對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點(diǎn)思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點(diǎn)思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

摘 要：本文結(jié)合貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局、云南省檔案局關(guān)于新冠肺炎疫情文件材料歸檔有關(guān)要求，以確保文件材料應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸為目標(biāo)，在歸屬范圍、職能職責(zé)、保障措施等方面提出作者的看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點(diǎn)不成熟的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情 文件材料歸檔 檔案管理

2020年春，一場(chǎng)新冠肺炎疫情席卷祖國(guó)大地，面對(duì)疫情，黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視，習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署，多次作出重要指示，各級(jí)黨委政府迅速做出相關(guān)工作部署，全國(guó)上下全面貫徹落實(shí)疫情防控工作要求，抓實(shí)抓細(xì)各項(xiàng)防控措施，在抗擊疫情的阻擊戰(zhàn)中，大家眾志成城，萬眾一心，人人都是參與者，共同為打贏這場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)役貢獻(xiàn)著各自的力量。在這場(chǎng)戰(zhàn)役中，有許多好的做法和經(jīng)驗(yàn)，也有很多的教訓(xùn)，這些都將成為今后處理類似突發(fā)事件的重要參考。將這些做法、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以文字、圖標(biāo)、聲像、電子等形式按照規(guī)范固化下來，就是新冠肺炎疫情防控（以下稱疫情防控）檔案。它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的真實(shí)記錄，是各級(jí)黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)人民群眾抗擊疫情的客觀反映，是處理和應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件，完善重大疫情防控體制機(jī)制，健全國(guó)家公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系的重要參考和依據(jù)，對(duì)科學(xué)精準(zhǔn)打贏重大突發(fā)疫情防控戰(zhàn)役，確保人民群眾生命安全和身體健康有重要的參考價(jià)值和借鑒作用。

做好疫情防控檔案工作，各級(jí)檔案部門和檔案工作者責(zé)無旁貸。2月7日，國(guó)家檔案局官網(wǎng)發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》指出：疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)記錄，對(duì)工作查考研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值，各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭(zhēng)取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。云南省檔案局也及時(shí)作出反應(yīng)，于2月11日下發(fā)了《云南省檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》，要求各級(jí)檔案部門提高政治站位，高度重視疫情防控文件材料歸檔工作，明確收集范圍，切實(shí)保障疫情防控文件材料齊全完整，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好疫情防控檔案整理移交工作。

作者結(jié)合貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局、云南省檔案局關(guān)于新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔有關(guān)要求，以確保文件材料應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸為目標(biāo)，在歸屬范圍、職能職責(zé)、保障措施等方面提出幾點(diǎn)看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點(diǎn)不成熟的建議，以供參考。

1 歸屬范圍

《云南省檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》確定了19個(gè)方面的歸檔內(nèi)容，基本涵蓋歸檔范圍，但未明確歸屬范圍，這些文件材料應(yīng)按照其來源、形成規(guī)律和特點(diǎn)，分別歸屬不同的全宗，既確保其系統(tǒng)性，又保證各個(gè)全宗檔案的完整性。

1.1 應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部

本級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)疫情防控工作的批示、指示和講話；上級(jí)和本級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)檢查、督查疫情防控工作和慰問疫情防控人員形成的各類文件材料；本級(jí)黨委、政府及其指揮部在疫情防控工作形成的文件材料，包括重大決策、公告、通知、意見、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、防控方案，工作計(jì)劃、實(shí)施方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、工作報(bào)告、工作總結(jié)、制度規(guī)定等；有關(guān)疫情防控期間復(fù)工復(fù)產(chǎn)、脫貧攻堅(jiān)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、保障基本民生中形成的文件材料；召開的專門會(huì)議、新聞發(fā)布會(huì)等形成的文件材料，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、指示和講話等；上級(jí)黨委和政府及有關(guān)主管部門關(guān)于本地做好疫情防控工作的部署、指示、規(guī)定、通知、通報(bào)等；本地建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制等形成的文件材料；本級(jí)關(guān)于疫情防控工作重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，下級(jí)的重要請(qǐng)示及本級(jí)對(duì)下級(jí)的批復(fù)、批示；有關(guān)疫情防控的各種預(yù)案、監(jiān)測(cè)方案及治療技術(shù)操作規(guī)程等文件材料；對(duì)車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭、出入境口岸和汽車、火車、地鐵、飛機(jī)、輪船等交通工具和流動(dòng)人員進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和交通管制等形成的重要文件材料；接受社會(huì)救助、捐贈(zèng)及資金、物資分配和使用形成的文件材料；新聞媒體關(guān)于本地疫情防控工作的宣傳材料；與疫情防控工作有關(guān)的社會(huì)治安綜合治理、打擊制假、售假、哄抬物價(jià)、詐騙、造謠、傳謠等各類違法犯罪活動(dòng)中形成的重要文件材料；在疫情防控工作中涌現(xiàn)的先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料；本級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)對(duì)疫情防控不力、工作嚴(yán)重失誤等的查處材料；本級(jí)援鄂醫(yī)療隊(duì)伍在援助疫情防控工作中形成的重要文件材料；疫情防控工作中產(chǎn)生的各類照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)和實(shí)物等載體的文件材料。

