大數(shù)據(jù)視域下干部人事檔案管理模式探析

文·劉華

大數(shù)據(jù)是一種在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有規(guī)模大、流轉(zhuǎn)快、類型多和價值密度低四大特征[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)為干部人事檔案信息化管理提供了新的機遇與挑戰(zhàn)，在此背景下，2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，明確提出運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)推動干部人事檔案管理，并對相應(yīng)的工作定位、管理方式、體制機制等提出新要求，傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式正在向數(shù)字化管理模式過渡，新型管理模式正在構(gòu)建、發(fā)展與完善中。

一、傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的局限性

（一）思維陳舊，認識有限

傳統(tǒng)干部人事檔案管理往往停留在對紙質(zhì)檔案的接收、征集等方面，更側(cè)重于實體檔案管理，更多地依賴于政府行政、組織人事部門相關(guān)規(guī)定管理檔案，并為政府行政事業(yè)服務(wù)，以集權(quán)式管理為主，以簡單粗放式資源投入來驅(qū)動發(fā)展，研究內(nèi)容局限于本領(lǐng)域的內(nèi)在關(guān)系上，這很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代多學(xué)科交融、多技術(shù)合作的檔案信息化需求。

（二）來源單一，內(nèi)容有限

傳統(tǒng)干部人事檔案收集范圍主要限定在“十大類”，涵蓋的信息內(nèi)容十分有限，檔案材料不足以完整展現(xiàn)干部在政治品質(zhì)、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作作風(fēng)、工作實績等各方面的發(fā)展變化，不能夠連貫、動態(tài)地記錄干部全方位的成長歷程，在干部選拔任用、教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督和評鑒人才等方面的基礎(chǔ)性參考作用難以有效發(fā)揮。

（三）標準不全，管理有限

進入21 世紀以來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，傳統(tǒng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較快發(fā)展，但仍沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，更欠缺詳細的實施規(guī)則，各單位組織人事部門以自身為中心進行孤立、封閉式管理，缺乏統(tǒng)一的引導(dǎo)，多是根據(jù)實際情況制定自己的人事檔案管理規(guī)范，嚴重阻礙了人事檔案數(shù)據(jù)交換與信息共享，檔案管理孤島等現(xiàn)象較為普遍，這在一定程度上比較容易滋生干部檔案造假的可能性。

（四）利用不足，作用有限

傳統(tǒng)干部人事檔案采用封閉的保密管理模式，受行政管理體制影響較大，每個人都不得隨意查閱自身人事檔案，各單位對人事檔案信息挖掘與利用程度低、宣傳力度弱，社會公眾對人事檔案的認知度不高，對檔案資源的作用與價值認識不足，使得干部人事檔案利用和服務(wù)缺乏廣泛性和普遍性，受眾面很小，影響了這一珍貴資源公共服務(wù)作用的發(fā)揮。

二、基于大數(shù)據(jù)視角的干部人事檔案管理模式優(yōu)化路徑

（一）優(yōu)化管理思維模式

一是強化政治性思維。干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有，具有很強的政治屬性。大數(shù)據(jù)時代，“黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴”的干部人事檔案管理原則不會改變。必須站在政治的高度來審視干部人事檔案工作，從全面從嚴治黨和建設(shè)黨的干部、人才隊伍角度出發(fā)來規(guī)范干部人事檔案工作，提升干部人事檔案管理的規(guī)范性與紀律性，保障干部人事檔案信息的權(quán)威性與公信力，提高干部人事檔案工作服務(wù)于干部人事管理工作的針對性與有效性[3]。

二是強化專業(yè)性思維。這里的專業(yè)性思維既包括專業(yè)的檔案管理思維，即檔案學(xué)科學(xué)原理與方法，也包括其他學(xué)科領(lǐng)域的管理方法與技術(shù)，比如計算機技術(shù)、云存儲技術(shù)等，是一種融合了多學(xué)科知識技能的多元性檔案管理思維。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理多學(xué)科領(lǐng)域交融性特征十分突出，這就要求管理人員進一步強化學(xué)習(xí)意識，提升自身綜合素質(zhì)，能夠自覺將現(xiàn)代化先進技術(shù)手段運用于管理工作中，實時、動態(tài)、全面地做好干部人事信息的收集、歸檔、存儲等工作，確保干部人事檔案真實準確、完整規(guī)范。

三是強化服務(wù)性思維。干部人事檔案管理的最終目的是實現(xiàn)資源的有效開發(fā)利用，最大限度為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，它的根本屬性是服務(wù)性。大數(shù)據(jù)時代，干部人事檔案的服務(wù)性將進一步強化，更加注重以充分利用為核心的整體性管理研究，科學(xué)合理地處理好保密管理和開發(fā)利用之間的矛盾，實現(xiàn)互動性、協(xié)作性管理利用，更好地貫徹人事工作的路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任，為干部人才管理提供更加及時、有效的信息保障。

