淺談財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施

文·李潔

在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案信息失真范圍之廣、程度之深、危害之大令人擔(dān)憂。會(huì)計(jì)檔案信息失真所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)后果也是十分嚴(yán)重的，它將引起投資決策失誤和社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源的無(wú)效配置。因此，如何治理會(huì)計(jì)檔案信息失真、提高會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量，是企業(yè)及社會(huì)各界普遍關(guān)心的問(wèn)題，須采取相應(yīng)措施加以預(yù)防或有效控制。

一、會(huì)計(jì)檔案信息失真的原因

（一）對(duì)財(cái)會(huì)基礎(chǔ)工作認(rèn)知不足、行為不謹(jǐn)

財(cái)會(huì)基礎(chǔ)工作對(duì)經(jīng)營(yíng)管理工作的作用是間接的，在一般人眼里就是收收支支、記記錄錄。因此，有的單位負(fù)責(zé)人平時(shí)不重視會(huì)計(jì)工作，認(rèn)為會(huì)計(jì)工作抓不抓無(wú)所謂，到年底理清帳就行了。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)計(jì)工作簡(jiǎn)單容易，什么人都能做了，因此不注重高素質(zhì)專業(yè)財(cái)會(huì)人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，導(dǎo)致一些會(huì)計(jì)人員“半路出家”，沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論培訓(xùn)，搞不清科目、賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，使會(huì)計(jì)核算工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與會(huì)計(jì)制度要求不相符；有的會(huì)計(jì)人員雖然學(xué)過(guò)財(cái)會(huì)知識(shí)，但忽視新業(yè)務(wù)知識(shí)和會(huì)計(jì)法規(guī)的學(xué)習(xí)，其業(yè)務(wù)水平停滯不前；也有的會(huì)計(jì)人員雖會(huì)計(jì)核算的能力較強(qiáng)，但缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定辦事，降低工作標(biāo)準(zhǔn)，造成會(huì)計(jì)核算工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。以上種種對(duì)財(cái)會(huì)基礎(chǔ)工作認(rèn)知上的不足和行為上的不嚴(yán)謹(jǐn)，皆會(huì)成為會(huì)計(jì)檔案信息失真的誘因。

（二）蓄意造假引發(fā)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的混亂

有些單位為了小團(tuán)體利益，會(huì)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上做手腳，導(dǎo)致假賬真算、真帳假算、虛盈實(shí)虧、虛虧實(shí)盈、賬實(shí)不符，以達(dá)到轉(zhuǎn)移國(guó)家資產(chǎn)、偷逃稅收、粉飾業(yè)績(jī)等目的；有些應(yīng)當(dāng)建賬的單位不建賬或賬目混亂，不按制度規(guī)定設(shè)置會(huì)計(jì)科目、使用憑證和賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等；還有些單位內(nèi)部管理混亂，財(cái)務(wù)收支失控，私設(shè)“小金庫(kù)”，賬外設(shè)賬等。這種人為造假行為，也是引發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息失真的重要原因。

（三）主管部門監(jiān)督、檢查力度不夠

有些上級(jí)主管部門沒(méi)有擔(dān)負(fù)起對(duì)基層單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是否規(guī)范、會(huì)計(jì)核算程序是否合規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度是否健全等的監(jiān)督、檢查職責(zé)，使基層單位的會(huì)計(jì)工作處于無(wú)人問(wèn)津、無(wú)人監(jiān)管的盲區(qū)。有些上級(jí)主管部門雖然做一些檢查，但大多是專項(xiàng)檢查，經(jīng)常是走過(guò)場(chǎng)應(yīng)付一下，缺乏對(duì)基層單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的全面檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，這就導(dǎo)致某些單位會(huì)計(jì)檔案信息失真的隱患始終處于蟄伏期，不易被發(fā)現(xiàn)。