1.2 重點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在疫情防控救治具體工作中形成的文件材料，包括篩查、接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人的總體方案、防治措施、防治方案、防治方法、疫情報(bào)告、治療方案、處方、診斷標(biāo)準(zhǔn)、病案、救治相關(guān)數(shù)據(jù)、防護(hù)指南、心理疏導(dǎo)守則、各類技術(shù)預(yù)案、培訓(xùn)活動(dòng)材料等；貫徹上級(jí)決策、部署、科技攻關(guān)、流行病學(xué)調(diào)查、新聞宣傳（含省市新聞媒體有關(guān)本單位防控救治工作新聞宣傳報(bào)道材料）工作中形成的各類材料；本單位發(fā)布的公告、通知、意見、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、大事記、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、工作總結(jié)、防治經(jīng)驗(yàn)、研究成果等文件材料；組織醫(yī)藥用品和相關(guān)物資保障和生活保障等工作形成的文件材料；本單位先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料，本單位網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等涉及疫情防控救治的頁(yè)面材料；本單位參與一線救治工作及其援鄂的專家、醫(yī)生、護(hù)理人員個(gè)人檔案（內(nèi)容見后）。

1.3 其他單位和部門

本單位在疫情防控工作中形成通知、通報(bào)、通告、規(guī)定、簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃、實(shí)施方案、防控措施、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、工作報(bào)告、工作總結(jié)、制度規(guī)定等文件材料；疫情防控工作的宣傳材料；在疫情防控工作中涌現(xiàn)的先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料；對(duì)疫情防控不力、工作嚴(yán)重失誤等的處理材料；本單位建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制、制度規(guī)定等形成的文件材料；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位主要領(lǐng)導(dǎo)檢查督查形成的文件材料。

2 職責(zé)任務(wù)

各級(jí)檔案部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部、各文件材料形成部門要將疫情防控文件材料歸檔工作列入議事日程，納入工作重點(diǎn)，做到組織落實(shí)、責(zé)任落實(shí)、人員落實(shí)和任務(wù)落實(shí)。

2.1 檔案部門

各級(jí)檔案行政管理部門在做好本系統(tǒng)疫情防控工作，確保檔案安全的同時(shí)，應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收工作納入年度重點(diǎn)工作任務(wù)，納入崗位責(zé)任和目標(biāo)考核，及早謀劃，及早介入。既做好“監(jiān)軍”，也當(dāng)好“戰(zhàn)士”。應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際及時(shí)將省確定的歸檔范圍進(jìn)一步細(xì)化，形成更具可操作性的方案，印發(fā)各單位各部門貫徹執(zhí)行；向同級(jí)指揮部派駐業(yè)務(wù)骨干，做好指導(dǎo)并具體參與文件材料收集歸檔；疫情結(jié)束后，檔案行政管理部門應(yīng)及時(shí)到領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等重點(diǎn)部門現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行面對(duì)面指導(dǎo)，具體幫助編制檔案分類方案、制定歸檔范圍和保管期限表、確定檔案整理辦法。各級(jí)國(guó)家檔案館要做好接收準(zhǔn)備工作，按照各自重大活動(dòng)檔案管理辦法規(guī)定，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部形成的各類檔案接收進(jìn)館。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔納入總體防控方案和各小組、相關(guān)人員職責(zé)范圍，制定歸檔制度，落實(shí)所需經(jīng)費(fèi)，指定專人負(fù)責(zé)文件材料收集歸檔，在做好本級(jí)指揮部文件材料歸檔的同時(shí)，要監(jiān)督指導(dǎo)各級(jí)指揮部、各單位疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收；將疫情防控文件材料歸檔納入評(píng)先內(nèi)容、納入年度目標(biāo)考核指標(biāo)體系、納入督查范圍。