（二）優(yōu)化收集鑒別模式

收集鑒別干部人事檔案材料，充實干部人事檔案內(nèi)容，是貫穿于干部人事檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作。大數(shù)據(jù)時代干部人事檔案的收集鑒別工作要充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢，有效借助信息技術(shù)手段，動態(tài)、系統(tǒng)、全面地收集人事檔案數(shù)據(jù)。這里的干部人事檔案數(shù)據(jù)既包括學(xué)歷、職稱等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料，也包括干部人事數(shù)字檔案及其元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志文件等，以及各種零散的、碎片式的人事數(shù)據(jù)信息，特別是新型媒介中形成的數(shù)據(jù)信息，比如網(wǎng)絡(luò)媒體中的評價性材料等，從根本上保障干部人事檔案的歷史紀錄性，客觀、真實、全方位地反應(yīng)干部個人情況。收集方式可以采用先電子后紙質(zhì)的方式，即先進行網(wǎng)絡(luò)申報，然后提交檔案數(shù)據(jù)變更申請，預(yù)約紙質(zhì)檔案材料提交時間，然后根據(jù)提交的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)對相應(yīng)的紙質(zhì)證明材料進行收集。

面對海量的干部人事信息，要嚴格按照“處理完畢、具有使用價值和保存價值”的底線，本著“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，對不同表現(xiàn)形式的檔案數(shù)據(jù)加以鑒別。特別是干部人事數(shù)字檔案，要特別注重“四性”檢測，即真實性檢測，包括對數(shù)字文件來源及其元數(shù)據(jù)的真實性檢測、元數(shù)據(jù)與文件內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實性檢測、數(shù)字文件歸檔數(shù)據(jù)包真實性檢測等；完整性檢測，包括數(shù)據(jù)總量檢測、元數(shù)據(jù)完整性檢測、數(shù)據(jù)文件內(nèi)容完整性檢測、歸檔信息包完整性檢測等；可用性檢測，包括數(shù)字檔案內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)等是否可用；安全性檢測，包括歸檔信息包、數(shù)據(jù)載體、歸檔過程等是否安全。

（三）優(yōu)化保密存儲模式

存儲方式直接關(guān)系著干部人事檔案的安全性，特別是干部人事數(shù)字檔案的保存，在大數(shù)據(jù)時代面臨更加嚴峻的挑戰(zhàn)。要按照“三庫分離”原則分別管理[4]，即建立長期保存庫，獨立于檔案管理系統(tǒng)，用于存放數(shù)字檔案長期保存封裝包；建立管理庫，用于支持檔案管理者開展檔案的檢測、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、查閱、檢索和編研等業(yè)務(wù)工作；建立利用庫，根據(jù)檔案的開放利用屬性、檔案利用者的要求多元化生成。存儲格式應(yīng)在不改變原文件的情況下自動批量轉(zhuǎn)換成PDF、MP4等長期保存格式[5]，無法轉(zhuǎn)換的則應(yīng)掃描成TIFF或JPEG文件格式予以保存。

大數(shù)據(jù)時代必須對干部人事檔案保密標準予以嚴格規(guī)定，并制定具體實施細則，可構(gòu)建分級保密管理模式，即將檔案資源劃分為嚴格保密、內(nèi)部使用、對外公開三個層級，嚴格保密（包括絕密、機密、秘密）檔案以紙質(zhì)存儲方式為主，同時做好數(shù)字檔案備份，嚴格實行離線存儲方式，最大程度避免因網(wǎng)絡(luò)等原因造成的信息外泄；內(nèi)部使用檔案采取線上線下存儲相結(jié)合方式，可在加密情況下，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)及內(nèi)部管理系統(tǒng)，進行適度的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集、整理和保存；對外公開檔案以線上存儲方式為主，同時做好線下資源備份，要充分借助先進技術(shù)進行資源挖掘及有針對性公開利用。

（四）優(yōu)化開發(fā)利用模式

大數(shù)據(jù)時代，干部人事檔案資源急劇增加，檔案利用需求日益增長，管理部門不能再局限于封閉式管理、被動式服務(wù)的傳統(tǒng)工作模式，要自覺運用先進的信息技術(shù)手段，充分挖掘干部人事檔案資源價值，主動為各單位人力資源建設(shè)服務(wù)。一方面可以通過自然語義分析等技術(shù)實現(xiàn)智能檢索。面對日益驟增的人事檔案數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)查詢時，可能會因題名不規(guī)范導(dǎo)致表意出現(xiàn)偏差，影響查詢結(jié)果[6]。而借助以中文分詞為核心的全文檢索技術(shù)，構(gòu)建完備索引庫以及同義詞庫，使數(shù)據(jù)索引具備“自主學(xué)習(xí)”功能，可實現(xiàn)干部人事檔案管理系統(tǒng)智能檢索，提高查準率、查全率，從而為更高效查詢利用檔案資源奠定基礎(chǔ)。另一方面可以通過數(shù)據(jù)挖掘與分析等技術(shù)輔助科學(xué)決策。將干部人事檔案管理融入日常生活中，將干部人事檔案管理系統(tǒng)與單位考勤系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等有效銜接，定向收集干部工作數(shù)據(jù)等，建立起豐富的干部人事檔案數(shù)據(jù)“資源池”[7]。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，量化各項干部人事檔案數(shù)據(jù)指標，與相應(yīng)崗位需求進行精確比對分析，實現(xiàn)干部和崗位的精準匹配，更好的把握人力資源管理方向，為各單位人事決策提供重要支撐。

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，迫切需要構(gòu)建一支政治過硬、本領(lǐng)高強的高素質(zhì)干部人事檔案管理隊伍，融合計算機、檔案管理、人力資源等不同領(lǐng)域的人才。實施干部人事檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是一項系統(tǒng)性工程，需要檔案管理部門與信息技術(shù)等各部門的通力配合，合力優(yōu)化檔案管理模式，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價值，才能充分發(fā)揮干部人事檔案資源作用，更好地服務(wù)于人力資源建設(shè)，服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)于新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。