如何做好檔案信息資源的開發(fā)與利用

李瑞卿

摘 要：為了使檔案資源能夠得到開發(fā)利用，因此，各級檔案部門需要通過對管理觀念的更新，使為民服務(wù)的意識能夠深入到檔案管理工作中，使檔案服務(wù)能夠得到相關(guān)領(lǐng)域的拓寬。在加大檔案接收范圍，豐富館藏種類的基礎(chǔ)上，不斷加強對館藏檔案資源的開發(fā)力度，最大限度地滿足社會各階層對各類檔案資源的信息需求，進一步推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;現(xiàn)狀分析;開發(fā)與利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.136

1 加強檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

在社會所有信息資源中，最為重要的就是檔案信息，其不僅有著龐大的數(shù)量，而且涉及內(nèi)容廣泛，與人們的信息需求息息相關(guān)，具有很高的利用價值。但是由于種種原因，目前有很多檔案館仍存在“束之高閣”無人問津的現(xiàn)象檔案信息的開發(fā)與利用還存在很多問題，給檔案查閱利用帶來很大難度，使檔案資源的利用價值沒有很好地得到發(fā)揮，不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求。特別是社會進入信息時代以后，科技的進步和社會的繁榮已經(jīng)與信息豐富程度密不可分，成為一個有機整體，檔案信息資源能否得到最大化的利用，與政治和經(jīng)濟在社會中的發(fā)展有著密切的關(guān)系，因此，加強館藏檔案信息資源的開發(fā)利用工作具有重要的現(xiàn)實意義，檔案的開發(fā)與利用已經(jīng)成為檔案工作的重要任務(wù)。

2 存在的主要問題

1）認(rèn)識不夠，大局意識不強。由于受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，目前大多檔案工作者仍然存在“重管輕用”的思想，認(rèn)為只要是做到檔案整理規(guī)范，安保措施得當(dāng)就萬事大吉了，忽視了檔案利用這一至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。由于對檔案的開發(fā)利用這一中心工作卻沒有應(yīng)有的重視，致使檔案資源開發(fā)利用程度不高檔案利用率極低。

2）檔案信息資源開發(fā)不足，社會效益不好。由于館藏檔案受到開放年限的限制，鑒定工作較為繁雜，再加上多一事不如少一事的思想作祟，致使各級檔案管理部門主動公開的政府信息的意識不強。由于對信息公開工作認(rèn)識上的偏差使一些本應(yīng)該公開的檔案信息而未及時公開，導(dǎo)致當(dāng)前大部分檔案館開放檔案的比例普遍較小，給檔案查閱利用帶來一定難度。

3）檔案信息化建設(shè)有待進一步加強。近年來，信息化建設(shè)發(fā)展雖然很快，但在實際工作中我們就會發(fā)現(xiàn)，目前，檔案館在進行信息化建設(shè)的過程中，無法做到與社會信息的同步，檔案館所能提供的檔案信息資源與利用方式跟不上社會對檔案利用的需求，大多數(shù)基層檔案館還處于手工檢索的查閱利用階段。檔案館信息化程度普遍較低，軟硬件匱乏，數(shù)據(jù)庫數(shù)量少，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)程度仍處于起步階段。

3 加強檔案信息資源開發(fā)與利用的方法途徑

針對當(dāng)前檔案管理方式陳舊、館藏檔案缺乏多樣化的種類，并且檔案無法得到最大化的利用，我們不能任其發(fā)展，需要正視此類問題，敢于面對現(xiàn)實，通過對有效措施的積極采取，實現(xiàn)對此類問題的徹底解決。

1）更新思想觀念，增強服務(wù)理念。檔案工作最終是為了發(fā)揮檔案的利用價值，因此，在進行檔案管理的過程中，需要對檔案進行良好的“收”“管”，以此為基礎(chǔ)能夠改變以往“重管輕用”的做法，在“用”上下功夫，把服務(wù)作為檔案工作的重點工作，大力開發(fā)利用館藏檔案信息資源，盡可能的使檔案服務(wù)能夠做到與經(jīng)濟社會發(fā)展的適應(yīng)，使檔案事業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。

2）對檔案開放范圍的不斷擴大。近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案的利用有著多樣化的種類、并且出現(xiàn)了越來越多的檔案利用者。因此，在工作中我們必須靈活運用《中華人民共和國檔案法》，采取權(quán)衡利弊原則②，在做好對館藏檔案做好統(tǒng)計、歸類、匯總的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案內(nèi)容確定哪些檔案可以開放，哪些檔案不能開放，在做好對館藏檔案進行科學(xué)定密、解密工作，以此為基礎(chǔ)，能夠根據(jù)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對低齡化的檔案進行有序的開放。針對有著30年歷史的館藏檔案，大多需要對社會進行開放，針對歷史年限少于30年的，需要按照規(guī)定對其進行真正的落實，以穩(wěn)定發(fā)展為目標(biāo)對其進行切實的改變。能不公開就不公開，多一事不如少一事的求穩(wěn)做法。

