淺談檔案信息化建設(shè)工作

摘 要：中國(guó)恩菲工程技術(shù)有限公司（原中國(guó)有色工程設(shè)計(jì)研究總院，簡(jiǎn)稱“中國(guó)恩菲”）成立于1953年，是中華人民共和國(guó)成立后，為恢復(fù)和發(fā)展我國(guó)有色金屬工業(yè)而設(shè)立的第一家專業(yè)設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，現(xiàn)為世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)中國(guó)五礦、中冶集團(tuán)子企業(yè)，擁有有色行業(yè)唯一的全行業(yè)工程設(shè)計(jì)綜合甲級(jí)資質(zhì)。建院60余年，擁有百萬(wàn)余卷/件存量檔案，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而龐大的工程，中國(guó)恩菲檔案室采用存量的數(shù)字化，增量的電子化的模式，逐步推進(jìn)公司的檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：中國(guó)恩菲;中國(guó)五礦;檔案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.125

中國(guó)恩菲的檔案室，隸屬于科技管理部。檔案室分設(shè)涉密檔案管理崗、文書實(shí)物聲像管理崗、科技檔案管理崗、財(cái)務(wù)檔案管理崗、檔案數(shù)字化加工崗、圖書館崗及5類庫(kù)房。中國(guó)恩菲檔案信息化建設(shè)起步較早，20世紀(jì)90年代，甩掉圖板采用CAD設(shè)計(jì)制圖，并跟斯貝達(dá)軟件公司定制了一款專門提取和拆分CAD的軟件，以便檔案元數(shù)據(jù)的管理和利用。2008年開始對(duì)存量進(jìn)行數(shù)字化掃描工作，2019年委托某公司對(duì)科技檔案存量數(shù)字化外包服務(wù)工作。

1 現(xiàn)階段檔案工作

中國(guó)恩菲檔案室致力于發(fā)展成為智慧化綜合檔案室，主要負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行新《檔案法》，公司的管理制度和上級(jí)主管部門對(duì)檔案工作的相關(guān)規(guī)定，制定和修訂檔案管理制度、規(guī)范、細(xì)則等，對(duì)檔案工作實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理、保管、借閱等;負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的原始記錄，主要包括：文書、實(shí)物、照片聲像、財(cái)務(wù)、合同、科技等檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定，確保公司各類檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和高效利用[1]。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

一是檔案工作走向依法管理、走向開發(fā)、走向現(xiàn)代化的必要途徑。新《檔案法》明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代檔案工作重要組成部分，并提出了檔案信息化建設(shè)的要求，即采用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

二是時(shí)代發(fā)展的迫切需要。檔案載體多變，從紙質(zhì)到數(shù)字，變的不僅是載體，還有記錄方式和使用檔案的方式。例如，健康碼，生活軌跡，這些電子檔案根據(jù)個(gè)人行為實(shí)時(shí)變化，利用“大數(shù)據(jù)+互聯(lián)網(wǎng)”后臺(tái)數(shù)據(jù)分析，時(shí)時(shí)與各個(gè)行業(yè)的數(shù)據(jù)集成，關(guān)聯(lián)。

三是提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率的一種方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)臺(tái)賬，檔案的檢索與利用都非常不便。通過(guò)檔案信息化，形成可結(jié)構(gòu)化表單，減少了檔案部門人工錄入，實(shí)現(xiàn)了資源內(nèi)部共享，提高工作效率。

3 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

3.1 數(shù)字化設(shè)備

檔案信息化建設(shè)，要采用新進(jìn)技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，截止到2020年檔案室擁有加工計(jì)算機(jī)，工程掃描儀，平面掃描儀，藍(lán)圖打印機(jī)等硬件設(shè)施。

3.2 數(shù)字化外包服務(wù)

公司配備了相應(yīng)的設(shè)備，可以進(jìn)行存量的數(shù)字化工作，但是存量檔案庫(kù)存龐大，單靠檔案管理人員去掃描是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，所以委托某公司對(duì)部分科技檔案存量進(jìn)行數(shù)字化外包服務(wù)。

檔案數(shù)字化外包服務(wù)，可加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，但成本較高且存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 文檔一體化管理

隨著電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案廣泛應(yīng)用，電子化單軌制成為大趨勢(shì)，公司在2016年開發(fā)企業(yè)文檔一體管理系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)成為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)獨(dú)立的模塊，實(shí)現(xiàn)了智能化整編、入庫(kù)、利用、作廢等功能，通過(guò)系統(tǒng)接口與OA、辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)相連通，以達(dá)到數(shù)據(jù)遷移歸檔的目的。

公司研發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)，將檔案室驗(yàn)收放置在相應(yīng)審批流程的末端，使協(xié)同辦公系統(tǒng)各類文件實(shí)現(xiàn)在線催繳、歸檔、利用、催還等功能，并借助大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)、優(yōu)化完善數(shù)字檔案系統(tǒng)功能，提升電子檔案利用的便捷性、準(zhǔn)確性[2]。

3.4 檔案信息化人員配置

公司檔案專業(yè)管理人員只有3人，占公司檔案管理人員比例的27%，本科以上學(xué)歷的占檔案管理人員比例的60%。檔案管理人員整體專業(yè)水平不高，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)展、檔案資源共享有一定的影響。

公司系統(tǒng)研發(fā)人員，事務(wù)性工作較多，檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)工作較滯后;研發(fā)能力有限，流程繁瑣客戶體驗(yàn)率不高，使檔案歸檔工作開展不暢。

3.5 分公司和項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理

分公司、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)與公司管理體系脫離，兼職檔案管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)技能不高，大量紙質(zhì)資料收集、整理、數(shù)字化加工、歸檔，檔案數(shù)字化工作較繁重。

4 檔案信息化建設(shè)的具體規(guī)劃

一是要深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外檔案信息化發(fā)展形勢(shì)，研判發(fā)展局勢(shì)，以科技促發(fā)展。要緊抓常態(tài)化時(shí)期的檔案信息化、智能化工作[3]。

二是要以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，不斷提升科技創(chuàng)新能力，向管理要效益。要檔案存量數(shù)字化的基礎(chǔ)上，繼續(xù)完善檔案增量的電子化工作，完善管理體系制度工作，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

三是要以戰(zhàn)略為引領(lǐng)，扎實(shí)做好“十四五”科技規(guī)劃編制工作中檔案方面的內(nèi)容，要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，按時(shí)保質(zhì)完成規(guī)劃編制任務(wù)，成為推進(jìn)公司檔案信息化的重要抓手。

四是要引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案從業(yè)人員接受檔案專業(yè)知識(shí)和技能的繼續(xù)再教育，各部門的兼職檔案員作為部門與歸檔部門之間溝通的橋梁，也需要加大對(duì)他們進(jìn)行檔案事務(wù)工作、信息化和數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)

[1]新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》解讀[J].國(guó)家檔案局政策法規(guī)研究司.中國(guó)檔案.2020（07）：24-25.

[2]佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實(shí)踐[J].中國(guó)檔案.2020（03）：70-71.

[3]康燕.淺談檔案信息化建設(shè)工作-以哈爾濱第一機(jī)械集團(tuán)有限公司檔案工作為例[J].機(jī)電兵船檔案，2020（04）：13-14.

作者簡(jiǎn)介

閆麗麗（1987-），女，漢族，北京人，助理館員，學(xué)位學(xué)士，所學(xué)專業(yè)檔案管理（信息開發(fā)、秘書）。