2.3 各單位和部門

應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔列入議領(lǐng)導(dǎo)事日程，納入單位重點(diǎn)工作，納入獎(jiǎng)懲范圍，做到人員到位、工作到位、責(zé)任到位、經(jīng)費(fèi)到位，按照各自的文件材料歸檔范圍和保管期限表，以及檔案管理制度，及時(shí)將疫情防控文件材料進(jìn)行收集歸檔，確保檔案完整安全和有效利用。

3 建議

3.1 征集補(bǔ)充相關(guān)檔案

3.1.1 今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和媒體技術(shù)的發(fā)展，使得信息的記錄方式發(fā)生巨大的改變，形成了全民記憶的狀況，信息記錄的點(diǎn)更多，面更廣，記錄的形式和形態(tài)更加多樣化。各級(jí)檔案部門應(yīng)注意疫情防控文件材料形式的豐富性，通過提供技術(shù)支持、發(fā)布收集指南、線上線下指導(dǎo)、開展征集等方式和途徑，將以疫情防控救治有關(guān)的各類文件材料（各單位歸檔范圍以外的）收集起來，確保齊全完整、真實(shí)、可用，連同歸檔范圍的檔案一起，以豐富、生動(dòng)、關(guān)聯(lián)的形式展示戰(zhàn)“疫”全貌。檔案征集可由各地國(guó)家綜合檔案館統(tǒng)一征集，也可由各地領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部征集，歸入指揮部全宗，保持疫情防控檔案的系統(tǒng)性完整性。

內(nèi)容包括：疫情期間市民自發(fā)組織的各種公益捐款、志愿者活動(dòng)等形成的有關(guān)資料；社會(huì)組織、個(gè)人捐贈(zèng)物資憑證、記錄；疫情防控期間居民在家庭生活和社會(huì)生活中形成的，與疫情防控有關(guān)的視頻、音頻、圖片等；以反映、描繪、歌頌戰(zhàn)斗在一線的工作人員敬業(yè)奉獻(xiàn)、迎難而上為內(nèi)容，創(chuàng)作的優(yōu)秀文學(xué)、繪畫、書法、攝影、音樂、視頻等藝術(shù)作品；反映疫情防控期間的市情、市貌（村情村貌）等各種照片、視頻等資料；反映各地人民廣泛參與抗擊疫情感人事跡的相關(guān)文件資料，特別是一線醫(yī)務(wù)工作者的個(gè)人照片、工作影像、抗疫日記、工作日志、心得體會(huì)、“請(qǐng)戰(zhàn)書”、書信、入黨申請(qǐng)書等；在支援湖北武漢、咸寧中作出貢獻(xiàn)的人物和事跡材料；各新聞媒體、自媒體、社交媒體及影視愛好者在直播、采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)性資料和宣傳報(bào)道材料（包括能夠完整體現(xiàn)某一主題的組圖和音視頻資料，對(duì)一線醫(yī)務(wù)工作者、治愈者的采訪音視頻資料等），“入網(wǎng)入格入家庭”調(diào)查排查、“土味”標(biāo)語、大喇叭小廣播喊話等典型材料；衛(wèi)生、防疫、教育、公安、交通、環(huán)保、物資供應(yīng)、農(nóng)村、社區(qū)等防控戰(zhàn)線在抗擊疫情中所形成的典型材料；具有保存價(jià)值、反映疫情防控的其他檔案資料。

3.1.2 我知道你為了誰，我也要知道你是誰。在此次疫情防控中，很多參與過2003年非典防治的專家和醫(yī)務(wù)工作者發(fā)揮了重要的作用，這也啟示我們，建立新冠肺炎疫情防控專家和醫(yī)務(wù)工作者檔案是十分必要的。采集建立在本地醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展防控救治工作及援鄂專家、醫(yī)務(wù)工作者檔案，并納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部歸檔范圍，以便于今后處置類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)對(duì)醫(yī)務(wù)人員的統(tǒng)一調(diào)配。采集內(nèi)容包括姓名、性別、出生年月、簡(jiǎn)歷、所在單位及科室、抽調(diào)單位、參加防控工作單位、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、專業(yè)特長(zhǎng)、抗擊疫情業(yè)績(jī)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。

3.2 全宗劃分和類別設(shè)置

3.2.1 各級(jí)防控領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部全部檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理和管理。

