關(guān)于加強檔案管理水平以及提高檔案公共服務(wù)能力建設(shè)的思考

韓霄宇

（河南遂平縣機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險中心，河南 遂平 463100）

隨著社會發(fā)展和檔案意識的不斷提高,人們對各類信息的查詢需求不斷增加,政府在進(jìn)行社會管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中對檔案資源的利用要求也來越高。然而,由于歷史原因和傳統(tǒng)影響,檔案公共服務(wù)能力的提升還受到檔案意識淡薄、館藏結(jié)構(gòu)單一、人才隊伍缺乏、服務(wù)手段陳舊服務(wù)平臺落后、服務(wù)資源不足、檔案信息化建設(shè)滯后等各種因素的制約。在新形勢下如何從根本上解決這些問題,提高檔案的公共服務(wù)能力,使豐富的檔案信息資源能夠快捷、準(zhǔn)確、方便的為社會各界提供全方位的檔案信息查閱服務(wù),已經(jīng)成為檔案部門不斷研究和探索的新課題。

一、檔案管理水平不足的原因分析

（一）檔案管理重視不足

基層檔案管理水平較低的主要原因在于沒能認(rèn)識檔案管理工作的價值，不能更新檔案管理工作的方法，對檔案管理工作的認(rèn)識存在一定的誤區(qū)。不少基層檔案管理部門缺乏檔案服務(wù)意識，檔案管理工作的重點放在存儲檔案方面，沒能加大檔案資源的有效利用，因此把檔案管理工作的重點放在穿穿訂訂、運方面，重復(fù)性的工作占據(jù)了日常檔案管理的主要時間，檔案管理的創(chuàng)新性不強，沒能集中研究解決檔案管理中的現(xiàn)實問題。不能有效地發(fā)揮檔案資源地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)的作用。由于檔案管理的協(xié)調(diào)性不足，沒能形成相互配合的檔案管理工作機制，降低了檔案管理的整體質(zhì)量，不能滿足新時代檔案管理工作的需要?，F(xiàn)有的檔案管理工作制度不滿足時代檔案信息化檔案管理的需要，造成了檔案管理工作效率較低，檔案資源的整體質(zhì)量不足問題。當(dāng)前檔案管理工作的知識性、共享性、互動性等特征還要更好地體現(xiàn)在基層檔案管理工作當(dāng)中，著力構(gòu)建綜合性的檔案管理工作體系。

（二）檔案管理技術(shù)薄弱

現(xiàn)代檔案管理工作的主要任務(wù)是滿足用戶的個性化需要，強調(diào)體現(xiàn)個性化、高效化、智慧化檔案管理工作特征。由于檔案管理專業(yè)技術(shù)薄弱，檔案管理方式方法陳舊，因此影響了檔案管理的效率，不利于實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)信息的有效存儲，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展建設(shè)科學(xué)有效性。當(dāng)前還缺乏有效的檔案管理工作辦法，檔案管理的總體質(zhì)量較低，檔案管理不符合新時代建設(shè)的需要。一些檔案資源的更新速度較慢，大量的潛在檔案資源未能有效收集，不能開展專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息共享平臺，不能滿足用戶的個性化數(shù)據(jù)檢索需要。檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)成本較高，數(shù)據(jù)存在較大的安全風(fēng)險隱患，在很大程度上降低了檔案的應(yīng)用效率。由于缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，不能對檔案設(shè)備設(shè)施進(jìn)行有效理換，導(dǎo)致檔案資源缺乏競爭力，檔案管理工作未能達(dá)到與時俱進(jìn)的目標(biāo)。由于不能采用前沿方式進(jìn)行檔案管理，因此制約了檔案事業(yè)發(fā)展效率。