4 加快館藏檔案信息資源數(shù)字化，提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化水平

目前，已經(jīng)迎來了互聯(lián)網(wǎng)的時代，檔案館工作需要通過與社會發(fā)展相結(jié)合，做好對數(shù)字化平臺的構(gòu)建，以此來滿足時代發(fā)展的要求。隨著科學(xué)技術(shù)推廣運用，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機制已不能滿足工作需求，因此我們在加快館藏信息數(shù)字化的同時，也必須加強信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，逐 步實現(xiàn)網(wǎng)上查閱。要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線查閱必須在做好保密工作的基礎(chǔ)上，在選擇所需上傳的內(nèi)容時，需要對其進行精心的挑選，不僅需要做到對本地檔案特色的凸顯，并且還需要從知識性以及實用性方面，對所上傳的內(nèi)容引起關(guān)注，以此來使廣大人民群眾通過互聯(lián)網(wǎng)就能夠?qū)崿F(xiàn)對所需檔案信息的查詢，通過服務(wù)平臺能夠使廣大人民群眾獲得便捷。由于，檔案館目前存在大量的紙質(zhì)檔案資料，很難在短時間內(nèi)對其進行全部的數(shù)字化處理，以及對主次的劃分，因此，針對有著較大社會查閱需求或是易受損紙張的檔案資料，需要對其進行優(yōu)先的數(shù)字化處理，以此來時檔案館能夠逐步實現(xiàn)對全部資料的數(shù)字化。

1）加強檔案館“五位一體”建設(shè)。需要在相關(guān)基地以及相關(guān)中心，進行良好的愛國主義教育，以及對現(xiàn)行文件的提供，以此來為社會各領(lǐng)域，各層次的人士提供多樣化的檔案信息。首先，發(fā)揮好愛國主義教育基地的作用。檔案作為各項歷史活動的記錄，其所涉及的大部分內(nèi)容能夠為廣大青少年提供生動的愛國主義教育素材，其作為最好的教科書能夠使青少年通過對昨天的認(rèn)識，實現(xiàn)對未來的良好展望。所以，在工作中各級綜合檔案館要充分利用豐富的館藏檔案資源優(yōu)勢，從館藏檔案資料中挖掘出具有宣傳教育價值的歷史資料，讓廣大青少年從一幅幅精美展板或一段段生動視頻去認(rèn)識昨天，能夠了解中華民族有著多么悠久的歷史，以及多么豐富的文化，在當(dāng)?shù)赝ㄟ^對優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的大力弘揚，能夠使資政，存史以及育人這三種檔案館的獨特功能得到充分的發(fā)揮，進而以革命傳統(tǒng)以及愛國主義為基礎(chǔ)，為廣大青少年提供教育服務(wù)。

2）對現(xiàn)行文件利用的加強?，F(xiàn)行文件指的就是各級機關(guān)部門對相關(guān)政策，法規(guī)，服務(wù)以及公益活動的制發(fā)進行，其沒有涉及到秘密文件。主要涉及到了房改，醫(yī)療衛(wèi)生以及城市建設(shè)等方面。涉及面比較廣，利用率較高。但這些文件各形成機關(guān)一般是不對外開放的。即便是有的單位提前將這些文件移交到檔案館形成檔案資料，《中華人民共和國檔案法》提到“檔案自中華人民共和國成立初期就得到了新城，直到30年后才向社會進行開放”此時已經(jīng)錯過了公眾的最大利用需求，導(dǎo)致政府信息資源受到了極大的浪費。所以，想要使現(xiàn)行文件在檔案館中能夠得到中心功能的充分發(fā)揮，各級檔案館應(yīng)加大信息資源收集、整合力度，與職能部門進行積極的溝通和交流，以人民群眾為基礎(chǔ)，全面的收集與其生產(chǎn)和生活有關(guān)的各方面信息，科學(xué)整合進館，現(xiàn)行文件利用中心通過對利用服務(wù)的提供，能夠使相關(guān)信息盡可能的滿足人民群眾的需求。

5 結(jié)束語

綜上所述。檔案工作的最終目的就是提供檔案利用服務(wù)。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的檔案意識逐漸增強，檔案查閱利用人次比以前也明顯增多，但目前的檔案管理現(xiàn)狀大都不能滿足廣大人民群眾日益增長的檔案信息需求。為促檔案管理工作健康發(fā)展，加大館藏檔案的開發(fā)與利用力度，本文通過對目前檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析，明確提出了增強服務(wù)意識、擴大開放范圍以及加快信息化建設(shè)步伐等加強檔案資源開發(fā)利用的方法和途徑。

參考文獻

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