做好學校檔案工作 服務學校教學管理

文·王浩

學校檔案是學校在教學和管理等各種活動中形成的真實記錄，是研究改進、提高教育教學質量不可缺少的寶貴史料，是學校整個教育管理的重要組成部分，是學校各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，在學校工作中起著承前啟后的作用。做好學校檔案工作，對于規(guī)范學校的內(nèi)部管理，推進學校改革，促進學校發(fā)展有著重要的意義。

一、堅持依法治檔，完善制度建設，提高學校檔案工作科學化水平

一要強化依法治檔，健全檔案管理制度。要認真貫徹落實好《檔案法》，實施依法治檔，在貫徹落實好《檔案法》同時，要認真貫徹落實《山東省檔案條例》。在此基礎上制定和完善好檔案工作的各項管理制度，如檔案的收集、整理、保管、利用、安全、現(xiàn)代化管理等制度，做到歸檔有范圍，整理有標準，借閱有規(guī)定，管理有措施,開發(fā)利用有目標，才能保障檔案工作的順利開展。

二要強化基礎設施建設，為檔案工作提供必備條件。要有符合要求的檔案管理和保管用房，確保檔案安全；在基礎設施上，配備檔案專用設備，達到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等“九防”要求；檔案部門配備計算機、復印件、空調等現(xiàn)代設備，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

三要加強學校檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。

在檔案管理信息化、現(xiàn)代化過程中要加大對信息化、現(xiàn)代化的投入，配備必要的硬件設備，以保證檔案信息化、現(xiàn)代化工作的開展；要建設檔案利用所需要的“三網(wǎng)四庫”，三網(wǎng)即互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)，四庫即全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過三網(wǎng)四庫建設達到互聯(lián)互通、信息共享；要加大檔案數(shù)字化進程，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化穩(wěn)步推進，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；要注重加強檔案的實體安全和信息安全，做好數(shù)字檔案的異地備份工作；要正確處理好檔案保密工作和開發(fā)利用工作的關系，在信息共享的同時，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

二、圍繞學校中心工作，積極開展檔案利用工作

檔案工作的生命力在于開發(fā)利用，為領導決策服務，為教學工作這個中心服務，這是學校檔案工作向深層次發(fā)展的方向。要立足服務，使綜合檔案室成為學校的“信息庫”?？梢栽谝韵氯矫姘l(fā)揮特殊的作用：一是利用檔案進行相互交流。每學年的教學管理及課堂教學資料、科研資料及時整理歸檔，在教學改革或科研交流時，可以隨時從檔案室提取，充分發(fā)揮信息資源的作用。二是利用檔案對師生進行思想教育。提高利用檔案對師生進行熱愛黨、愛國、熱愛社會主義、愛學校教育。同時，利用學校的檔案展覽、歷史沿革、大事記、畢業(yè)生的資料等典型活教材開展教育活動。三是利用檔案用于考核評價。干部晉升、教師晉職、評優(yōu)選模等，都是根據(jù)現(xiàn)實表現(xiàn)本人陳述，特別是檔案材料更是主要依據(jù)，憑借歷史真實，定量定性，是最有說明力的。四是要加強編研，使檔案室成為領導的“參謀部”。檔案室要主動及時地為學校各項工作服務，創(chuàng)造性的開展工作。近幾年來，我們編制了學校基本情況匯編，如《學校大事記》《組織機構沿革》《教師隊伍建設》《科研成果匯報編》《學校組織體制沿革》等。還結合學校專項具體的活動，自擬專題進行收集、分類、整理編目，為學校各項工作提供利用服務。同時這些資料能夠反映某一個時期某項工作的軌跡，為總結工作或迎接上級檢查發(fā)揮了積極作用。

總之，學校檔案是學校教學管理不可缺少的重要信息資源，是服務和促進學校發(fā)展的重要條件。在新時代中國特色社會主義發(fā)展過程中，學校檔案工作規(guī)范化建設要確定更全、更新、更高的目標?！案本褪菣n案門類的更全，歸檔材料更全，豐富室藏，為學校工作提供全方位的服務；“更新”就是管理手段更新，創(chuàng)造條件，運用現(xiàn)代化手段管理檔案；“更高”就是檔案利用率提高，發(fā)揮最高的檔案效益，實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的服務功能。只有做到更全、更新、更高，才能提高學校檔案管理水平，有效地服務學校教學管理和發(fā)展。