（三）缺乏專業(yè)技術(shù)人員

構(gòu)建現(xiàn)代化檔案公共服務(wù)體系離不開技術(shù)人員支持，只有提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，才能滿足檔案管理建設(shè)的需要。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，檔案管理人員的水平較低，檔案管理工作整體質(zhì)量不足，因此影響了檔案管理的科學(xué)性。目前，我國檔案管理技術(shù)人員具備的信息化技術(shù)水平相對較低，不少檔案管理人員不掌握大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、智能互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不能在綜合性的平臺開展個性化檔案服務(wù)?，F(xiàn)有檔案管理技術(shù)人才的培訓(xùn)不足，沒能組織開展針對性的培訓(xùn)活動，檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)不足，檔案管理設(shè)備的應(yīng)用效率較低，因此影響檔案管理工作質(zhì)量。由于缺少檔案管理的創(chuàng)新性人才，因此不利于實現(xiàn)檔案公共服務(wù)能力的開發(fā)，降低了檔案建設(shè)工作的效率，影響了檔案管理工作的整體水平，還要構(gòu)建綜合性的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理建設(shè)方法，達(dá)到全面性、綜合性和科學(xué)性開展檔案管理目標(biāo)。

二、提高檔案公共服務(wù)能力建設(shè)的措施

（一）建設(shè)檔案集中管理中心,為提升服務(wù)能力提供資源保障

目前,影響檔案公共服務(wù)能力提高的因素之一是館藏檔案資源貧乏,專業(yè)檔案流向各部門保管利用,檔案館的檔案資源門類不全,無法滿足社會各界的查詢需求。究其原因是各地檔案資源分散保管、各自為政,檔案資源在本區(qū)域內(nèi)無法實現(xiàn)統(tǒng)一的接收和管理。我們只有充分利用政府的力量、協(xié)商的方式、共享的合作機制集中本地區(qū)檔案資源,為提升公共服務(wù)能力打下堅實的基礎(chǔ)。檔案集中管理中心必須堅持以集聚檔案資源為目的,創(chuàng)新檔案接收體制,實行集中統(tǒng)一管理。在實際操作中,我認(rèn)為在多渠道接收檔案過程中,本著使用就近原則,全部接收和直接管理城建、土管、房產(chǎn)等專業(yè)和戶籍、公證、學(xué)籍等專題檔案；市級各部門和單位的文書檔案保留五年供日常使用,將超過五年以上的永久和長期檔案移交中心保管,各職能部門和單位的專業(yè)業(yè)務(wù)檔案原測上把超過十年保管期限的檔案采用移交和寄存二種方式向檔案中心移交,不到十年的專業(yè)檔案根據(jù)各職能部門自身要求以寄存方式委托檔案中心保管；各企業(yè)、事業(yè)單位和個人可以采用檔案寄存、捐贈等方式將檔案資源移交中心托管。保管中心按照各專題、專業(yè)檔案分門別類存放,統(tǒng)一管理保護(hù),集中開發(fā)利用。

（二）建設(shè)檔案便民查閱中心,為提升服務(wù)能力提供高效平臺

以前檔案館提供利用服務(wù)的傳統(tǒng)模式導(dǎo)致檔案館的公共服務(wù)能力被弱化,許多來信來函查閱、網(wǎng)上查閱和為政府決策提供超前服務(wù)等無法實現(xiàn),嚴(yán)重影響了檔案部門的形象和地位。只有將原先分散在各部門的專業(yè)檔案在檔案中心進(jìn)行資源整合、歸類和優(yōu)化,建立檔案查閱中心,實行便民服務(wù)式的窗口,并通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)、傳真等形式提供各部門未進(jìn)館檔案的代查服務(wù),真正實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、制度化和社會化的一體化服務(wù)。

