高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求變遷與拓展

文·桂小紅

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案館（室）作為高校文獻(xiàn)信息服務(wù)中心之一，面臨著由紙質(zhì)檔案資源建設(shè)向數(shù)字檔案資源建設(shè)的轉(zhuǎn)變。每年新歸檔電子檔案數(shù)量激增，既包含傳統(tǒng)意義上的電子文件、圖表、聲像等，又包括新興媒體如微博、微信、各種APP等，多元異構(gòu)，分布廣泛。雖然國家檔案局14號(hào)令明確闡述“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”，但是“檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代的要求還不相適應(yīng)”，這些都對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求提出挑戰(zhàn)。在高校檔案工作中，我們嘗試通過數(shù)據(jù)館員能力需求發(fā)展變遷來發(fā)現(xiàn)問題從而驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新。

一、高校檔案數(shù)據(jù)館員的能力需求發(fā)展概況與變遷

（一）檔案的基本管理流程主要包含收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)，簡言之就是“收、管、用”。傳統(tǒng)的檔案管理活動(dòng)對(duì)“人”的依賴程度頗高，主要體現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)依賴，如立卷分類準(zhǔn)確性高，檔案查閱利用的效率就高；對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的熟練度高，檔案收集的完整性就高；對(duì)檔案工作的責(zé)任心高，檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性就高。我國高校檔案管理部門基本屬于附屬的服務(wù)部門，對(duì)高校檔案管理人員的定位是“輔助專業(yè)技術(shù)崗位”。傳統(tǒng)檔案的收集、整理、保管等專業(yè)難度系數(shù)較低，檔案檢索方式主要依賴紙質(zhì)目錄、卡片索引等，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)要求不高，檔案管理員對(duì)檔案數(shù)據(jù)處于“被動(dòng)”應(yīng)付狀態(tài)，既來之則安之。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)管理水平不一，差異較大。高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，軟硬件資源配備不齊全，檔案數(shù)據(jù)館員匹配不均衡等原因，致使高校檔案管理系統(tǒng)，面對(duì)高校各自為政的科研管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，只能望“數(shù)”興嘆，對(duì)接不暢，電子檔案歸檔甚難。另外，由于高校檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)人員對(duì)檔案管理流程和本校檔案館藏特點(diǎn)理解不一，導(dǎo)致平臺(tái)功能兼容性差、共享性低，使用不方便。

（三）高校檔案數(shù)據(jù)管理人員自身素質(zhì)不容樂觀?，F(xiàn)有的高校檔案專職管理人員很多是轉(zhuǎn)行而來的，檔案管理水平和檔案數(shù)據(jù)意識(shí)先天不足，又在檔案數(shù)據(jù)管理技能培養(yǎng)過程中安于現(xiàn)狀，使自身的知識(shí)儲(chǔ)備更新慢，數(shù)據(jù)管理能力提高慢。檔案管理人員隊(duì)伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一[1]。

（四）現(xiàn)有高校檔案管理體制約束因素。高校檔案館的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的配合[2]。高校檔案管理制度雖然明確“四納入”“四參加”“四同步”，但在實(shí)際工作中，高校檔案數(shù)據(jù)收集歸檔如同其他紙質(zhì)檔案歸檔收集一樣，存在滯后、卡殼現(xiàn)象。高校各職能部門所形成各類型檔案，不能及時(shí)通過高校檔案數(shù)據(jù)館員收集、加工、整理、審核及入庫，致使檔案數(shù)據(jù)管理工作的基礎(chǔ)不牢。這需要高校領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，各職能部門檔案負(fù)責(zé)人牽頭，相關(guān)部門兼職檔案員緊密配合，建立一個(gè)有效暢通的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制去加以改進(jìn)。

