單件歸檔法在中學(xué)檔案管理工作中的實(shí)踐

鄧小娟

（廣東省佛山市高明區(qū)第一中學(xué)附屬初中，廣東 佛山 528000）

一、單件歸檔法在中學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

首先，應(yīng)用單件歸檔法，中學(xué)檔案管理工作人員的工作效率能夠得到很大的提升。傳統(tǒng)的立卷歸檔法是要將文件組卷，把相互關(guān)聯(lián)的文件組成一卷，如果文件繁多，例如中學(xué)檔案那么組卷的過(guò)程工作量就大，耗時(shí)又耗力。以中學(xué)教學(xué)考核有關(guān)的文件歸檔為例，其文件資料包括校園建設(shè)（規(guī)劃圖、建筑布局等）文件、教師資質(zhì)文件、課程設(shè)計(jì)和課程開(kāi)展文件等等，如果采用立卷歸檔法進(jìn)行歸檔工作，那么就要進(jìn)行一系列的案卷分類(lèi)組合、抄寫(xiě)目錄等繁雜的作業(yè)。而采取單件歸檔法，就是直接以單件文件為單位，就可以只設(shè)置文件級(jí)目錄，而不需要再進(jìn)行案卷和目錄等方面的工作。這就可以很大程度地減輕中學(xué)檔案管理工作人員的工作量，提高其工作效率。

其次，單件歸檔法的應(yīng)用要靠計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，作為一種新的整理方法，單件歸檔法適應(yīng)于信息社會(huì)的發(fā)展需求。在中學(xué)檔案管理工作中，單獨(dú)歸檔不僅操作簡(jiǎn)單，減輕了檔案管理工作人員的工作量，提升了工作人員的工作效率，同時(shí)，單件歸檔法依托于計(jì)算機(jī)功能，可以不限時(shí)間、地點(diǎn)，靈活地進(jìn)行歸檔作業(yè)，這是一個(gè)使檔案管理面向信息化的反映。歸檔的信息化不僅有利于中學(xué)檔案管理本身，還能夠便利地服務(wù)于對(duì)檔案文件有查閱需求的人群，同時(shí)信息化還使檔案文件的傳播變得更加地快，方便使用檔案者的相互交流需求。

二、單件歸檔法在中學(xué)檔案管理工作中的實(shí)踐

（一）遵循文件管理的規(guī)律和規(guī)則工作

單件歸檔法雖然相對(duì)于傳統(tǒng)的立卷歸檔法而言，在錄入時(shí)省去了十分繁瑣的組卷工作，但是單件歸檔整理也是需要具有邏輯性的，這種方法的實(shí)踐應(yīng)該遵循一定的規(guī)律，也就是需要遵循單件歸檔法下文件管理的規(guī)律。而利用計(jì)算機(jī)或軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)工作的單件歸檔法是具有自身的文件生成的規(guī)律的，因而首先必須遵循它的規(guī)律來(lái)進(jìn)行工作。例如：如果文件與文件之間存在相同屬性聯(lián)系，那么在辦理歸檔時(shí)就要遵循“隨辦隨歸”的原則。計(jì)算機(jī)錄入一般是將文件進(jìn)行編號(hào)，這就使相同屬性的文件存在有序性性的聯(lián)系。

另外，單件歸檔法的實(shí)踐還需要一定的規(guī)則來(lái)管理和制約檔案歸檔工作人員的行為，從而達(dá)到使歸檔更加具有實(shí)用性和規(guī)范性的作用。例如建立有關(guān)電子檔案整理的規(guī)則，其內(nèi)容就可以包括：（1）檔案編制時(shí)必須保證手續(xù)齊全（2）同一類(lèi)檔案的書(shū)寫(xiě)和制作必須具有唯一性并可以長(zhǎng)期保持等規(guī)則，這種做法其實(shí)是建立了一個(gè)歸檔工作的秩序和流程，能夠使工作有效性得到一定程度的提升。

（二）把握中學(xué)檔案特點(diǎn)的信息精細(xì)化錄入工作

中學(xué)檔案信息錄入是需要不斷地隨著各類(lèi)檔案信息的變化而更新的，中學(xué)最主要的檔案部分其實(shí)就是“教”和“學(xué)”兩部分，尤其針對(duì)“學(xué)”而言，學(xué)生的檔案信息是在不斷地更新變化的，單件歸檔法正符合了應(yīng)對(duì)隨時(shí)變化的檔案信息的錄入的需求，完成了及時(shí)更新歸檔的工作任務(wù)。但是單件歸檔的方法雖然滿(mǎn)足了檔案錄入的及時(shí)性的需求，使用單件歸檔還是有一定的弊端的，往往在實(shí)際應(yīng)用中，單件歸檔檢索會(huì)出現(xiàn)“不靈”的現(xiàn)象，相關(guān)檔案查閱者檢索不到需求信息。因此，在歸檔時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)注意圍繞中學(xué)檔案特點(diǎn)的信息，精細(xì)化地對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行錄入工作。例如：在歸檔學(xué)生的成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍表等學(xué)歷信息時(shí)，要抓住這些檔案信息的特點(diǎn)，將具有特征性的信息內(nèi)容以單個(gè)文件為單位進(jìn)行文件題名保存，例如學(xué)生學(xué)籍檔案文件題名的形式可以寫(xiě)成“XX屆+XX班級(jí)+XX姓名”，而不是“XX屆+XX班級(jí)”的形式。而將學(xué)生“姓名”列為檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行錄入，就成為一種更加精細(xì)化的錄入方法，如此一來(lái)，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍查閱只需要在檢索中多輸入一個(gè)學(xué)生的姓名就可以得到更精細(xì)化的結(jié)果。

（三）做好集中管理工作

集中的檔案管理是針對(duì)中學(xué)所有的檔案資料而言的，其又包括對(duì)人的管理。首先，是對(duì)檔案資料的集中管理，應(yīng)該科學(xué)而有序地處理檔案資料，集中地整理零散分布的單件檔案以及質(zhì)量不足的單件檔案資源，使單件檔案資料歸檔和使用符合中學(xué)教育需要。其次，是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行集中的管理，單件歸檔的檔案工作與學(xué)校其他工作的溝通和聯(lián)系應(yīng)該不斷地被擴(kuò)大化，這有利于學(xué)校教育及其組織的活動(dòng)能夠得到準(zhǔn)確、有序、及時(shí)地歸檔?？傊龊眉泄芾砉ぷ?，有利于將單件歸檔工作所表現(xiàn)的“單件”的數(shù)量化進(jìn)行質(zhì)量化的處理，從而提高單件歸檔法應(yīng)用下的檔案工作的管理的有效性。

三、結(jié)論

信息進(jìn)步已經(jīng)使檔案管理的工作方法發(fā)生了十分大的變化，很多單位已經(jīng)開(kāi)始從立卷歸檔法過(guò)渡到單件歸檔法的檔案管理應(yīng)用工作之中，作為中學(xué)檔案管理機(jī)制，相關(guān)檔案管理工作人員更要與時(shí)俱進(jìn)地在單件歸檔法應(yīng)用中研究和開(kāi)展實(shí)踐工作，積極地規(guī)范和精練單件歸檔法的應(yīng)用，才能不斷地提高中學(xué)檔案管理工作的便捷性和有效性。