（三）構(gòu)建檔案綜合倍息中心，為提升服務(wù)能力供現(xiàn)代手段

以數(shù)字化檔案館工程為依托,建設(shè)檔案綜合信息中心。隨著各種門類、專業(yè)檔案向檔案中心集聚,必須建設(shè)一個以各類資源為基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案館,并以此為依托建設(shè)綜合信息中心,實現(xiàn)數(shù)字化管理,提高利用效率。以檔案信息化管理系統(tǒng)為依托平臺的綜合檔案信息中心,包含專題檔案目錄、現(xiàn)行文件目錄、多媒體檔案目錄、重大活動檔案目錄等各類數(shù)據(jù)庫,通過政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)和查閱窗口向政府各部門和社會各界提供檔案信息服務(wù)。以實現(xiàn)政府信息公開為目的,建設(shè)政府信息查閱中心?，F(xiàn)行文件中心的建立為老百姓查閱現(xiàn)行政府公開文件起到積極作用,但由于各部門一些政策法規(guī)基本上在各自網(wǎng)站上都已向社會公開,為更好地發(fā)揮現(xiàn)行文件中心的服務(wù)功能,方便群眾查閱解決難題、落實政策、尋求查證等各類現(xiàn)行文獻(xiàn)信息,文件中心建設(shè)必須突破原先的檔案資科收集范圍和服務(wù)方式,在原“現(xiàn)行文件查閱中心”的基礎(chǔ)上,建設(shè)全市政府信息查閱中心,及時接收各級部門和單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)報(發(fā))送的紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)等資料,將各類現(xiàn)行政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等非保密性文件和公開出版發(fā)行的政策法規(guī)匯編、書籍報刊信息簡報和政務(wù)公報等資料經(jīng)整合建成文獻(xiàn)資料庫,建立全市文件級目錄數(shù)據(jù)庫,向社會各界提供全方位的政府信息查閱服務(wù)。

（四）建設(shè)檔案網(wǎng)站,為提升服務(wù)能力提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

在信息時代蓬勃發(fā)展的今天,檔案館作為公共服務(wù)機構(gòu),必須采用符合時代發(fā)展需求的媒介一一網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)不受時空限制,可以全天候開放,任何利用者只要擁有一臺上網(wǎng)的電腦,就可以隨時瀏覽網(wǎng)上全球各類檔案信息,包括文本信息以及聲音、圖像等多媒體信息。通過網(wǎng)絡(luò)版的各種功能強大而且實用的檢索工具,可以更為方便迅捷地找到所需的信息,這也就實現(xiàn)了檔案館的數(shù)字化管理。當(dāng)然,數(shù)字檔案館不是簡單的傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化,但傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化是數(shù)字檔案館的重要信息來源和組成部分。目前網(wǎng)上檔案資源建設(shè)還存在很多的問題和困難,其中最大的障礙是在觀念上存在誤區(qū),不少人簡單地認(rèn)為,檔案館檔案資源數(shù)字化了,上網(wǎng)了,就是數(shù)字檔案館。其實,人們需要的數(shù)字檔案館領(lǐng)域應(yīng)更廣泛,傳統(tǒng)意義上的檔案館只是其中的一個分支,數(shù)字檔案館建設(shè)必須進(jìn)行跨行業(yè)、跨學(xué)科的合作,它是涉及社會許多領(lǐng)域的一個系統(tǒng)工程,不是哪一個檔案館的代名詞。數(shù)字檔案館是整個檔案館事業(yè)發(fā)展的一個方向,也是國家信息化建設(shè)的重要目標(biāo)之一。只有解放思想,加快體制改革步伐,使檔案工作的體制機制緊跟社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為老百姓解決難題、落實政策、尋求查證等提供查考依據(jù)服務(wù),為人們維護(hù)自己的合法權(quán)益提供憑證服務(wù),才能在便民利民、以史育人方面起到越來越重要的作用,檔案的公共服務(wù)能力才會不斷提高。

三、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前檔案工作中，檔案公共服務(wù)能力建設(shè)作為極為重要的一項內(nèi)容，為了能夠進(jìn)一步提高檔案公共服務(wù)能力和服務(wù)效能，則需要積極構(gòu)建更為完善的檔案服務(wù)體系，并遵循以人為本的檔案公共服務(wù)理念，全面提升檔案管理人員的檔案服務(wù)意識。而且在實際工作中還要加快促進(jìn)檔案服務(wù)向多元化方向的轉(zhuǎn)變，使檔案信息服務(wù)能夠更好的滿足民眾的需求，進(jìn)一步提升檔案的公共服務(wù)能力，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。