論數(shù)字化時代檔案的安全管理

熊飛

摘 要：伴隨數(shù)字化時代的高速發(fā)展，數(shù)字化檔案也獲得了巨大發(fā)展，而數(shù)字化時代給電子檔案的安全性提出了更高的要求，如何有效保證電子檔案安全性，成為當(dāng)前亟待解決的重要問題。下文當(dāng)中結(jié)合實(shí)踐，就電子檔案管理工作實(shí)際存在的安全隱患予以分析探討，同時在此基礎(chǔ)上提出有效的改進(jìn)措施，希望能為相關(guān)工作人員提供一些借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案;安全;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.086

現(xiàn)如今，在普通紙質(zhì)檔案管理方面，不僅管理體制非常完善，而且管理技術(shù)也在日漸成熟，在調(diào)閱保密文件過程當(dāng)中，審批制度非常的嚴(yán)格，而且在選址、防火以及防盜方面也有著非常完善的措施，這些對檔案文件安全性起到了很好的保障作用。但是在數(shù)字檔案方面，卻缺乏具有較強(qiáng)操作性的安全管理制度，很多工作人員在不經(jīng)意間便會造成數(shù)字檔案管理漏洞情況發(fā)生，引發(fā)安全隱患。同時，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，還出現(xiàn)很多攻擊行為與破壞行為，而存在于數(shù)字檔案管理各環(huán)節(jié)當(dāng)中的隱患問題，導(dǎo)致數(shù)字檔案安全管理方面還存在很大不足。數(shù)字檔案涉及網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息、物理等很多方面。所以在數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，必須要采取有效的措施，加強(qiáng)素質(zhì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理，主機(jī)服務(wù)器管理以及儲存設(shè)備管理，硬件管理以及系統(tǒng)軟件管理等，有效保證數(shù)字時代檔案安全管理水平。

1 物理安全

主要包括儲存檔案系統(tǒng)安全問題，如操作系統(tǒng)，儲存數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換系統(tǒng)備份系統(tǒng)，還涉及保管的各種電子文件和異地存貯策略等，來避免更新數(shù)據(jù)版本以及轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，意外的損壞硬件設(shè)備，出現(xiàn)存儲介質(zhì)發(fā)生失效、老化或者由于自然災(zāi)害等各種因素引發(fā)數(shù)據(jù)發(fā)生損壞或者丟失，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)破壞或者癱瘓。軟件供應(yīng)商雖然開發(fā)的軟件，具有的安全性和穩(wěn)定性，對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與操作系統(tǒng)安全問題有著至關(guān)重要的影響，然而針對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)而言，最重要的是何種操作系統(tǒng)進(jìn)行考慮，并科學(xué)的進(jìn)行安裝，確保其正常運(yùn)行，現(xiàn)如今Windows、MAC OS X以及Linix等系統(tǒng)應(yīng)用非常的普遍，同時各自有著相應(yīng)的優(yōu)越性，在安全問題上也存在很大不同。怎樣優(yōu)選和用戶具體需求相一致的操作系統(tǒng)于管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)當(dāng)對檔案元數(shù)據(jù)存放以及保管的規(guī)則和策略充分的進(jìn)行考慮，這是當(dāng)前亟待解決的重要問題。如通過集中式或者分布式數(shù)據(jù)庫存放模式，異地備份數(shù)據(jù)，定期升級電子數(shù)據(jù)格式或者更換保存介質(zhì)，應(yīng)當(dāng)利用相應(yīng)的約束制度進(jìn)行保管，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)以及實(shí)現(xiàn)過程當(dāng)中，必須要綜合性的考慮這些關(guān)鍵因素，這樣才能更好的確保檔案應(yīng)用系統(tǒng)可以持續(xù)穩(wěn)定安全運(yùn)行。同時應(yīng)當(dāng)備份系統(tǒng)的設(shè)備以及電源，數(shù)據(jù)和軟件等，同時應(yīng)當(dāng)具有合理的組織措施與技術(shù)措施，系統(tǒng)運(yùn)行能夠在較短時間中恢復(fù)，停電之后十小時內(nèi)服務(wù)器的UPS電源依然可以正常的進(jìn)行工作，特別是停電之后一小時必須要確保工作的正常性。雖然這些問題，在日常電腦用戶身上都可能出現(xiàn)，倘若突然斷電會導(dǎo)致資料沒有得到有效保存而發(fā)生丟失，損壞存儲介質(zhì)會遺失掉很多資料，這在管理檔案過程當(dāng)中相關(guān)的問題非常的突出，遺失的資料會導(dǎo)致后果變得越來越嚴(yán)重，所以不可對安全問題進(jìn)行忽視。

