；鶎訖z察院在數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，安全保密工作與數(shù)字化進(jìn)程同步發(fā)展難以兼顧。主要表現(xiàn)在：硬件設(shè)施、設(shè)備未能按相關(guān)要求配備齊全，缺少中心機(jī)房和專門的服務(wù)器;檔案軟件未能跟上數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)的步伐，庫房電子眼未能實(shí)現(xiàn)全覆蓋、無死角。

二、下一步的重點(diǎn)工作和相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)檔案歸檔工作，提高檔案質(zhì)量

提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檢察干警要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)和提高服務(wù)意識(shí)，為檢察檔案的利用工作開展奠定基礎(chǔ)。針對檢察干警檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況，應(yīng)將檔案工作納入黨組議事日程，將是否按照規(guī)范化要求及時(shí)歸檔納入年度考核內(nèi)容。高度重視檔案工作中亟待解決的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等具體問題，充分滿足檔案軟硬件設(shè)施，使其能夠適應(yīng)檔案工作的要求。檢察檔案管理部門要加大《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)的宣傳力度，使得全體干警明確檢察機(jī)關(guān)的所有檔案都應(yīng)由檔案管理部門集中統(tǒng)一保管，各部門或個(gè)人不得私自存留，從而提高全體干警的立卷歸檔意識(shí)。要轉(zhuǎn)變“重辦案輕檔案”的思想觀念，增強(qiáng)時(shí)間觀念，案件辦理完結(jié)后，案卷材料及時(shí)整理、裝訂、移交檔案室歸檔。重視檔案材料的完整性和規(guī)范化，做到檔案材料保存完整，有保存價(jià)值該歸檔的都要?dú)w檔。在整理材料過程中既要注重?cái)?shù)量，也要注重質(zhì)量，并嚴(yán)格依照歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，避免歸檔案卷中頁碼缺失、順序錯(cuò)亂等問題，確保歸檔質(zhì)量。

健全歸檔制度，提高檔案質(zhì)量。檢察機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)積極建立健全立卷歸檔各項(xiàng)制度，規(guī)定各業(yè)務(wù)部門和文書處理部門定期將已辦結(jié)案卷材料和處理完畢的文書材料整理后移交檔案室歸檔，歸檔的案卷材料、文書應(yīng)完整齊全，達(dá)到《檔案法》及國家檔案局、最高人民檢察院規(guī)定的案卷、文書的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提升檔案員業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)專業(yè)人才

提升人才素養(yǎng)，注重工作銜接。檔案工作具有一定的專業(yè)性，結(jié)合實(shí)際工作，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：注重引進(jìn)或招錄檔案專業(yè)人才，專業(yè)的事情交給專業(yè)的人做;通過跟班學(xué)習(xí)、系統(tǒng)學(xué)習(xí)、檔案工作教育培訓(xùn)等方式，增強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力，提升專業(yè)素養(yǎng);新老檔案員之間要加強(qiáng)工作上的銜接，做到手把手教學(xué)，使得新檔案員能盡快熟悉檢察檔案工作。

明確職權(quán)劃分，保障工作開展。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，合理配置檔案人員工作，檔案人員工作上遇到難題要積極尋求上級(jí)、同級(jí)之間的支持和幫助，確保檔案工作能夠順利的開展。

加強(qiáng)后期學(xué)習(xí)，保障隊(duì)伍穩(wěn)定。營造主動(dòng)學(xué)習(xí)的良好氛圍，并給予檔案人員外出培訓(xùn)、掛職鍛煉、職位晉升等機(jī)會(huì)，使其能夠?qū)崿F(xiàn)自身與職業(yè)的共同發(fā)展，做到既留住人也留住心，保障專業(yè)隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（三）構(gòu)建安全體系，防止信息泄露

檢察檔案包含了大量的個(gè)人信息和隱私，有的甚至包含國家機(jī)密和商業(yè)秘密，國家法律監(jiān)督機(jī)關(guān)的權(quán)威和尊嚴(yán)與檢察檔案的妥善保管密切相關(guān)，結(jié)合基層檢察院實(shí)際情況，筆者認(rèn)為可從硬件、軟件、人員三個(gè)方面加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建安全保障體系。

保障硬件。保障硬件專業(yè)化配備：以高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室，將閱覽、整理、庫房三室分開，保證原始紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)規(guī)范、合理、安全;按高要求建設(shè)中心機(jī)房，采購專業(yè)服務(wù)器，配備高性能微機(jī)，存放紙質(zhì)檔案掃描件，從硬件上確保數(shù)字檔案的安全儲(chǔ)存;合理布置電子眼，實(shí)現(xiàn)庫房監(jiān)控全覆蓋、無死角。

提升軟件。升級(jí)軟件保護(hù)數(shù)據(jù)：按高要求采購單機(jī)版或網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，進(jìn)行身份識(shí)別、訪問控制、加密存儲(chǔ)和傳輸、審計(jì)跟蹤等安全保密措施，在保證檔案數(shù)據(jù)安全的同時(shí)確保全體干警可以在自己的電腦上通過申請權(quán)限來查閱檔案，充分做到檔案查詢更快速、更便捷。

參考文獻(xiàn)

【1】黃婉.檢察機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)問題研究，珙縣人民檢察院網(wǎng)，2011。