二、新時(shí)代給高校檔案數(shù)據(jù)館員工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）高校檔案館作為高校信息服務(wù)中心的一部分，面臨著檔案雙軌雙套制轉(zhuǎn)移到單軌單套檔案保存管理挑戰(zhàn)。高校檔案數(shù)據(jù)館員需要應(yīng)對(duì)的海量數(shù)據(jù)，既包括高校教學(xué)研等實(shí)際工作中形成的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)，也包括利用現(xiàn)代信息手段管理檔案形成的數(shù)據(jù)，高校檔案分類法明確高校檔案分為十一大類，相對(duì)其他檔案而言，種類較為明確、單一。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類、整理、編目、存儲(chǔ)、開發(fā)和利用，激發(fā)和挖掘檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，需要檔案數(shù)據(jù)館員的能力轉(zhuǎn)型和提升，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)涉及的事物發(fā)展的規(guī)律和趨勢。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)館員面臨著檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方式、數(shù)據(jù)隱私與安全、數(shù)據(jù)監(jiān)管的挑戰(zhàn)。高校檔案數(shù)據(jù)館員應(yīng)該以各部門實(shí)時(shí)發(fā)生事件的數(shù)據(jù)流作為電子檔案歸檔對(duì)象，實(shí)時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)分析與鑒定，實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，保證檔案數(shù)據(jù)全生命周期的可管可控。高校數(shù)據(jù)館員在保證電子檔案本質(zhì)屬性的前提下，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜斯じ深A(yù)、二次加工，比如統(tǒng)一命名、統(tǒng)一格式等，使數(shù)據(jù)順利進(jìn)入檔案管理信息平臺(tái)。

（三）高校數(shù)據(jù)館員面臨著檔案數(shù)據(jù)全流程控制、全智能服務(wù)的挑戰(zhàn)。高校檔案產(chǎn)生也通過云計(jì)算、微服務(wù)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)，因此檔案數(shù)據(jù)除了通過紙質(zhì)載體、光盤、磁盤等物理存儲(chǔ)，還通過云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈技術(shù)保存。這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至百年以上的全部館藏信息，通過數(shù)字化的手段，存儲(chǔ)在電腦里[3]。高校數(shù)據(jù)館員通過全流程控制，充分發(fā)揮前端控制的作用，確保檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范，逐漸建成數(shù)字檔案館，進(jìn)而形成智慧檔案館。檔案數(shù)字化，目前主要通過檔案高速掃描，文字信息圖文識(shí)別提取準(zhǔn)確率大大增強(qiáng)，尤其是視頻模塊的重大突破，如科大訊飛發(fā)布的針對(duì)“精彩講話直播”實(shí)時(shí)識(shí)別文字、音視頻自動(dòng)轉(zhuǎn)換文本技術(shù)。這些新媒體、新技術(shù)都迫切要求高校檔案數(shù)據(jù)館員迅速武裝自己，靈活運(yùn)用數(shù)據(jù)采集、挖掘、分析、存儲(chǔ)、開發(fā)、安全等相關(guān)技能以及數(shù)據(jù)版權(quán)、隱私、法規(guī)、法規(guī)、倫理等相關(guān)知識(shí)，成為具備優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)合作能力和溝通能力的高素質(zhì)綜合性人才。

三、高校檔案數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能拓展方向與途徑

（一）高校檔案數(shù)據(jù)館員需要培養(yǎng)全面的數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識(shí)，即擁有數(shù)據(jù)的感知、收集、分析、共享意識(shí)，專業(yè)的數(shù)據(jù)分析評(píng)估能力和數(shù)據(jù)管理服務(wù)與推廣能力，“快、準(zhǔn)、狠”地根據(jù)信息實(shí)效性、工作有效性和用戶需求性，迅速組成有效數(shù)據(jù)集合。首先，高校檔案數(shù)據(jù)館員，應(yīng)以每年歸檔信息為基礎(chǔ)，從標(biāo)準(zhǔn)、流程、數(shù)據(jù)三個(gè)方面來設(shè)計(jì)，形成“物理分散、邏輯集中”的檔案數(shù)據(jù)中心，通過數(shù)據(jù)挖掘，提高檔案數(shù)據(jù)利用率。其次，高校數(shù)據(jù)館員應(yīng)充分運(yùn)用全面的數(shù)據(jù)素養(yǎng)意識(shí)，關(guān)注數(shù)據(jù)的完整性、使用的權(quán)限性及信息的共享性等問題，并能夠圍繞某一專題，對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合、歸納、分析、篩選，提供出反映規(guī)律性、本質(zhì)性的信息。比如，李中清的《破譯中國精英教育的生源密碼》，這個(gè)通過北大為代表的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)分析而取得的成果，就是高校數(shù)據(jù)館員努力與前進(jìn)的方向。

