提高辦公室文秘工作質(zhì)量的措施分析

（河南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，河南 鄭州 450002）

辦公室不論是在企業(yè)還是機(jī)關(guān)，都是核心所在，起到承上啟下的作用[1]。辦公室的工作種類多，任務(wù)重，并且需要具備良好的溝通和調(diào)節(jié)能力，辦公室文秘的職業(yè)素質(zhì)對(duì)辦公室的工作質(zhì)量具有重要的影響力，因此管理者需要重視文秘的工作質(zhì)量，采取措施提升文秘的職業(yè)素養(yǎng)以及工作質(zhì)量，是辦公室穩(wěn)步發(fā)展的重要基礎(chǔ)[2]。

一、辦公室文秘的工作特點(diǎn)及重要性

（一）工作特點(diǎn)

辦公室文秘的工作包括各類行政工作、辦公室信函接發(fā)、會(huì)議通知、手續(xù)辦理、準(zhǔn)備材料等等，工作涉及面廣，工作復(fù)雜，文秘工作的特點(diǎn)為多樣性、復(fù)雜性。

（二）辦公室文秘的工作重要性

辦公室需要及時(shí)向各層下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，同時(shí)還需要及時(shí)的將各個(gè)部門(mén)的工作情況向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)好各部門(mén)的工作以及人員之間的關(guān)系，在工作中時(shí)刻以企業(yè)、機(jī)關(guān)的利益為重點(diǎn)，需要顧全大局，面對(duì)繁瑣的做工需要時(shí)刻保持認(rèn)真、仔細(xì)、耐心的態(tài)度，按照上級(jí)規(guī)定完成各項(xiàng)工作。

二、辦公室文秘所具有的職業(yè)素養(yǎng)

（一）嚴(yán)格遵守辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度

遵守規(guī)章制度是每位工作者的基本職業(yè)道德，文秘人員雖然工作任務(wù)重，但也需要做到不遲到早退，在有限的時(shí)間內(nèi)完成工作，學(xué)會(huì)合理的利用時(shí)間，避免出現(xiàn)因工作忙亂而發(fā)生工作失誤，影響辦公室工作適量。

（二）有大局觀

在工作中要以企業(yè)或機(jī)關(guān)利益為中心，凡事要以企業(yè)或機(jī)關(guān)發(fā)展作為出發(fā)點(diǎn)，具有良好的工作承受能力，同時(shí)面對(duì)委屈與挫折可以用平常心對(duì)待，在工作中不能假公濟(jì)私，同時(shí)在工作中一視同仁不能搞特殊關(guān)系更不能公報(bào)私仇。

（三）提高辦事效能

效能是工作質(zhì)量的直接體現(xiàn)，例如文秘人員為領(lǐng)導(dǎo)起草年終總結(jié)時(shí)，寫(xiě)作能力較弱同時(shí)對(duì)年度工作重點(diǎn)不了解，花費(fèi)了一天的時(shí)間但是寫(xiě)出來(lái)的稿子沒(méi)有內(nèi)容，不能突出重點(diǎn)，那么則體現(xiàn)出來(lái)了辦事效能差，反之，如果文秘寫(xiě)作能力強(qiáng)，能準(zhǔn)確抓到工作重點(diǎn)，稿子完成速度快而且內(nèi)容豐富，那么文秘的辦事效能則高。因此文秘在辦公中需要對(duì)工作進(jìn)行提前準(zhǔn)備，熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有效提升辦事效能。

（四）提高辦事效率

文秘人員每天需要面對(duì)各種新的任務(wù)以及重復(fù)性任務(wù)，因此在工作中需要進(jìn)行中做計(jì)劃分類，以輕重緩急來(lái)開(kāi)展工作，同時(shí)積極與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求結(jié)合工作實(shí)際，靈活運(yùn)用方法，準(zhǔn)確無(wú)誤的完成工作，避免工作中出現(xiàn)失誤。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量的措施

（一）明確辦公室規(guī)章制度

完善的辦公室制度，俗話說(shuō)的好，無(wú)規(guī)矩不成方圓，規(guī)范的、科學(xué)有效的制度可以規(guī)范文秘人員進(jìn)行規(guī)范有序的工作，同時(shí)可以與同事做到良好的溝通與交流，營(yíng)造良好的工作氛圍，做到團(tuán)結(jié)友愛(ài)、互幫互助，提高辦公室工作效率。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)辦公室的規(guī)章制度對(duì)辦公室文秘人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，保證辦公室文秘人員的職業(yè)素質(zhì)，可以有效的提升辦公室的工作質(zhì)量。

（二）構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度

為了提高整體的工作質(zhì)量，必要的獎(jiǎng)懲制度是十分必要的，作為一種激勵(lì)手段，可以有效的激勵(lì)文秘人員工作積極性，激發(fā)文秘的工作熱情，使文秘對(duì)自身提出更高的要求，增加工作中的追求目標(biāo)，增強(qiáng)文秘的工作效率。懲罰制度可以對(duì)文秘的工作惰性起到警示作用，有利于文秘人員不斷提升、鞭策自我，有效的提高自我工作效率，提高辦公室工作質(zhì)量。

（三）定時(shí)開(kāi)展技能培訓(xùn)

增強(qiáng)文秘人員的職業(yè)素質(zhì)，辦公室日常事務(wù)較多，在交辦業(yè)務(wù)、與人溝通、協(xié)調(diào)綜合中都起到十分重要的作用，因此需要文秘人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)，也關(guān)系到辦公室的整體工作質(zhì)量。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的創(chuàng)新，辦公室的知識(shí)與技能也要隨之進(jìn)步，因此在對(duì)文秘的培訓(xùn)需要包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治思想教育、國(guó)家政策學(xué)習(xí)、工作方式等內(nèi)容，增強(qiáng)文秘的解決問(wèn)題能力，同時(shí)廣泛的知識(shí)面可以更好的幫助文秘人員靈活運(yùn)用工作方式，科學(xué)有效的完成工作，保證工作質(zhì)量。

（四）鼓勵(lì)文秘人員獨(dú)立創(chuàng)新能力

只有創(chuàng)新才能穩(wěn)步發(fā)展，也是發(fā)展的動(dòng)力。文秘人員不應(yīng)該以死板的方式進(jìn)行工作，應(yīng)該根據(jù)平時(shí)的工作實(shí)際不斷進(jìn)行創(chuàng)新，找到合適的方式提高工作效率，用新型的方式管理模式解決工作中的問(wèn)題，整體提升辦公室的工作質(zhì)量。

（五）優(yōu)化辦公室文秘人員數(shù)量

由于辦公室的工作繁忙，文秘人員較少則很難有效的保證工作的完成，或是無(wú)法保證工作質(zhì)量，文秘人員過(guò)多則會(huì)出現(xiàn)個(gè)人價(jià)值無(wú)法充分的發(fā)揮以及產(chǎn)生工作惰性，降低工作效率。因此在對(duì)辦公室進(jìn)行整體評(píng)估后，合理的規(guī)劃文秘人員的數(shù)量，可以有效的提升辦公室的工作適量。

綜上所述，辦公室的工作質(zhì)量與文秘的綜合職業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，幫助文秘人員提高自身職業(yè)素質(zhì)可以有效的提高辦公室工作效率，保證工作質(zhì)量，但文秘人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)不是一時(shí)就能完成的，因此相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該結(jié)合辦公室的具體情況對(duì)文秘人員實(shí)施科學(xué)有效的管理方式，幫助、鼓勵(lì)提高文秘人員的職業(yè)素質(zhì)，確保辦公室工作質(zhì)量。