提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法探究

紀(jì)亞東

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟市突泉縣永安鎮(zhèn)人民政府黨群服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 興安盟 137519）

在傳統(tǒng)檔案服務(wù)管理中心管理檔案的過程中一般是采用傳統(tǒng)人工管理的方式，工作人員在日常管理過程重要需要對(duì)檔案信息進(jìn)行反復(fù)的統(tǒng)計(jì)工作，在一定程度上會(huì)使得工作人員的日工作任務(wù)較為煩瑣，同時(shí)采用人工檔案分類管理的模式中也較容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等弊端。因此，在現(xiàn)如今我國(guó)檔案管理過程中應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式實(shí)行信息化管理，進(jìn)而在潛移默化中有利于減輕檔案管理工作人員的工作任務(wù)，使得管理管理工作在相對(duì)簡(jiǎn)單高效的模式下完成。

一、完善事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息對(duì)現(xiàn)如今我國(guó)社會(huì)和地區(qū)的發(fā)展進(jìn)步有著重要的借鑒意義，但在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理過程中由于各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，在一定程度上會(huì)造成檔案管理難度較大，因此在如今信息化檔案管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，在潛移默化中減少檔案管理工作中出現(xiàn)無序混亂的局面，主要措施主要包括以下幾個(gè)方面。第一，檔案管理政府服務(wù)中心在錄入檔案信息時(shí)應(yīng)該更加統(tǒng)一化，對(duì)于檔案中的字體、格式、排版有更加明確化的規(guī)定，進(jìn)而在一定程度上使得檔案信息更加規(guī)律化，方便檔案管理后續(xù)查找工作高效率進(jìn)行。第二，檔案政府服務(wù)中心在對(duì)檔案進(jìn)行分類保的過程中應(yīng)該按照不同分類指標(biāo)妥善保存，同時(shí)應(yīng)該將紙質(zhì)版檔案信息統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使得各類檔案信息分類更加具體化，方便后續(xù)工作人們查找相關(guān)檔案信息。

二、完善事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)設(shè)備，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于基礎(chǔ)設(shè)備較為簡(jiǎn)陋，檔案管理服務(wù)中心在進(jìn)行檔案分類處理和保管的過程中大多數(shù)是采用人工分類的方式，在一定程度上使得工作人員的工作任務(wù)量增大，同時(shí)人工檔案分類方式也存在分類準(zhǔn)確度不高等問題，進(jìn)而使得工作人員在后期查找檔案信息時(shí)查找環(huán)節(jié)較為復(fù)雜。因此，在現(xiàn)如今檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)該檔案服務(wù)管理中心各項(xiàng)設(shè)備，促進(jìn)信息化檔案管理模式實(shí)現(xiàn)。例如，檔案管理服務(wù)中應(yīng)該根據(jù)檔案管理的不同步驟合理采購計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等相關(guān)電子設(shè)備。同時(shí)，檔案管理服務(wù)中心在挑選相關(guān)硬件設(shè)備的過程中更應(yīng)該從多方面考慮，選擇質(zhì)量較好、使用壽命較長(zhǎng)的相關(guān)硬件設(shè)備。

三、注重事業(yè)單位檔案管理安全防護(hù)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)如今我國(guó)信息化建設(shè)的逐漸普及和發(fā)展，信息化為現(xiàn)如今人們的生產(chǎn)和生活帶來了巨大便利性，在檔案管理服務(wù)中心中信息化逐漸應(yīng)用于檔案管理工作中，在一定程度上使得檔案管理工作能夠在更加方便快捷的情況下完成，檔案服務(wù)管理中心的檔案信息逐漸在互聯(lián)網(wǎng)公開，進(jìn)而在一定程度上有利于促進(jìn)人們更加方便快捷的查詢檔案信息，減少了傳統(tǒng)人工檔案管理模式中的各種煩瑣工序。但是隨著現(xiàn)如今檔案信息的逐漸公開，也會(huì)一些不法分子盜取檔案信息帶來了可能，檔案服務(wù)管理中心的檔案信息大多是一些機(jī)密性文件，一旦被不法分子盜取利用便會(huì)造成嚴(yán)重的后果。因此，在如今檔案信息化管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，檔案管理服務(wù)中心工作人員對(duì)于檔案中較為重要的機(jī)密性文件更應(yīng)該加強(qiáng)防護(hù)工作，進(jìn)而在一定程度上有利于促進(jìn)檔案管理服務(wù)中心的檔案信息能夠加強(qiáng)安全度，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)安全工作更加完善。

四、增強(qiáng)工作人員專業(yè)知識(shí)技能，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)檔案工作管理過程中，一般是采用人工管理的方式，工作人員在實(shí)際工作過程中一般只需要掌握簡(jiǎn)單的檔案排放規(guī)律，工作人員實(shí)際需要掌握的檔案管理技能性要求相對(duì)較少。但在現(xiàn)如今檔案管理過程中一般是采用信息化管理模式，在檔案日常管理時(shí)主要是采用電子機(jī)械化設(shè)備，工作人員需掌握相關(guān)電子產(chǎn)品使用技能。同時(shí)，檔案管理服務(wù)中心應(yīng)該定期組織工作人員進(jìn)行相關(guān)電子設(shè)備使用技巧和應(yīng)對(duì)付故障性問題的解決能力，使得工作人員在使用電子設(shè)備統(tǒng)計(jì)檔案信息出設(shè)備故障性問題時(shí)，能夠在較短時(shí)間內(nèi)解決故障性問題，防止對(duì)檔案管理正常工作進(jìn)度造成影響。

五、結(jié)束語

總而言之，隨著現(xiàn)如今我國(guó)信息化建設(shè)逐漸普及，傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變逐漸成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，在現(xiàn)如今檔案管理過程中應(yīng)該完善各項(xiàng)規(guī)章制度、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理安全防護(hù)、增強(qiáng)工作人員專業(yè)知識(shí)技能，進(jìn)而在一定程度上加強(qiáng)信息檔案管理工作建設(shè)，為現(xiàn)如今人們的生產(chǎn)生活提供了便利化服務(wù)。