2 網(wǎng)絡(luò)安全

為了確保網(wǎng)絡(luò)功能更加的安全，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中，必須要具備防治計(jì)算機(jī)病毒的功能，病毒的危害性非常大，當(dāng)有病毒侵入時，輕的導(dǎo)致系統(tǒng)逐漸變慢，嚴(yán)重的會引發(fā)系統(tǒng)變得癱瘓，檔案管理系統(tǒng)于個人電腦系統(tǒng)有著很大不同，檔案具有保密性的特點(diǎn)，不可以有外人隨意的對相關(guān)信息資料進(jìn)行查閱與修改。如果病毒感染到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之后，造成的損失是非常巨大的，所以在系統(tǒng)當(dāng)中必須要有合理應(yīng)用高質(zhì)量的殺毒軟件，實(shí)時的查殺服務(wù)器以及客戶端等病毒，還必須要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建完善的防毒制度，沒有正式安全的軟件系統(tǒng)不可以隨意應(yīng)用。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問安全權(quán)限，對權(quán)限進(jìn)行修改。權(quán)限的修改只可以對檔案工作擁有，指定用戶具有訪問權(quán)。

3 保持較高的安全意識

在開展數(shù)字化檔案安全管理工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)硬件方面出現(xiàn)的不足不是最大的威脅，而很多時候是和計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理人員安全意識有著非常緊密的聯(lián)系，特別是人為因素是導(dǎo)致安全問題發(fā)生的主要原因，所以進(jìn)一步提高安全教育水平，增強(qiáng)培訓(xùn)力度，使其安全意識不斷提升非常重要。首先，避免在專用數(shù)字檔案管理電腦上對相關(guān)軟件進(jìn)行安裝，由于工作需要對相關(guān)軟件進(jìn)行安裝的，必須要選擇正版軟件，或者經(jīng)由技術(shù)人員進(jìn)行檢測確保安全的軟件在進(jìn)行安裝。同時電腦當(dāng)中不可以安裝和檔案無關(guān)的軟件，以免引發(fā)系統(tǒng)運(yùn)行緩慢或者不兼容情況出現(xiàn)。二是控制和減少優(yōu)盤移交電子檔案，由于優(yōu)盤能夠被隨機(jī)的進(jìn)行讀寫，所以也極易造成病毒侵入，在各個電腦當(dāng)中數(shù)據(jù)傳輸利用U盤增加了病毒傳播概率，所以移交數(shù)字檔案時，應(yīng)當(dāng)控制和減少U盤應(yīng)用。三是不了解的文件不要隨意的打開，由于病毒時常進(jìn)行普通文件偽裝，也有的偽裝成欺騙性，誘惑性的文件，此時必須要引起足夠的注意，不明文件絕不能點(diǎn)開。

4 提高檔案管理工作人員基本素養(yǎng)與整體素質(zhì)

近處，21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，在檔案管理方面的要求也在日漸提升，對檔案管理工作加強(qiáng)管理，需要高素質(zhì)的工作人員作為支撐，而這些都給工作人員提出了更高的要求。

首先，在工作實(shí)際必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升工作水平，及時準(zhǔn)確的保存檔案，并進(jìn)行查找和利用，有效的保證檔案安全性。特別是檔案管理工作人員，在新的發(fā)展時期，要對自己的工作性質(zhì)重新定位，保持較高的思想認(rèn)識，積極主動的投入到工作實(shí)際，將檔案法和檔案保密法認(rèn)真落到實(shí)處，將本職工作充分做好，處處保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照有關(guān)法律法規(guī)科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理安全性。

第二，在平常工作當(dāng)中要重視學(xué)習(xí)工作，提高自身專業(yè)素養(yǎng)于整體能力，采用走出去，請進(jìn)來等方式，對一些先進(jìn)的當(dāng)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)積極的借鑒并應(yīng)用于實(shí)際，還有對國家的有關(guān)法律法規(guī)給予充分重視，對國外檔案管理工作以及發(fā)展動態(tài)，認(rèn)真了解與掌握，創(chuàng)新檔案管理工作方式，好更加高效安全的管理檔案。

第三，檔案安全管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性與復(fù)雜性，同時此項(xiàng)工作又非常的細(xì)致，而這些都要求工作人員在日常工作當(dāng)中必須要具備很高的人文素養(yǎng)，同時，還應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的文字組織能力，寫作能力和語言表達(dá)能力，并保持較高的英語知識水平，更加科學(xué)合理的進(jìn)行數(shù)字檔案管理工作，及整理檔案數(shù)據(jù)，提高其查閱和應(yīng)用水平，確保檔案管理工作更加的科學(xué)化與制度化。

5 結(jié)語

檔案安全管理工作在檔案管理工作當(dāng)中占據(jù)十分重要的地位，特別是隨著數(shù)字化時代高速發(fā)展，對檔案管理工作提出了越來越高的要求，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)有效協(xié)調(diào)人力物力以及財力等各方面的工作，采用制度化，科學(xué)化的方式進(jìn)行檔案管理，并構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提升檔案安全管理工作整體水平。

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