二、控制財(cái)會(huì)檔案信息失真的措施

（一）加大職業(yè)道德建設(shè)力度，營(yíng)造良好的財(cái)會(huì)環(huán)境

首先，要對(duì)財(cái)會(huì)從業(yè)人員進(jìn)行有效的、長(zhǎng)期的職業(yè)道德教育，采用職業(yè)道德教育與典型案例分析相結(jié)合的方式，寓枯燥抽象的說(shuō)教于生動(dòng)具體的案例剖析中，以增加財(cái)會(huì)人員對(duì)職業(yè)道德規(guī)范的感性認(rèn)識(shí)。其次，要加快建立企業(yè)、單位、中介機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員的信用檔案，鼓勵(lì)守信守法者，懲罰失信違法者，以促進(jìn)會(huì)計(jì)人員對(duì)職業(yè)道德的執(zhí)行能力。再次，要發(fā)揮社會(huì)輿論的監(jiān)督教育作用，加大媒體宣傳教育力度，廣泛宣傳誠(chéng)信思想，披露失信違法典型，提升財(cái)會(huì)人員對(duì)誠(chéng)信的敬畏感，樹立“誠(chéng)信光榮、失信可恥”的觀念，營(yíng)造尊崇誠(chéng)信的優(yōu)良環(huán)境。

（二）建立現(xiàn)代財(cái)力管理制度和與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度

一是切實(shí)完善法人治理結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)的管理模式，杜絕決策中出現(xiàn)的“一人堂”現(xiàn)象，減少會(huì)計(jì)工作因某人操縱而造假的可能性，優(yōu)化會(huì)計(jì)環(huán)境。二是建立與現(xiàn)代管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，即單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的基本規(guī)范，使之有效地保護(hù)單位資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確、合法有效，這是治理會(huì)計(jì)檔案失信的一個(gè)重要途徑。比如，在組織機(jī)構(gòu)和人員設(shè)置上嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理及會(huì)計(jì)檔案管理每一環(huán)節(jié)的人員之間分工科學(xué)、職責(zé)明確，形成既能相互協(xié)作又能相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制，以減少作弊的可能。

（三）繼續(xù)推行和完善會(huì)計(jì)委派制

會(huì)計(jì)委派制是政府部門或企業(yè)產(chǎn)權(quán)所有者以所有者身份，委派會(huì)計(jì)人員代表政府或企業(yè)產(chǎn)權(quán)所有者監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況的制度。這種制度下的會(huì)計(jì)人員，其組織關(guān)系、人事關(guān)系、工資福利待遇等均由政府部門或產(chǎn)權(quán)所有者負(fù)責(zé)，因此會(huì)計(jì)人員在受委派單位中能更好地履行會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，真實(shí)地反映單位的經(jīng)營(yíng)核算、成本費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)狀況，代表國(guó)家利益或企業(yè)所有者權(quán)益，對(duì)所在單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行直接地反映和監(jiān)督，有效地杜絕企業(yè)經(jīng)營(yíng)者腐敗、浪費(fèi)等違法違規(guī)行為的發(fā)生，從而也能較好地解決會(huì)計(jì)檔案信息失真問(wèn)題。

（四）強(qiáng)化法制監(jiān)管 加大處罰力度

要建立健全與會(huì)計(jì)工作相關(guān)的法律法規(guī)，以應(yīng)對(duì)隨時(shí)代發(fā)展不斷變化的財(cái)會(huì)工作。要強(qiáng)化法制監(jiān)管，做到“執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息因人為造假而造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行刑事追究或民事補(bǔ)償，并加大對(duì)造假失信者的處罰力度，使其造假的成本遠(yuǎn)大于造假的收益。要應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)會(huì)計(jì)中介機(jī)構(gòu)的整頓和規(guī)范，強(qiáng)化會(huì)計(jì)行業(yè)自律性監(jiān)督體系，加強(qiáng)會(huì)計(jì)執(zhí)業(yè)質(zhì)量的監(jiān)督檢查，以法制的形式維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（五）新技術(shù)條件下的防范策略

1. 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制

隨著科技的發(fā)展，互連網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用干會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。因此，通過(guò)加大會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)力度、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)等手段，可以保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在互連網(wǎng)運(yùn)行上的安全。

2. 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過(guò)程的控制是保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效運(yùn)行的關(guān)鍵。只有經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)正確的輸入，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行，并及時(shí)的輸出，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)，才能確保所存檔的信息真實(shí)可靠。因此，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入、處理、輸出的控制，比如憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號(hào)控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、對(duì)應(yīng)科目合法性控制、保留審計(jì)線索控制，修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等，以確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作正常。