淺談檔案管理中的電子檔案管理

李燕

（廣東省地質(zhì)局第四地質(zhì)大隊(duì)，廣東 湛江 524000）

為了適應(yīng)新時(shí)期地質(zhì)單位檔案管理工作需要，單位檔案管理工作實(shí)際充分結(jié)合，加強(qiáng)有效技術(shù)措施的應(yīng)用，構(gòu)建完善的地質(zhì)單位電子檔案管理機(jī)制，才能將電子檔案的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)單位點(diǎn)子檔案管理工作的高效發(fā)展。下文再對(duì)電子檔案優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出地質(zhì)單位電子檔案管理的有效對(duì)策，基本上能為電子檔案，在地質(zhì)單位檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用提供一定參考作用。

一、電子檔案優(yōu)勢(shì)分析

（一）提高檔案管理工作效率。過(guò)去在開(kāi)展檔案管理過(guò)程當(dāng)中，需要投入大量的人力進(jìn)行詳細(xì)檢查，來(lái)保證檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，電子檔案管理工作，大大減少了人力投入，可以高效化的歸類，整合各種檔案信息，也無(wú)需利用專門(mén)的檔案管理使進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，調(diào)控溫濕度條件。而利用信息檔案管理手段，信息的使用與傳輸非常高效，而且避免檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中人為因素造成的遺漏與丟失問(wèn)題。檔案信息通過(guò)電子化進(jìn)行保存，保存條件更加簡(jiǎn)單，而且避免了紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中防水、防火、防電等方面的弊端，具有很高的安全性，檔案管理更加完整。

（二）提高檔案利用率。利用電子檔案系統(tǒng)對(duì)檔案錄入過(guò)程當(dāng)中，必須要有一定格式規(guī)定，以免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案錄入過(guò)程當(dāng)中存在格式不統(tǒng)一，信息質(zhì)量參差不齊等現(xiàn)象出現(xiàn)。在管理傳統(tǒng)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行立卷，由于個(gè)人對(duì)立卷存在不同的理解，因此相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)存在不統(tǒng)一的情況，對(duì)當(dāng)然質(zhì)量造成很大影響，阻礙檔案使用。通過(guò)電子檔案進(jìn)行檔案管理，能夠有效降低立卷存在的繁瑣環(huán)節(jié)，便捷的提取檔案和歸檔，促進(jìn)檔案的高效利用。

二、地質(zhì)單位電子檔案管理對(duì)策

（一）規(guī)范電子檔案管理機(jī)制。完善的規(guī)章制度是提升檔案管理水平的關(guān)鍵，電子檔案管理也需要完善的規(guī)章制度作為指引。地質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)與自身實(shí)際充分結(jié)合，構(gòu)建完善的檔案管理制度，同時(shí)針對(duì)電子化檔案管理，構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)制，規(guī)定電子檔案的錄入以及保存與使用，并對(duì)檔案的借閱與危機(jī)管理等明確規(guī)定，并構(gòu)建完善統(tǒng)一的方法與策略，全面的管控信息備份方法等。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高地質(zhì)單位電子檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)檔案管理過(guò)程當(dāng)中存在的各種問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)分析，更好的保證檔案管理工作充分落到實(shí)處，以免由于個(gè)人因素對(duì)檔案管理工作造成不利影響，提高地質(zhì)檔案電子化管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案工作的宏觀管理。在檔案管理工作當(dāng)中，地質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宏觀管理工作，保證工作效率。在地質(zhì)單位內(nèi)部當(dāng)中首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作給予充分的重視，了解和掌握檔案管理的意義與重要性，針對(duì)檔案管理工作構(gòu)建完善的管理策略，并結(jié)合檔案管理實(shí)際提高撥款，為地址單位檔案管理工作提供大力支持。同時(shí)和地質(zhì)單位檔案管理充分結(jié)合，構(gòu)建專門(mén)的指導(dǎo)策略，給地址單位電子檔案管理提供有效的指導(dǎo)，提升地質(zhì)單位檔案管理信息化的高速發(fā)展。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，確保地質(zhì)單位電子檔案管理工作高效發(fā)展。

（三）提高電子檔案系統(tǒng)安全。電子化檔案對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了很大的便利性，而且優(yōu)勢(shì)也非常明顯，但是同時(shí)也面臨著一些安全隱患，所以，地質(zhì)檔案管理部門(mén)在加強(qiáng)電子檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)充分重視電子檔案的安全管理，不斷升級(jí)改造原來(lái)的系統(tǒng)和軟硬件，發(fā)展創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前發(fā)展需求，對(duì)地質(zhì)單位檔案管理工作的要求與細(xì)則充分的細(xì)化，并對(duì)相關(guān)的工作方案充分明確，采用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理，提高地質(zhì)單位電子化檔案管理的整體水平。為了確保地質(zhì)單位電子化檔案的安全性，應(yīng)當(dāng)對(duì)服務(wù)器定期的開(kāi)展檢查與維護(hù)工作，并對(duì)檔案管理日志更新，更要加強(qiáng)機(jī)房保護(hù)，并定期的更新和維護(hù)相關(guān)設(shè)備，更換老化的線路，確保系統(tǒng)更加流暢的使用，提高系統(tǒng)安全性。并且在應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理工作當(dāng)中，定期的進(jìn)行殺毒，并對(duì)殺毒軟件定期更新，設(shè)置防火墻，控制和減少外來(lái)病毒干擾，對(duì)計(jì)算機(jī)正常使用造成不利影響。地質(zhì)單位電子檔案管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)確保互聯(lián)網(wǎng)的專項(xiàng)使用，以免地質(zhì)單位電子化檔案管理過(guò)程當(dāng)中，出現(xiàn)交叉應(yīng)用的情況。

（四）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。工作人員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，所以，為了確保地質(zhì)單位電子化檔案管理工作的高效開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)充分重視檔案工作人員素質(zhì)提升，加強(qiáng)培養(yǎng)，才能進(jìn)一步提高地質(zhì)單位電子檔案管理整體工作水平。對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)獨(dú)立操作的培訓(xùn)，并注重檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)操作能力的培養(yǎng)工作。定期對(duì)地質(zhì)單位檔案管理工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查，以求保證其培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的效果，促進(jìn)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力的全面提升。另外，地質(zhì)單位還要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)，保證地質(zhì)單位電子檔案管理工作的不斷推進(jìn)，獲得更好的管理效果，助力地質(zhì)單位的其他工作有序開(kāi)展。

結(jié)語(yǔ)

總之，在地質(zhì)單位中電子檔案管理工作的有效開(kāi)展，大大提高了地質(zhì)單位服務(wù)效率，為了做好地質(zhì)單位檔案管理工作，作為地質(zhì)單位檔案管理工作人員今后應(yīng)該不斷深入工作實(shí)踐，有效的總結(jié)新時(shí)期地質(zhì)單位電子檔案管理對(duì)策，以此才能不斷提高工作水平，進(jìn)一步為地質(zhì)單位可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。