（二）高校數(shù)據(jù)館員應(yīng)能有效分析數(shù)據(jù)，并妥善處理好檔案數(shù)據(jù)素養(yǎng)與文化素養(yǎng)的關(guān)系。吳三均教授曾說過“數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化、理性的、冰冷的，而人文意味著抽象的、模糊的”，由于完全剝離了數(shù)據(jù)所處的具體環(huán)境，同時(shí)數(shù)據(jù)分析集群研究會(huì)排除重要的個(gè)體特征，所以非場景化的研究邏輯缺乏人文關(guān)懷。這就激發(fā)高校數(shù)據(jù)館員在職業(yè)技能拓展中，要持續(xù)加強(qiáng)文化素養(yǎng)，熟悉館史、校史，了解校園文化和檔案文化。高校檔案是高校文化的重要組成部分，高校檔案事業(yè)的發(fā)展，不僅有利于了解高校的過去，也有利于指導(dǎo)高校建設(shè)的現(xiàn)在，還可以輔助高校發(fā)展的未來。挖掘館藏檔案優(yōu)勢，打造特色檔案文化要緊緊圍繞高等院校辦學(xué)理念和辦學(xué)指導(dǎo)思想，依托黨代會(huì)、校慶、各類評(píng)估、開學(xué)（畢業(yè)）典禮等活動(dòng)，舉辦科研專題展覽或打造虛擬展館，并積極運(yùn)用微信、微博、移動(dòng)APP等融媒體平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)，制作音頻、視頻、電子相冊(cè)等服務(wù)廣大師生，讓數(shù)據(jù)與文化深度融合。

（三）理順檔案管理體制，做好頂層設(shè)計(jì)，為高校檔案數(shù)據(jù)館員創(chuàng)造可行性空間。這就需要出臺(tái)相關(guān)配套制度，“遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，安全可控，充分利用的原則，明確責(zé)任主體，加強(qiáng)能力建設(shè)，促進(jìn)開放共享?！保▏k發(fā)[2018]17號(hào)《關(guān)于印發(fā)科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法的通知》）。例如，公開高校各立檔部門數(shù)據(jù)集的目錄，強(qiáng)制要求進(jìn)行數(shù)據(jù)公開和共享；或建立預(yù)算制度，從預(yù)算角度推動(dòng)數(shù)據(jù)共享，打通“數(shù)據(jù)壁壘”，活化并輸出合規(guī)、有效的信息數(shù)據(jù)。實(shí)時(shí)加入高校整體信息化、智慧化校園規(guī)劃發(fā)展計(jì)劃，確保多平臺(tái)之間，尤其是高校辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通，業(yè)務(wù)互聯(lián)。加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行所需的軟硬件設(shè)施等條件的投入，確立歸檔電子檔案質(zhì)量控制體系。增強(qiáng)高校數(shù)據(jù)館員的職業(yè)認(rèn)同感，明確數(shù)據(jù)館員的角色定位，逐步構(gòu)建數(shù)據(jù)館員共有的態(tài)度、價(jià)值、知識(shí)、信念和技能，促進(jìn)數(shù)據(jù)館員職業(yè)的良性發(fā)展[4]。

