事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的研究

成功

摘 要：文章分析事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的必要性，總結(jié)目前事業(yè)單位開展人事檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，針對這些問題提出了加強此檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.137

1 引言

人事檔案管理工作就是通過文件的形式將人事管理活動向主管部門展現(xiàn)的工作方式，在目前的信息時代下，人事檔案管理方式也逐漸由原始的實體模型向數(shù)字檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變。在此轉(zhuǎn)換過程中，需要人事管理部門加強對檔案信息化管理機構(gòu)的信息化建設(shè)工作，通過電子信息資源中心來收集和儲存檔案信息資源，便于管理人員對這些信息資源進行閱讀和管理，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮這些檔案信息資源的最大作用，滿足時代發(fā)展對檔案管理工作提出的專業(yè)化和電子化等要求。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的必要性分析

由于人事檔案記錄了人才信息，因此通過查閱人事檔案可以了解事業(yè)單位內(nèi)部的人事背景、履歷以及德才、工作業(yè)績和獎懲等相關(guān)內(nèi)容，通過了解上述內(nèi)容便于在人事管理中開展合理的人才開發(fā)和使用工作，有助于提升事業(yè)單位工作效率和質(zhì)量，推動事業(yè)單位的發(fā)展。但是在如今的數(shù)字化、信息化時代下，傳統(tǒng)地基于計算機進行輔助的人事檔案管理模式已經(jīng)不符合時代發(fā)展要求，而需要利用計算機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)來實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。在此種人事檔案管理模式系啊，可以通過虛擬文字、圖片以及音頻等電子數(shù)據(jù)的方式進行人事檔案資料的記錄，便于通過計算機技術(shù)對上述檔案信息進行分類、分析和加工。不僅便于保存大量的人事檔案信息，而且便于通過互聯(lián)網(wǎng)進行信息查詢和修改，降低人事檔案管理成本，提升人事檔案工作效率。

3 當前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）軟硬件基礎(chǔ)差的問題。不同事業(yè)單位對人事檔案信息化建設(shè)的要求不同，因此在開展相應(yīng)管理軟件時也表現(xiàn)出較大差異，這就增加了不同管理軟件之間的信息互通難度。此外，雖然目前事業(yè)單位中開展信息化人事檔案管理工作的硬件基本齊備，但是受限于專業(yè)技術(shù)和操作水平、認知以及重視程度的影響，造成了目前仍然主要采用計算機輔助的人事檔案管理方式，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)工作的開展。

2）信息化管理標準不夠統(tǒng)一的問題。信息化管理標準是開展人事檔案管理信息化建設(shè)的前提和保證，但是由于不同事業(yè)單位通常結(jié)合自己的需求和利益來制定此管理標準，雖然此種方式有利于單位內(nèi)部開展針對性的人事檔案信息管理工作，而由于此管理框架存在較大不同，增加了統(tǒng)一管理的難度。無法通過統(tǒng)一且規(guī)范的管理標準來實現(xiàn)單位內(nèi)部彼此之間的統(tǒng)一管理和檔案數(shù)據(jù)共享等。

3）管理人員專業(yè)水平參差不齊的問題。部分事業(yè)單位中的人事檔案管理人員通常身兼數(shù)職，難以有充足的時間和精力投入到此工作中。而針對設(shè)置專門人事檔案管理崗位的單位，也普遍存在平均年齡比較高、整體學(xué)歷低且接受新鮮事物能力較弱的問題，加之事業(yè)單位通常對此崗位的重視不足，沒有做好對此崗位的專門培訓(xùn)工作，造成其不了解相關(guān)專業(yè)知識，仍然沿用傳統(tǒng)的方法開展管理工作，難以接受和應(yīng)用新知識與新技術(shù)，也就阻礙了數(shù)字信息化的普及度。此外，此崗位管理人員的流動比較大，新進人員也難以在短時間內(nèi)掌握信息化建設(shè)內(nèi)容和管理要求，增加了此信息化建設(shè)的難度。

