事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施

何厚瑾

（黑龍江省省直機(jī)關(guān)省政府第一幼兒園，黑龍江 哈爾濱 150001）

結(jié)合當(dāng)前國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況，再加上改革開放的不斷推進(jìn)，大多數(shù)事業(yè)單位得到了較好的發(fā)展機(jī)會(huì)，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了更好的挑戰(zhàn)。然而，在這種新形勢(shì)發(fā)展背景下，為了使事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到有效開展，就需要單位所有人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并結(jié)合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求，在提高工作效率的同時(shí)，創(chuàng)新出完善的檔案管理方式，在一定程度上使檔案管理工作得到了規(guī)范化管理，進(jìn)而提高了管理水平和效率，從而將很好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作價(jià)值。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）工作人員缺乏充足的能力

事業(yè)單位中工作人員的工作水平及工作態(tài)度在一定程度上影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率。檔案管理工作從內(nèi)容上講是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作項(xiàng)目，因涉及到的內(nèi)容相對(duì)較多如檔案的收集、分類、整理、保存和使用等多個(gè)方面，并且部分事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，在招聘員工時(shí)未對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格的素質(zhì)及專業(yè)能力的考核工作，在進(jìn)行后續(xù)工作時(shí)也未提出嚴(yán)格的工作要求。還有一部分事業(yè)單位因工作人員不足，經(jīng)常出現(xiàn)一人兼多職的情況，并沒有安排經(jīng)驗(yàn)豐富的專人來負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，使得檔案管理工作不能做到更好，極大的影響了檔案質(zhì)量，從而更加不利于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在這種工作繁忙的情況下，如工作人員的實(shí)踐能力和專業(yè)能力不足，會(huì)出現(xiàn)工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖虑榘l(fā)生，將會(huì)影響到工作效率，在后期應(yīng)用檔案資料時(shí)很難查找。

（二）缺乏檔案信息化管理

在科技快速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)已得到廣泛的應(yīng)用，使得各項(xiàng)工作可以高效率的完成，從而得到了各行業(yè)的好評(píng)。事業(yè)單位將信息化技術(shù)引用到檔案管理工作中，可以給事業(yè)單位帶來更多的好處，還利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有效開展，應(yīng)用信息化技術(shù)可以更加方便地對(duì)檔案進(jìn)行的查詢和整理，減少了因傳統(tǒng)技術(shù)的不精準(zhǔn)而存在的誤差，從而在一定程度上可以有效地提高工作質(zhì)量及效率。然而在實(shí)際工作中，大多數(shù)的事業(yè)單位由于缺乏足夠的資金，使得管理部門的電腦設(shè)備落后、硬件設(shè)施較差和檔案管理依舊未更新等，并且未意識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，使得無法實(shí)施信息化的檔案管理技術(shù)，從而使所收集的檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值。

（三）檔案管理制度缺乏完善性

近年來，隨著事業(yè)單位的改革與變遷，使得檔案管理工作發(fā)生了不同程度的改變。但仍然還存在著較多的不良因素，影響著檔案的質(zhì)量，在部分事業(yè)單位檔案管理中，已制定過相應(yīng)的管理制度，但在程序規(guī)范方面各單位始終無法在單位內(nèi)部形成一套流程的運(yùn)行體系，使得此項(xiàng)管理制度一直無法徹底落實(shí)，也沒有及時(shí)了解到新鮮事物的存在，從而無法將其引入到工作中，導(dǎo)致一直處于一個(gè)緩慢發(fā)展的狀態(tài)。就是由于缺乏一套完善的管理制度，使得檔案管理方面存在監(jiān)督力弱、管理不規(guī)范和資料分類雜亂等一系列問題，直接給工作帶來了嚴(yán)重的混亂，可能會(huì)在很大的程度上影響到檔案資料的丟失。

二、事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）注重工作人員的能力培養(yǎng)

為了能夠使檔案管理工作得到應(yīng)有的保障，就需要不斷提高事業(yè)單位工作人員的工作水平和工作態(tài)度，在進(jìn)行人員招聘時(shí)應(yīng)做好充足的準(zhǔn)備對(duì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核工作，還應(yīng)定期開展專業(yè)技能和素質(zhì)培訓(xùn)工作，讓人人都了解到檔案管理工作的重要性。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)避免一人多職或是安排缺乏專業(yè)技能的人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的現(xiàn)象，為了能夠使各項(xiàng)工作順利完成，并保證工作的規(guī)范性的同時(shí)，就需要招聘專業(yè)的人才。在進(jìn)行工作人員培訓(xùn)工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)了解先進(jìn)的檔案管理方法，對(duì)工作人員進(jìn)行普及工作，在工作能力上進(jìn)行重點(diǎn)的培養(yǎng)，從而保證了該項(xiàng)工作的先進(jìn)性。另外，還應(yīng)加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)教育，為了保證此項(xiàng)工作的穩(wěn)定性，應(yīng)讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，使員工保持積極進(jìn)取的心態(tài)，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，從而可以促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案的信息化管理

應(yīng)用高科技的信息化設(shè)備可以有效地提高工作效率和工作質(zhì)量，還能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的性質(zhì)，還能延長(zhǎng)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間及縮短檔案的查詢時(shí)間。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)給管理部門準(zhǔn)備充足的資金，不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案放置在電子庫(kù)中，從而可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；只有掌握到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，舍棄傳統(tǒng)守舊的檔案管理方式，從而來實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式；還可利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，向人們提供專業(yè)的最新檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位的數(shù)據(jù)共享，從而可以使利用者方便得到檔案信息。

（三）建立完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了能夠避免因監(jiān)督力不足、管理不規(guī)范和資料分類混亂等影響檔案資料丟失的現(xiàn)象。就需要建立健全科學(xué)的檔案管理制度，使各種規(guī)章制度能夠徹底落實(shí)；在單位內(nèi)部建立一套完善的管理制度，讓所有的制度簡(jiǎn)單明了且不能走形式化，讓規(guī)章制度充分發(fā)揮出有效地管理作用。根據(jù)所制定的規(guī)章流程，嚴(yán)格按照管理流程將資料進(jìn)行分類，做到獎(jiǎng)懲分明，保障制度實(shí)施時(shí)的公平公正性，還應(yīng)積極了解新事物的發(fā)展，讓事業(yè)單位向更有利的方向發(fā)展。

三、結(jié)束語

總而言之，為了能夠更好的做好檔案管理工作，就需要事業(yè)單位的每個(gè)工作人員充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，結(jié)合當(dāng)今的發(fā)展需求，不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)水平和不斷引進(jìn)高質(zhì)量的硬件措施，制定一套完善的管理模式，是傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式發(fā)展，從而在一定程度上提高了事業(yè)單位的工作質(zhì)量。