論新環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

袁廣洺

（牡丹江市腫瘤醫(yī)院辦公室，黑龍江 牡丹江 157000）

一、引言

近幾年來(lái)，基于我國(guó)各級(jí)醫(yī)療改革的實(shí)施影響下，給醫(yī)院檔案管理方面帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也使其面臨更大的挑戰(zhàn)。在新環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作就要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，對(duì)未來(lái)發(fā)展方向應(yīng)該著重考慮，實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范性的檔案管理，避免浪費(fèi)醫(yī)療資源，以便能更好的為醫(yī)療工作服務(wù)。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）不健全的檔案管理制度

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院都沒(méi)有一個(gè)明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，也缺少統(tǒng)一的立卷歸檔制度。醫(yī)院一般都是按照自己的理解和實(shí)踐對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)于檔案資料的納入、收檔等工作還缺少一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以無(wú)法嚴(yán)格約束工作人員，導(dǎo)致工作過(guò)程中存在檔案資料不全、隨意歸檔等一些問(wèn)題。

（二）落后的檔案管理模式

有很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，而是將關(guān)注的重點(diǎn)放在醫(yī)院部門(mén)的業(yè)務(wù)發(fā)展上，以獲取短期收益，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院運(yùn)行中檔案管理工作的重要性，也沒(méi)有招聘專業(yè)管理人才來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。有的醫(yī)院檔案管理工作室仍在使用已經(jīng)老化的設(shè)備，而且室內(nèi)面積窄小，電子設(shè)施不全，難以達(dá)到醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展水平的實(shí)際要求，致使檔案容易出現(xiàn)受損或丟失的情況。

（三）檔案管理沒(méi)有明確分工，存在多頭管理現(xiàn)象

因歷史原因以及醫(yī)院管理的實(shí)際要求，在檔案管理方面明顯存在著類別不明的問(wèn)題。一般情況下，醫(yī)院綜合檔案室只對(duì)科技檔案、文書(shū)檔案、房產(chǎn)檔案等進(jìn)行管理，再由各科室分別對(duì)X線膠片檔案、醫(yī)療文書(shū)檔案、病理切片檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等進(jìn)行管理，由此便形成多部門(mén)管理檔案的格局，直接影響到檔案的安全和完整。

（四）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

從我國(guó)當(dāng)前的醫(yī)院管理過(guò)程來(lái)看，只重視提高醫(yī)療技術(shù)人員的綜合素質(zhì)，并對(duì)他們加強(qiáng)繼續(xù)教育，卻沒(méi)有將檔案管理人員的素質(zhì)提高納入到計(jì)劃來(lái)，所以檔案管理人員的專業(yè)能力、文化水平以及綜合素質(zhì)良莠不齊，甚至還從其他崗位調(diào)來(lái)一些工作人員加入到檔案管理隊(duì)伍，使得許多檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)無(wú)法滿足新環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展需要。

（五）檔案信息化管理程度低

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐在不斷加快，在這一形勢(shì)下，社會(huì)發(fā)展也開(kāi)始轉(zhuǎn)向新的發(fā)展趨勢(shì)，即：信息化發(fā)展。目前，現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)在我國(guó)醫(yī)院的檔案室中并未普及，仍有很多醫(yī)院使用原始的紙質(zhì)儲(chǔ)存方法去管理檔案資料，因缺少數(shù)字化處理程序，就容易出現(xiàn)檔案資料被損壞或丟失問(wèn)題，檔案資源的使用效率隨之降低。此外，紙質(zhì)資源所占據(jù)的空間比較大，所以就加大投入硬件設(shè)施，結(jié)果浪費(fèi)了大量資源。

三、醫(yī)院檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高層次服務(wù)

在新環(huán)境下，醫(yī)院對(duì)檔案有著更高的要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要求不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量，傳統(tǒng)的服務(wù)模式被打破后就迎來(lái)一個(gè)全新的醫(yī)院檔案服務(wù)局面。為此，作為醫(yī)院檔案管理人員就必須對(duì)醫(yī)院各科室的工作規(guī)律有清晰的認(rèn)識(shí)，并且及時(shí)收集檔案信息，對(duì)其認(rèn)真分析、深入編研，采取有效手段，堅(jiān)持與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，多方位的開(kāi)發(fā)檔案資源，使檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）加強(qiáng)科學(xué)審視，不斷進(jìn)行創(chuàng)新

創(chuàng)新是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的前提，所以要求檔案管理人員改變“重管理、輕使用”的傳統(tǒng)工作模式。要關(guān)心改革，改善自己被“邊緣化”的認(rèn)識(shí)，與時(shí)代發(fā)展步伐保持一致。醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該在培養(yǎng)專業(yè)人才方面加大力度，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際需求，多角度對(duì)醫(yī)院信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，促使醫(yī)院檔案價(jià)值得到提高。比如，加強(qiáng)改善當(dāng)前的檔案編研機(jī)制，由于不同的檔案其特性也各不相同，所以對(duì)不同種類檔案的機(jī)制必須充分掌握，從而編制出既有影響力又能將更好的服務(wù)提供給醫(yī)院的檔案精品，滿足醫(yī)院在新環(huán)境下的發(fā)展需要。

（三）開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院檔案

開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的最終目的，醫(yī)院檔案管理部門(mén)要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，醫(yī)院的各項(xiàng)重要活動(dòng)都應(yīng)該積極參與其中。比如，籌建院史館、院慶、義診活動(dòng)等，為了做好檔案業(yè)務(wù)工作，可以利用多種載體及形式，在此基礎(chǔ)上促使醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域得到進(jìn)一步拓展，服務(wù)好醫(yī)療、臨床、科研等工作。與此同時(shí)，重視起檔案編研工作，使其緊密結(jié)合著醫(yī)院醫(yī)學(xué)、管理工作、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等，深層次開(kāi)發(fā)信息資源，編寫(xiě)出專題匯編，將有實(shí)效、多層次的信息提供給信息利用者，最終能在醫(yī)院深化改革以及醫(yī)療質(zhì)量全面提高的過(guò)程中發(fā)揮檔案信息資源的作用，提升檔案的地位，推進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

（四）重視檔案室的硬件建設(shè)

醫(yī)院有必要根據(jù)自身發(fā)展情況，配備以下設(shè)備：計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)等，利用檔案管理系統(tǒng)專用軟件去輔助編目、立卷、統(tǒng)計(jì)、借閱等一系列工作，使信息儲(chǔ)存量少、傳統(tǒng)的手工操作狀況有了相應(yīng)的改變，效率也明顯提高。有條件的醫(yī)院可在局域網(wǎng)中納入檔案目錄以及部分內(nèi)容，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的檔案信息資源共享，無(wú)論是從醫(yī)療方面，還是在科研教學(xué)方面均能滿足要求，醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)也在一定程度上得到發(fā)展。

（五）提高檔案管理的現(xiàn)代信息化管理水平

檔案資源的信息化水平?jīng)Q定著檔案資源的利用效率，總的來(lái)說(shuō)，檔案管理的現(xiàn)代化水平體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是醫(yī)院檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，醫(yī)院要確保對(duì)檔案的科學(xué)收集、分類與保存，引進(jìn)一套完善的檔案信息管理系統(tǒng)；二是檔案利用必須要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，在整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)中納入檔案管理系統(tǒng)，使其在使用上實(shí)現(xiàn)最大化，為醫(yī)院綜合系統(tǒng)進(jìn)行合理服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

總之，新環(huán)境下要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，就要求醫(yī)院檔案管理人員提高專業(yè)水平，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，會(huì)使用檔案資源的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提高。