4）資金不足的問題。人事檔案信息化建設(shè)需要大量資金投入來更新設(shè)備和技術(shù)，而且此資金不僅用于采購電腦、掃描儀等信息化設(shè)備，而且還要引進專業(yè)人才做好這些硬件設(shè)備的維護工作。為了發(fā)揮設(shè)備軟硬件設(shè)施的應(yīng)有作用，還要加強對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，這都需要大量的資金支持。但是由于事業(yè)單位針對此方面的資金預(yù)算和投入不足，在單位自行籌集資金的過程中容易由于檔案管理工作處于從屬地位而具有較大的資金籌措難度，造成資金籌措不及時、資金不足而阻礙此信息化建設(shè)的問題。

4 加強事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的有效措施

1）健全管理機制。在事業(yè)單位人事管理工作中，應(yīng)針對人事檔案信息化建設(shè)制定符合單位實際情況的管理制度，在此制度中明確具體的管理工作流程和要求，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度和統(tǒng)一管理的原則由檔案部門逐步實施人事檔案的信息化管理工作。還要明確檔案管理部門不同崗位的具體職責(zé)內(nèi)容和工作、管理機制等，保證此管理工作的全面和規(guī)范化開展。此外還要結(jié)合不斷更新的信息技術(shù)及時對此管理制度進行改革和創(chuàng)新，保證此管理信息化工作的有效性和實用性。

2）做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)和安全防護工作。在人事檔案信息入庫之前需要基于對方便利用和檔案入庫成本之間關(guān)系的正確理解和妥善處理來做好信息鑒別工作，管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)庫建立的相關(guān)規(guī)定，保證所建立數(shù)據(jù)庫的準確性和規(guī)范性。但是由于在利用信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的同時，也容易由于網(wǎng)絡(luò)安全等問題而造成信息泄露等安全問題。因此，在此信息化建設(shè)中應(yīng)重視檔案信息的安全問題。這不僅需要基于信息化管理的法規(guī)和安全標準對信息安全保障體系進行不斷完善。比如通過備份和相應(yīng)恢復(fù)機制的方式來確保信息數(shù)據(jù)安全。而且還要嚴格管理檔案信息的借閱和查詢工作，加強對管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，提升其職業(yè)操守和安全意識。此外還可以通過分開存儲數(shù)據(jù)檔案和紙質(zhì)檔案的方式，做好數(shù)字化檔案的備份，保障檔案資料的安全。

3）加強對管理人員的培訓(xùn)工作。在此管理工作和信息化建設(shè)過程中，人作為主體和核心，在目前推廣以人為本的管理模式下，需要基于飛速發(fā)展和進步的信息技術(shù)，加強對此管理人員的教育與培訓(xùn)，以期轉(zhuǎn)變管理人員的固有觀念，同時掌握先進的信息技術(shù)，滿足此管理信息化建設(shè)對人才的需求。具體地說，基于此管理工作和信息化建設(shè)工作的特殊性，要求管理人員從思想上重視信息化建設(shè)，而且具備較高的專業(yè)素質(zhì)，掌握檔案管理和信息化管理技術(shù)等。同時還要求管理人員具備良好的品德素質(zhì)，保護數(shù)據(jù)不被泄漏，保障此信息化建設(shè)工作的順利開展。

4）整合資源來解決資金問題。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下通常由基層單位或上級主管單位進行管理，也就會由單位管理規(guī)模來決定資金投入數(shù)量，而基層單位中由于人事檔案較少，也難以配備足夠的專業(yè)設(shè)備和專職人員開展數(shù)字信息化建設(shè)。加之此管理工作不直接產(chǎn)生業(yè)績和經(jīng)濟效益，難以引起上級領(lǐng)導(dǎo)的注意，造成單位對此方面工作的資金投入不足。因此就需要擴大檔案管理工作的規(guī)模，通過集中管理的方式、有專業(yè)機構(gòu)開展此信息化管理工作。而且通過集中管理的方式也有助于實現(xiàn)統(tǒng)一管理，提升此管理工作的地位、引起領(lǐng)導(dǎo)重視，也能爭取更多資金，并配備足夠的設(shè)備和專職人員，推進此信息化建設(shè)效率和質(zhì)量的提升。

5 結(jié)語

在事業(yè)單位中，開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作有助于推進單位體制改革創(chuàng)新和實現(xiàn)人事檔案管理社會化服務(wù)。但是在此信息化建設(shè)工作中也表現(xiàn)出機制、硬軟件、人員和資金等方面的問題。這就需要在此管理工作中要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案信息的信息化建設(shè)工作，提高此檔案管理工作效率和質(zhì)量。

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