數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新工作策略探究

王海淼

（河北省保定市望都縣自然資源和規(guī)劃局，河北 保定 072450）

新時代的發(fā)展要求高校檔案管理工作進行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中應(yīng)該充分利用先進技術(shù)，將數(shù)字化檔案管理平臺進行建立。但是數(shù)字化檔案管理平臺在建立的過程中仍然存在一些問題，針對這些問題管理人員以及學校應(yīng)該積極進行分析，找出應(yīng)對之策，使檔案管理數(shù)字化中的難題得到有效解決。在檔案管理創(chuàng)新的過程中，管理人員應(yīng)該積極創(chuàng)新，敢于打破常規(guī)，積極獻計獻策，并且積極與領(lǐng)導人員進行探討，這樣才能使創(chuàng)新工作得到有效的開展，使檔案管理數(shù)字化得以實現(xiàn)。

一、數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵

數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息類型，其中不僅包含了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也包含了現(xiàn)代化的信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，而檔案的建設(shè)主要依賴于我國的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，對于檔案的長期儲存和云儲存來說有積極意義。在對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行有效的歸納整理以后，將數(shù)據(jù)完全歸于計算機進行保管，其傳輸使用能夠有效通過網(wǎng)絡(luò)的方式進行傳遞，而在進行資料錄入時，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料庫來說，這種保存方式能夠?qū)D像、視頻和聲音等不同形式的記錄進行保存，而在進入計算機數(shù)據(jù)庫后，這些資料可轉(zhuǎn)換為數(shù)字代碼進行記錄，日后在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行答案利用時也可方便的調(diào)取，大大提高了檔案管理的安全性和調(diào)取時的可用性。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）優(yōu)化檔案歸檔管理程序

在信息技術(shù)時代，隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來越繁重。由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠保證信息采集和傳輸?shù)目焖俸蜁惩?，因此能夠及時歸檔這些檔案管理，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過信息網(wǎng)絡(luò)及時傳輸檔案，可以實現(xiàn)檔案的遠程檔案管理。

（二）降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質(zhì)檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費用。隨著信息量的增加，只有通過增加辦公人員的數(shù)量才能完成檔案管理的任務(wù)，通過構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案的載體形式轉(zhuǎn)化為存儲盤、光盤和服務(wù)器，有效地節(jié)約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉儲管理成本，提高了檔案的經(jīng)濟效益。

（三）優(yōu)化檔案資料的檢索查詢

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理模式后，檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計效率和質(zhì)量有了很大的提高。同時，由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)庫和共享網(wǎng)絡(luò)平臺，有利于檔案的在線傳輸、交換和檢索。此外，檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

三、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑及方法

（一）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

由于當前我國大部分的檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)的培訓，因此相關(guān)部門就需要加大對于相關(guān)人員的培訓力度，促使生綜合素質(zhì)水平的提升，確保檔案管理工作效率得到提升。具體來說，首先，要加強對于其職業(yè)道德的培訓，幫助其樹立正確的職業(yè)道德觀，并提升其對信息安全的重視與保密意識水平。其次，則需要開展一定的檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識培訓工作，使其業(yè)務(wù)處理能力得到提升。最后，還需要重視現(xiàn)代化管理技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓工作，使其能夠更加全面的掌握檔案管理設(shè)備的操作方法，為檔案管理數(shù)字化的建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理的軟硬件數(shù)字設(shè)備水平

在對檔案管理工作進行數(shù)字化建設(shè)時，想要使其建設(shè)水平得到提升，還需要引入各類先進的軟硬件設(shè)備。就往往就需要各級政府加大資金的投入力度，使得檔案管理部門的能夠?qū)ο冗M的檔案管理數(shù)字化設(shè)備進行有效的引進，給檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)工作提供足夠的物質(zhì)基礎(chǔ)保障。

（三）數(shù)據(jù)上得以更新

由于城建檔案管理涉及的數(shù)據(jù)較多，相關(guān)部門可以通過建立數(shù)據(jù)庫的形式進行數(shù)據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)得到及時的更新和有效。數(shù)據(jù)庫是一種很好的數(shù)據(jù)建立系統(tǒng)模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數(shù)據(jù)，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫后，必須對檔案管理人員進行賬號資料的確立，保證其隨時進行更新及調(diào)取資料信息。相關(guān)部門要對數(shù)據(jù)庫執(zhí)行過程進行規(guī)范，確保城建檔案數(shù)據(jù)的準確性和更新度，更好地推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作。與此同時，還要確保數(shù)字化建設(shè)的安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，在制定相關(guān)規(guī)定的時候，必須明確規(guī)定檔案管理人員的責任，確保數(shù)據(jù)的安全及準確。例如，設(shè)置身份證驗證、短信驗證、賬號密碼設(shè)置、選取安全系數(shù)高的設(shè)備等，嚴格審核數(shù)字化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全，保證數(shù)據(jù)處于安全的網(wǎng)絡(luò)體系中。

（四）保證檔案信息虛擬化工作開展的有效性

通過對于檔案信息進行虛擬化的建設(shè)，能夠幫助檔案管理人員利用計算機更加集中性的對其進行管理。首先，要對虛擬性的檔案信息資源進行創(chuàng)建，使得服務(wù)器具有較強的管理性能，從而對檔案信息的數(shù)字化管理成本進行有效的控制。其次，檔案管理工作者還要使其與別的檔案信息資系統(tǒng)進行結(jié)合，對相關(guān)的信息進行共享，使得信息利用率水平得到提升。最后，還要對科學規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)進行創(chuàng)設(shè)，有效創(chuàng)新檔案信息的管理方法，從而提升檔案管理的數(shù)字化水平。

四、結(jié)語

對于檔案管理工作來說，其未來的必然發(fā)展趨勢就是創(chuàng)新和數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展。因此，檔案管理部門及有關(guān)人員就需要對其進行足夠的重視，并通過與時代發(fā)展潮流的掌握，對自身的專業(yè)知識能力與職業(yè)素養(yǎng)水平進行提升，并在日常工作的開展過程中對于工作方法進行創(chuàng)新和應(yīng)用。