（四）開展不同利益相關(guān)者機(jī)構(gòu)合作與交流，多途徑培訓(xùn)提升高校數(shù)據(jù)館員的職業(yè)技能。首先，國務(wù)院《職業(yè)技能提升行動(dòng)方案》（2019-2021年）規(guī)定，“要促進(jìn)勞動(dòng)者、培訓(xùn)主體、政府三方積極主動(dòng)參與”，高校數(shù)據(jù)館員可積極主動(dòng)參加高校開設(shè)的相關(guān)培訓(xùn)課程或者在線公開課程。其次，通過參加針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)、培訓(xùn)周期短的培訓(xùn)，改善檔案數(shù)據(jù)館員的知識(shí)架構(gòu)，改變高校數(shù)據(jù)館員邊緣化的頹勢。再次，可以通過定期組織高校館際之間、各種年會(huì)論壇、部門之間、部門內(nèi)部業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升和知識(shí)共享。最后，通過推行數(shù)據(jù)館員職業(yè)資格認(rèn)證制度和檔案職業(yè)技能大賽，增強(qiáng)高校數(shù)據(jù)館員職業(yè)的整體適應(yīng)性。

（五）選擇正確的培養(yǎng)路徑，確定科學(xué)的檔案知識(shí)模塊，增強(qiáng)數(shù)據(jù)館員檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐性、創(chuàng)新性的培養(yǎng)。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、程序語言設(shè)計(jì)、網(wǎng)站開發(fā)實(shí)例等信息技術(shù)，攝影技術(shù)、PHOTOSHOP應(yīng)用、視頻編輯和合成、融媒體傳播學(xué)等多媒體技術(shù)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、社會(huì)調(diào)查研究方法、應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)、組織行為學(xué)等經(jīng)濟(jì)法律管理，檔案學(xué)概論、數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)例、信息檢索教程、科技檔案管理、檔案保護(hù)技術(shù)等你檔案專業(yè)知識(shí)及檔案法制，專業(yè)外語[5]，使之能夠熟悉利用spss、stata、SAS等統(tǒng)計(jì)分析軟件，掌握數(shù)據(jù)可視化分析軟件，從而增加數(shù)據(jù)館員在感知技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)挖掘與可視化等領(lǐng)域的知識(shí)積累。

（六）高校數(shù)據(jù)館員職業(yè)技能提升最終目的和方向歸結(jié)為檔案信息個(gè)性化服務(wù)創(chuàng)新。以用戶檔案知識(shí)需求為導(dǎo)向、為用戶提供綜合集成的數(shù)字檔案資源并以解決用戶問題的集成服務(wù)[6]。《長三角地區(qū)一體化發(fā)展三年行動(dòng)計(jì)劃（2018-2020年）》提出“異地查檔，跨館出證”，讓檔案查詢不再“跑斷腿”，上海、江蘇、浙江、安徽省檔案局利用數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)不斷增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力，為維護(hù)公民權(quán)益、社會(huì)穩(wěn)定做出巨大貢獻(xiàn)。高校數(shù)據(jù)館員可借鑒公共檔案館綜合服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)，開展高校館際之間合作，開發(fā)高校檔案綜合利用平臺(tái)，在高校檔案查詢利用率高的領(lǐng)域，如學(xué)籍檔案、招生錄簡表、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等開展一站式服務(wù)。

大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代，高校檔案數(shù)據(jù)館員對(duì)專業(yè)能努力、學(xué)科背景以及綜合素質(zhì)要求非常高，崗位職責(zé)貫穿整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期。高校檔案數(shù)據(jù)館員應(yīng)順勢而為，迅速成長，積極拓展面向?qū)嵺`需求的多元化學(xué)習(xí)模式，開展不同利益相關(guān)者的機(jī)構(gòu)合作和交流，借助本?？蒲袡C(jī)構(gòu)與檔案館數(shù)字資源的優(yōu)勢，增強(qiáng)數(shù)據(jù)館員的自信心，以適應(yīng)人機(jī)協(xié)同、跨界融合、共創(chuàng)分享的智能時(shí)代，為高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供前瞻性、精準(zhǔn)性的信息，發(fā)揮檔案更大的價(jià)值。