3.2.2 重點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控救治檔案作為一個(gè)大類進(jìn)行整理和管理。此次防控救治工作對(duì)于一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅涉及急癥、重癥、呼吸、感染等重點(diǎn)科室，還涉及黨務(wù)、行政、檢驗(yàn)、后勤等保障輔助科室，所形成的檔案分散在各個(gè)部門，為確保其系統(tǒng)性、完整性，避免重復(fù)交叉，應(yīng)在單位原檔案分類的基礎(chǔ)上，單獨(dú)設(shè)立一個(gè)大類進(jìn)行歸檔整理。

3.2.3 其他各單位形成的文件材料歸入2020年度，材料較多的，單獨(dú)作為一類整理保管，材料較少的可以不單獨(dú)設(shè)類，可列入文書檔案。

3.3 激勵(lì)措施

在疫情防控文件材料收集歸檔和檔案管理工作中作出顯著成績(jī)的，檔案專業(yè)職稱評(píng)審機(jī)構(gòu)在其申報(bào)評(píng)審高一級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職稱時(shí)，應(yīng)給予優(yōu)先。近日，云南省委組織部、省衛(wèi)健委等六個(gè)部門為奮戰(zhàn)在抗擊新冠肺炎一線的醫(yī)務(wù)工作者、新聞工作者和科研人員，在職稱申報(bào)評(píng)審、人才評(píng)選、項(xiàng)目申報(bào)和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面出臺(tái)傾斜優(yōu)惠九大措施，引導(dǎo)激勵(lì)廣大人才加入到打贏新冠肺炎疫情防控阻擊戰(zhàn)中來。檔案工作是整個(gè)防控工作的重要組成部分，對(duì)在疫情防控檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的檔案專業(yè)技術(shù)人員，在申報(bào)評(píng)審高一級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職稱中也應(yīng)該給予優(yōu)先。疫情防控和救治檔案工作作為評(píng)審時(shí)的重要參考，相關(guān)檔案工作總結(jié)、專題報(bào)告作為職稱評(píng)審的重要業(yè)績(jī)成果材料，適當(dāng)降低論文要求，特別是評(píng)審檔案專業(yè)高級(jí)職稱的人員。受縣級(jí)以上黨委政府表彰或記功以上獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)個(gè)人，同等條件下優(yōu)先評(píng)審。受市級(jí)以上表彰的防控和救治先進(jìn)集體，其單位檔案收集齊全完整的，從事檔案工作的人員評(píng)審高一級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職稱，按照受縣級(jí)以上黨委政府表彰或記功以上獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)個(gè)人條件同等對(duì)待，同等條件下優(yōu)先評(píng)審。

3.4 實(shí)事求是歸檔

推進(jìn)疫情防控檔案工作，要充分考慮各地各單位的實(shí)際情況，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，力戒形式主義和官僚主義，在確定新冠肺炎疫情防控檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作要求時(shí)，既要符合檔案法規(guī)制度，又要符合各地各單位工作實(shí)際，不能脫離實(shí)際追求所謂的高水準(zhǔn)、上檔次。另外，新冠肺炎疫情防控檔案作為新冠肺炎疫情防控工作的原始記錄，其形成過程必須實(shí)事求是，如實(shí)反映疫情防控的進(jìn)程和成果，確保疫情防控工作的整個(gè)過程可追溯、可查詢，形成什么材料就歸檔什么材料，堅(jiān)決防止過后編文件，補(bǔ)材料，形成事實(shí)上的檔案造假。

3.5 積極實(shí)踐電子文件單套制管理

一方面，此次疫情防控所形成的文件材料內(nèi)容豐富，涉及范圍廣泛，信息量大，且絕大部分都以電子文件形式出現(xiàn)。另一方面，經(jīng)過多年的探索，電子文件電子化單套制歸檔技術(shù)日臻完善，認(rèn)可電子檔案憑證效力的法律法規(guī)日益完善，在本次疫情防控檔案管理中全面運(yùn)用電子文件單套制歸檔完全可行。同時(shí)，電子文件電子化歸檔可以遠(yuǎn)程完成，不會(huì)因?yàn)橐咔槿藛T活動(dòng)受限和無法面對(duì)面歸檔而影響疫情防控文件材料的及時(shí)歸檔。建議各地檔案部門在此次疫情防控文件材料歸檔工作中，積極探索實(shí)踐電子文件電子化單套制管理，并在取得經(jīng)驗(yàn)后在其他領(lǐng)域積極推廣利用。

作者單位：黃慶：玉溪市檔案館，仝莉：玉溪市婦幼保健院，尹慶紅：玉溪市人事考試院